Kontoauszüge: einlesen, zuordnen und Ihre Bücher prüfen

Lesen Sie den Kontoauszug Ihrer Bank in Kaam360 ein und ordnen Sie jede Zeile dem Geld zu, das Sie schon erfasst haben: Zahlungen auf Rechnungen, Projektzahlungen, Jetzt bezahlen, Schecks, Lieferantenzahlungen, erstattete Ausgaben, Vorauszahlungen und Erstattungen. Was noch nicht erfasst ist, können Sie direkt aus der Zeile erfassen. Dann haken Sie die zugeordneten Zeilen auf einmal in den Büchern ab.

Sie brauchen das Recht Hauptbuch ansehen, um Kontoauszüge zu öffnen, und Buchhaltung führen, um Auszüge einzulesen und zuzuordnen.

Bevor Sie beginnen

Ihre Bankkonten kommen aus der Cashflow-Prognose: öffnen Sie sie, wählen Sie Bank- und Kassenkonten und legen Sie jedes Bankkonto jeder Firma mit seiner Währung an. Jedes erscheint von selbst unter Kontoauszüge.

Einen Auszug einlesen

1. Laden Sie im Online-Banking den Auszug als CSV, OFX, QFX oder QIF herunter (OFX heißt oft „Quicken“ oder „Money“).
2. Öffnen Sie Kontoauszüge im Menü Finanzen (unter Kasse und Bank) und wählen Sie das Bankkonto.
3. Drücken Sie Auszug importieren und wählen Sie die Datei.
4. Prüfen Sie bei einer CSV-Datei Welche Spalte enthält was: das Datum, die Beschreibung, die Referenz und entweder einen Betrag (Ein- und Ausgänge in einer Spalte) oder Geldausgang und Einnahme. Kaam360 errät sie aus den Spaltennamen; ändern Sie falsche, ebenso das Datumsformat und das Dezimaltrennzeichen. Drücken Sie Erneut einlesen, um das Ergebnis zu sehen.
5. Zeigt Ihre Bank ausgehendes Geld als positive Zahl, haken Sie Meine Bank zeigt Ausgänge als positiv (Vorzeichen umkehren) an.
6. Drücken Sie die Import-Schaltfläche: sie zeigt, wie viele Zeilen neu sind.

Kaam360 merkt sich die Spalten für dieses Bankkonto, der nächste Auszug wird also genauso gelesen. Bereits eingelesene Zeilen werden ausgelassen, Sie können also überlappende Zeiträume herunterladen, ohne etwas doppelt zu bekommen. Einen versehentlich eingelesenen Auszug können Sie unter Eingelesene Auszüge mit Herausnehmen entfernen, solange noch keine seiner Zeilen zugeordnet ist.

Die Zeilen zuordnen

Jede Zeile, die Noch nicht zugeordnet ist, zeigt die wahrscheinlichste in Kaam360 erfasste Zahlung: derselbe Betrag, wenige Tage Abstand, und besser noch, wenn die Zeile die Rechnung, die Referenz oder den Kunden nennt.

• Drücken Sie Bestätigen, um sie zuzuordnen.
• Drücken Sie Wahrscheinliche zuordnen, um auf einmal jede Zeile zuzuordnen, für die es nur eine mögliche Zahlung gibt.
• Drücken Sie Suchen oder erfassen, um jede bis zu 60 Tage um diesen Tag erfasste Zahlung zu sehen, und wählen Sie eine mit Zuordnen.
• Drücken Sie Beiseitegelegt für eine Zeile, die in Kaam360 nichts braucht (zum Beispiel eine Umbuchung zwischen Ihren eigenen Konten, die Sie selbst buchen).

Nur derselbe Betrag kann zugeordnet werden. Drücken Sie Rückgängig, um eine Zuordnung aufzuheben.

Wenn Sie eine Zeile zuordnen, vermerkt Kaam360 auch das Bankkonto an der Zahlung, sodass ihre automatische Buchung im Hauptbuch auf dieses Bankkonto geht.

Eine Stripe-Auszahlung ist eine Zeile auf Ihrem Kontoauszug für viele Pay-now-Zahlungen, abzüglich der Stripe-Gebühren. Ordnen Sie diese Zeile der Auszahlung zu (sie erscheint als Stripe payout mit ihrer Nummer), nicht den Zahlungen einzeln.

Fehlendes erfassen

Unter Suchen oder erfassen, bei Noch nicht erfasst? Aus dieser Zeile erfassen:

• Geldeingang: wählen Sie die Rechnung und drücken Sie Als Zahlung auf diese Rechnung erfassen. Das ist dasselbe wie Zahlung erfassen auf der Rechnung;
• Geldausgang: wählen Sie die Lieferantenrechnung und drücken Sie Als Zahlung dieser Lieferantenrechnung erfassen;
• alles andere (Bankgebühren, Zinsen, ein Darlehen): wählen Sie das Konto und drücken Sie Buchung buchen. Sie wird zwischen dem Bankkonto und diesem Konto gebucht.

Der neue Eintrag wird der Zeile sofort zugeordnet.

In den Büchern abhaken

Wählen Sie unter In den Büchern abhaken einen Tag und drücken Sie Bis zu diesem Tag abhaken. Jede Zeile bis zu diesem Tag muss zugeordnet oder beiseitegelegt sein. Die zugeordneten Zahlungen werden in der Bankabstimmung im Hauptbuch abgehakt, und die Zeilen zeigen Abgehakt. Um danach eine zu ändern, heben Sie zuerst diese Abstimmung in der Bankabstimmung auf.

Dafür müssen die automatischen Buchungen für die Firma eingeschaltet sein und die Zahlungen am oder nach ihrem Starttag liegen.

Welches Bankkonto

Zahlungen können angeben, über welches Bankkonto das Geld lief, damit jedes Bankkonto für sich abgestimmt wird:

• Zahlung erfassen auf einer Rechnung hat Eingegangen auf Bankkonto;
• das Erfassen einer Zahlung auf einer Lieferantenrechnung hat Bezahlt vom Bankkonto;
• Gemeinsam erstatten unter Ausgaben hat Bezahlt vom Bankkonto.

Jedes beginnt mit dem üblichen Bankkonto der Firma: dem unter Eingehendes und ausgehendes Geld geht auf in den Automatische Buchungen des Hauptbuch gewählten, sonst dem ersten Bankkonto der Firma. Wählen Sie Das übliche Bankkonto, um es Kaam360 zu überlassen.

Gesundheitscheck der Buchhaltung

Öffnen Sie Gesundheitscheck der Buchhaltung im Menü Finanzen (unter Buchhaltung und Steuern) und wählen Sie die Firma. Er prüft, ohne etwas zu ändern:

• Buchungen, die nicht aufgehen: gebuchte Buchungen, bei denen Soll und Haben abweichen;
• Geänderte abgeschlossene Zeiträume: Buchungen mit Datum in einem abgeschlossenen Zeitraum, die nach dem Abschluss gebucht oder geändert wurden;
• Forderungen an Kunden und Schulden bei Lieferanten: was die Bücher zeigen, verglichen mit den offenen Rechnungen und den noch zu zahlenden Lieferantenrechnungen. Rechnungen von vor dem Start der automatischen Buchungen gehören zu Ihren Eröffnungssalden, prüfen Sie diese also zuerst, wenn es abweicht;
• Geld nicht in den Büchern: seit dem Start der automatischen Buchungen erfasste Zahlungen ohne Buchung;
• Zwischenkonten: Konten mit „Suspense“ oder „Clearing“ im Namen, die noch einen Saldo haben;
• Nicht zugeordnete Bankzeilen: Auszugszeilen, die länger als die gewählte Anzahl Tage (zuerst 30) ohne Zuordnung sind.

Jede Prüfung, die Sie sich ansehen sollten, listet auf, was sie gefunden hat, mit einem Link zu jedem Eintrag und einer Schaltfläche zur Seite, auf der Sie es beheben.