Vorauszahlungen und Anzahlungen: Geld vor der Rechnung

Manchmal zahlt ein Kunde, bevor es eine Rechnung gibt: eine Vorauszahlung, eine Anzahlung auf ein Angebot oder einen Auftrag, oder einen Vorschuss. Manchmal bezahlen Sie einen Lieferanten vor seiner Rechnung. Kaam360 führt dieses Geld als Guthaben des Kunden (oder Lieferanten), bis Sie es mit Rechnungen verrechnen oder zurückzahlen.

Vorauszahlung eines Kunden erfassen

1. Öffnen Sie Vorauszahlungen und Anzahlungen im Menü Finanzen.
2. Bleiben Sie bei Von Kunden und klicken Sie auf Vorauszahlung erfassen.
3. Wählen Sie im Feld Kunde den Kunden, die Art (Vorauszahlung, Anzahlung oder Retainer), den Tag unter Eingegangen am, den Betrag und die Währung.
4. Wählen Sie die Zahlungsart und tragen Sie eine Referenz ein, falls vorhanden (Überweisungs- oder Schecknummer).
5. Optional: Wählen Sie unter Für (optional) das Angebot oder den Auftrag, für den die Anzahlung ist.
6. Klicken Sie auf Speichern. Sie erhält eine Nummer wie ADV-0001.

Der Kontoauszug des Kunden zeigt die Vorauszahlung am Tag ihres Eingangs, und sein Saldo sinkt sofort um diesen Betrag.

Mit einer Rechnung verrechnen

Wenn Sie dem Kunden seine Rechnung schicken:

1. Öffnen Sie die Vorauszahlung (klicken Sie auf ihre Nummer), wählen Sie unter Mit einer Rechnung verrechnen die Rechnung und den Betrag und klicken Sie auf Verwenden.
2. Oder öffnen Sie die Rechnung: Die Karte Schecks und Vorauszahlungen zeigt die Vorauszahlungen des Kunden mit Restbetrag. Geben Sie den Betrag ein und klicken Sie auf Hier verrechnen.

Der Betrag gilt auf der Rechnung als bezahlt. Ist nichts mehr offen, wird die Rechnung von selbst als bezahlt markiert. Eine Vorauszahlung lässt sich nur mit versendeten Rechnungen desselben Kunden in derselben Währung verrechnen.

Restbetrag erstatten

Öffnen Sie die Vorauszahlung und füllen Sie Restbetrag erstatten aus: Betrag, Tag, Zahlungsart und Referenz, dann Erstatten. Ein Fehler? Klicken Sie unter Wofür es verwendet wurde auf den Rückgängig-Pfeil neben einer Zeile: Die Rechnung ist dann wieder offen. Eine versehentlich erfasste Vorauszahlung (noch nichts verrechnet) lässt sich mit Begründung stornieren.

Vorauszahlungen an Lieferanten

Wählen Sie An Lieferanten (dazu brauchen Sie das Recht, Einkäufe zu sehen), klicken Sie auf Vorauszahlung an Lieferanten erfassen und füllen Sie dieselben Angaben aus. Verrechnen Sie sie genauso mit den Rechnungen des Lieferanten: Sie wird als Zahlung auf der Rechnung erfasst.

Steuer auf Vorauszahlungen

In manchen Ländern wird Steuer fällig, sobald eine Vorauszahlung oder Anzahlung eingeht (zum Beispiel die Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich und am Golf, die GST in Indien). Kaam360 berechnet diese Steuer nicht und stellt dafür keine Steuerrechnung aus: Fragen Sie Ihre Steuerberatung, wie sie anzumelden ist.