اعمل مع المهام واللوحة والمخطط الزمني للخطة

المهام هي قطع العمل الصغيرة التي تتجمع لتكوّن مشروعًا. لكل مشروع تبويب المهام تستطيع فيه إنشاءها وإدارتها. يتعمق هذا الدليل قليلًا أكثر من المهام واللوحات والمخطط الزمني للخطة.

أضف مهمة

1. افتح المشاريع في القائمة واضغط المشروع الذي تريده.
2. افتح تبويب المهام واضغط إضافة مهمة.
3. املأ اسم المهمة، واختر قائمة المهام والمسؤولين والتواريخ والأولوية والساعات المقدّرة.
4. احفظ. تبدأ المهام الجديدة بحالة مفتوحة (Open).

أربع طرق للعرض

فوق المهام، اضغط القائمة أو كانبان أو مخطط جانت أو جدول أو خريطة ذهنية. يعرض الجدول المهام مثل جدول بيانات يمكنك تغييره في مكانه؛ انظر عرض الجدول. وتُشرح الأنواع في أنواع المهام.

ابحث عن مهمة

اكتب في مربع بحث في المهام فوق القائمة. تتحدّث القائمة عندما تتوقف عن الكتابة، وتُخفى قوائم المهام التي لا تحتوي على مهمة مطابقة أثناء البحث أو التصفية. يجب أن تُوجَد كل كلمة تكتبها في مكان ما على المهمة، فالبحث عن invoice ali يجد مهام الفواتير التي يملكها Ali. ويبحث في رقم المهمة (مثل 1020 أو T1020 أو CBS-46-T1020 كاملًا) والاسم والوصف والمسؤولين والوسوم والحالة والأولوية وقائمة المهام والمرحلة والتواريخ.

شارة "الخطة غير مكتملة"

عندما ينقص مشروعًا أشياء (مثل تاريخ انتهاء، أو مهام بلا مسؤول أو تاريخ استحقاق)، تظهر شارة صفراء صغيرة برقم في أعلى يمين المشروع، بجانب حالته. اضغط عليها لترى قائمة ما ما زال ناقصًا. ولا تشغل أي مساحة عندما لا تحتاج إليها.

انظر إلى المهمة بتفصيل أكثر

اضغط مهمة لفتح لوحتها الجانبية. وهناك تستطيع:

• كتابة تعليقات، وذكر زميل ليصله إشعار
• إضافة مسؤولين ومتابعين (يصل المتابعين رسالة عندما تتغير المهمة)
• إرفاق ملف
• إضافة مهام فرعية (خطوات أصغر داخل المهمة)
• ربط مهمة يجب أن تنتهي أولًا، وتسمى تبعية
• تسجيل الوقت الذي قضيته
• رفع مشكلة مرتبطة بالمهمة
• ضبط تذكير، أو جعل المهمة تتكرر

التعليقات: التنسيق والجداول والإشارات والملفات، وتعديل ما كتبته

• تنسيق التعليق. يحتوي مربع التعليق على شريط أدوات: خط عريض ومائل ومسطّر وألوان وقوائم وروابط وجداول. انسخ خلايا من Excel أو Google Sheets (مثل عمود للنقاط وعمود للحالة) والصقها فتتحول فورًا إلى جدول حقيقي، وكل نقطة بجانب حالتها. اضغط تعليق (أو Ctrl+Enter) للإرسال. المربع نفسه يُستخدم للردود وعند التعديل.
• الإشارة إلى شخص. اضغط إشارة أسفل المربع واختر اسمًا ليصله إشعار بتعليقك. كما يعمل كتابة @ متبوعة بالاسم الكامل للشخص.
• إرفاق ملفات. اضغط إرفاق ملفات أسفل المربع واختر حتى 10 ملفات (حتى 25 ميغابايت لكل ملف). تُرسل مع تعليقك وتظهر تحته كأزرار ملفات صغيرة؛ انقر على أحدها لفتحه. وتظهر الملفات أيضًا في تبويب المستندات للمهمة. إذا حذفت التعليق تبقى ملفاته على المهمة حتى يزيلها أحد من هناك. تحتاج إلى صلاحية رفع الملفات؛ وإن لم تظهر لك إرفاق ملفات فاسأل المسؤول.
• عدّل تعليقك. اضغط تعديل تحت تعليق كتبته، وغيّر النص واضغط حفظ (أو Ctrl+Enter). يُبقيه إلغاء كما كان. ثم يعرض التعليق edited (معدّل) بجانب الوقت. ولا يستطيع أحد غيرك، ولا حتى المسؤول، تعديل تعليقاتك؛ بل يمكن حذفها فقط.
• كل من تضيفه بالرمز @ أثناء التعديل يُبلَّغ، كما في التعليق الجديد.

أضف أعمدتك الخاصة

في اللوحة اضغط إضافة عمود لإضافة مرحلة مثل الاختبار. واستخدم إدارة الحالات لإعادة تسمية المراحل أو إخفائها.

ضع قائمة مهام في مرحلة

يمكن للمرحلة أن تضم أي عدد من قوائم المهام، وكل مهمة في قائمة لها مرحلة تتبع تلك المرحلة.

1. في عرض القائمة، اضغط النقاط الثلاث في عنوان القائمة واختر المرحلة….
2. اختر المرحلة (أو بلا مرحلة) واضغط حفظ. تنتقل كل مهمة في القائمة إلى تلك المرحلة، وكذلك كل مهمة تضيفها إلى القائمة أو تنقلها إليها لاحقًا. يظهر اسم المرحلة بعد ذلك بجانب اسم القائمة.
3. ما دامت للقائمة مرحلة، يبقى مربع المرحلة لأي مهمة جديدة في هذه القائمة مثبتًا على مرحلة القائمة.

يُحسب تقدم المرحلة من المهام في قوائمها: كلما أُغلقت، تقدمت المرحلة. يعرض تبويب المراحل في المشروع قوائم المهام لكل مرحلة بجانب تقدمها. إخراج قائمة من مرحلتها يترك مهامها كما هي، ويمكنك بعدها اختيار مرحلة لكل مهمة جديدة من جديد.

انقل مهمة إلى قائمة أو مشروع آخر

في عرض القائمة، اسحب المهمة من صفّها وأفلتها حيث تريد: بين مهمتين في القائمة نفسها لتغيير الترتيب، أو في قائمة مهام أخرى لنقلها إليها. يُظهر خط مكان نزولها؛ أفلتها على عنوان القائمة لوضعها في الأعلى. تنتقل المهام الفرعية مع مهمتها. لا يعمل السحب أثناء تغيير خلية، ويحتاج النقل إلى صلاحية تعديل تلك المهمة.

يمكن سحب المهام الفرعية أيضًا: اسحب مهمة فرعية لأعلى أو لأسفل بين المهام الفرعية الأخرى لمهمتها لتغيير ترتيبها. تبقى تحت المهمة نفسها؛ ولنقلها إلى مهمة أخرى، افتحها وغيّر مهمتها الرئيسية.

يمكنك أيضًا استخدام النقاط الثلاث في نهاية صف المهمة واختيار نقل إلى مشروع آخر…، ثم اختر المشروع وقائمة المهام. افتح المهمة واضغط نقل… بجانب اسم مشروعها. اختر المشروع وقائمة المهام، ثم اضغط نقل المهمة. تنتقل معها مهامها الفرعية وتعليقاتها وملفاتها ووقتها المسجّل. وعندما تنتقل إلى مشروع آخر، تُمسح مرحلتها، وتُزال الروابط بالمهام التي تُركت، ويُضاف كل من يملك المهمة إلى المشروع الجديد ليظل قادرًا على فتحها. ولا يمكنك نقل المهام إلا إلى مشاريع أنت جزء منها. وتنتقل المهمة الفرعية مع مهمتها الأم.

انقل قائمة مهام كاملة إلى مشروع آخر

في عرض قائمة المهام، اضغط النقاط الثلاث على عنوان القائمة واختر نقل القائمة إلى مشروع آخر…. اختر المشروع واضغط نقل. تنتقل القائمة مع كل مهامها ومهامها الفرعية. وتُمسح مراحلها، وتُزال الروابط بالمهام التي تُركت، وينتقل الوقت المسجّل معها، ويُضاف من يملكون المهام إلى المشروع الجديد. ويحتاج هذا إلى صلاحيات تعديل المشاريع وتعديل كل المهام، ويجب أن تكون جزءًا من المشروعين.

تغيير ترتيب قوائم المهام

في عرض القائمة، اضغط النقاط الثلاث في عنوان القائمة واختر نقل القائمة لأعلى أو نقل القائمة لأسفل. تنتقل القائمة مكانًا واحدًا، ويُستخدم الترتيب الجديد في كل مكان تظهر فيه قوائم المشروع. القائمة المطوية تعرض عنوانها فقط: افتحها لإضافة مهمة أو قائمة تحتها.

حذف قائمة مهام

1. في عرض القائمة، اضغط النقاط الثلاث في عنوان القائمة واختر حذف القائمة….
2. إذا كانت القائمة لا تزال تحتوي على مهام، فاختر في نقل مهامها إلى القائمة التي ستستقبلها. تنتقل المهام مع مهامها الفرعية وتعليقاتها وملفاتها والوقت المسجل، فلا يضيع أي عمل. وتنتقل أيضًا مهام القائمة الموجودة في سلة المحذوفات، فيبقى استرجاعها ممكنًا.
3. اضغط حذف القائمة.

تُحذف القائمة الفارغة مباشرة. لا يمكن حذف القائمة الوحيدة في المشروع إلا إذا لم تكن فيها مهام: أضف قائمة أخرى أولًا إذا أردت الاحتفاظ بها. يتطلب حذف قائمة صلاحية حذف المراحل وقوائم المهام والمجموعات.

التبعيات والمخطط الزمني للخطة

تقول التبعية "لا يمكن أن تبدأ هذه حتى تنتهي تلك". تحتاج المهام إلى تاريخ بدء أو استحقاق لتظهر في المخطط الزمني للخطة. وتظهر المهام المرتبطة متصلة في المخطط، وتدفع المهمة المتأخرة المهام التي تنتظرها.

لإضافة أيام انتظار أو ربط المهام بطرق أخرى أو رؤية المسار الحرج، اقرأ ربط المهام وإضافة التأخير ورؤية المسار الحرج. ويمكن للمهمة أيضاً أن تتكرر وأن تحوي قائمة تحقق؛ انظر المهام المتكررة وقوائم التحقق.

إذا حدث خطأ

• مهمة ليست في المخطط الزمني للخطة: أعطها تاريخ بدء أو استحقاق.
• لا تستطيع إضافة مهام: قد لا يسمح دورك بتعديل هذا المشروع.

اعرض المشروع كخريطة ذهنية

اضغط خريطة ذهنية فوق المهام لترى المشروع كفروع: المشروع في الوسط، وقوائم مهامه، ومهامها ومهامها الفرعية تمتد إلى الجانب. تُظهر كل مهمة لون حالتها؛ المهام المنتهية مشطوبة، والمعاقة لها حافة حمراء.

1. اضغط مهمة لفتحها.
2. اضغط + بجانب المشروع لإضافة قائمة مهام، أو بجانب قائمة لإضافة مهمة، أو بجانب مهمة لإضافة مهمة فرعية. اكتب الاسم واضغط Enter.
3. اضغط السهم الصغير على فرع لطيّه، ومرة أخرى لفتحه.

كل فرع تضيفه هو قائمة مهام أو مهمة أو مهمة فرعية عادية، لذا يظهر أيضاً في القائمة وعلى اللوحة وفي مخطط Gantt.