تسجيل الوقت: من يسجّل ساعاته، والبريد الصباحي

تُظهر تسجيل الوقت لقادة الفرق والمديرين من سجّل ساعاته وأغلق يومه. افتح تسجيل الوقت في وحدة إدارة المشاريع في القائمة. ترى الأشخاص في الفرق التي تقودها والأشخاص التابعين لك؛ ويرى المسؤولون الجميع. الأشخاص الذين يملؤون ورقة جهد بدلًا من تسجيل الساعات لا يظهرون هنا، ولا تشملهم التذكيرات والملخصات.

قراءة الجدول

1. اختر هذا الأسبوع أو الأسبوع الماضي أو شهر.
2. لكل شخص مربع لكل يوم فيه الساعات المسجّلة وكلمة: مغلق، غير مغلق (أو المسجَّل عندما يكون الإغلاق اختياريًا)، أقل (ساعات أقل من المتوقع)، لم يُسجّل شيء، قيد التنفيذ (اليوم)، الإجازات، عطلة أو يوم إجازة. تأتي الألوان دائمًا مع هذه الكلمات.
3. يعرض الإجمالي الساعات المسجّلة مقابل المتوقعة حتى الآن. تُظهر شعلة صغيرة عدد أيام العمل المتتالية التي أغلقها (أو سجّلها بالكامل) الشخص.
4. ضيّق القائمة حسب الفريق أو المشروع أو المدير الذي يتبعه الأشخاص أو الاسم.
5. اضغط يومًا لرؤية إدخالاته وملاحظة الشخص عن اليوم.
6. اضغط الجرس في الصف (أو ذكّر في يوم) لتذكير الشخص. يصله في جرسه وبالبريد وفي Slack أو Teams إن كان مربوطًا.
7. اضغط تنزيل لـ Excel للاحتفاظ بنسخة.

ساعات العمل حسب الحضور

عندما تسجّل مؤسستك الحضور (بصمات من جهاز أو ملف أو يضيفها مدير، انظر الحضور)، يعرض تسجيل الوقت أيضًا كم بقي كل شخص في العمل:

• تعطي بطاقة في العمل (الحضور) ساعات التواجد في العمل خلال الفترة، وكم منها سُجّل على العمل.
• يعرض كل يوم ساعات التواجد حسب البصمات تحت الساعات المسجلة؛ ويعرض عمود الإجمالي أيضًا ساعات التواجد في الفترة.
• اضغط يومًا لرؤية وقت الدخول والخروج، مع رابط إلى الحضور الخاص بالشخص.

هكذا تقف الأرقام الثلاثة جنبًا إلى جنب: الساعات المتاحة للشخص (متوقع، من ورديته مطروحًا منها الإجازات والعطل)، وساعات التواجد، والساعات المسجلة. الفرق الكبير بين التواجد والتسجيل يُظهر من لا يسجّل وقته.

البريد الصباحي

كل صباح عمل (الساعة 09:00 ما لم تُغيّر، بالمنطقة الزمنية لمؤسستك؛ وليس في عطلات نهاية الأسبوع أو الأعياد) يتلقى قادة الفرق والمديرون بريدًا عن يوم العمل السابق: من لم يسجّل شيئًا، ومن سجّل أقل بكثير من المتوقع، ومن لم يغلق يومه، وإجماليات الفريق، والمشاريع التي ذهبت إليها الساعات. أوقفه من ملفي الشخصي بخيار ملخص صباحي لوقت فريقي.

الملخص الأسبوعي

كل يوم اثنين (ما لم يُغيَّر) في الوقت نفسه، يتلقى الأشخاص أنفسهم ملخصًا للأيام السبعة السابقة. يعرض لكل شخص الساعات المطلوبة منه (ساعات مناوبته مطروحًا منها العطل والإجازات)، وساعات الحضور حسب الحضور إن كنت تستخدمه، والساعات التي سجّلها، وأيام العمل التي لم يسجّل فيها شيئًا. لا يُذكر من سجّل ساعاته كل يوم. اختر اليوم، أو أوقفه، من الإعدادات، تسجيل الوقت، بخيار أرسل إليهم أيضًا ملخصًا أسبوعيًا عن الأسبوع السابق. وإيقاف الملخص الصباحي لوقت فريقي في ملفي الشخصي يوقف الرسالتين.

الإعدادات

يختار المسؤولون من الإعدادات، تسجيل الوقت:

• هل يغلق الجميع يوم عملهم، والحد الأدنى من الساعات في اليوم؛
• أقصى عدد ساعات يمكن لأي شخص تسجيله في يوم واحد: مجموع كل ما يسجله الشخص في يوم واحد. لا يمكن لأحد تسجيل المزيد، ولا حتى المديرون؛ ويخبرك المؤقت وجدول الدوام وسجّل الوقت بالمقدار المتبقي. الفراغ يعني بلا حد؛
• اقفل اليوم بعد هذا العدد من الأيام من انتهائه: بعدها لا يغيّره إلا من لديه صلاحية تغيير الأيام المقفلة، ويُكتب كل تغيير في سجل التدقيق؛
• هل تلزم ملاحظة على كل إدخال، والتقريب إلى 5 أو 15 دقيقة، وهل الإدخالات الجديدة قابلة للفوترة؛
• تذكير نهاية اليوم ومتى ينتهي يوم العمل، ووقت البريد الصباحي؛
• من يتلقى البريد الصباحي أيضًا لكل فريق، وأي الأدوار يمكنها فتح تسجيل الوقت.

اللوحات

في لوحاتي، تعرض اللوحة الجاهزة تسجيل الوقت والمصدر الالتزام بتسجيل الوقت الساعات المسجّلة والناقصة والأيام المغلقة والأيام التي لم يُسجّل فيها شيء للأشخاص الذين ترعاهم.