أرسل أي مستند للتوقيع الإلكتروني

تتيح لك وحدة التوقيع الإلكتروني إرسال أي مستند ليُوقَّع عبر الإنترنت: عقد، أو خطاب توظيف، أو اتفاقية سرية، أو نموذج. لا يحتاج الموقّعون إلى حساب. يُحفظ كل شيء هنا: من وقّع ومتى والنسخة الموقّعة. لا يحتاج المستند إلى عميل أو عقد، مع أنك تستطيع ربط أحدهما به.

أرسل مستندًا

1. افتح التوقيع الإلكتروني في القائمة واضغط إرسال للتوقيع. (ومن عقد يمكنك الضغط على إرسال للتوقيع الإلكتروني بدلًا من ذلك.)
2. اختر المستند: رفع مستند (ملف PDF أو صورة JPG أو PNG حتى 15 ميغابايت). ولإرسال عدة مستندات في طلب واحد، اختر الأول ثم استخدم إضافة مستند آخر تحته: تُدمج بالترتيب في ملف واحد (حتى 10 مستندات و150 صفحة)، ويُوقَّع مرة واحدة ويُختم مرة واحدة. وفي العقد يمكنك بدلًا من ذلك اختيار استخدام ملف PDF مرفق بالعقد أو إنشاء PDF من تفاصيل العقد. أما ملفات Word وExcel وPowerPoint فاحفظها أو صدّرها بصيغة PDF أولًا.
3. تحت المستلمون اضغط اختيار أشخاص لفتح قائمة تضم فريقك وجهات اتصال العميل الذي اخترته والأشخاص الذين أرسلت إليهم مستندات مؤخرًا. حدّد من تشاء من الأشخاص، واختر يجب أن يوقّع أو يوافق (يقولون "موافق" فقط: لا يُرسم توقيع ولا تظهر لهم مربعات) أو يتلقى نسخة (يصلهم المستند النهائي بالبريد الإلكتروني فقط) ثم اضغط إضافة المحدد. ويمكنك أيضًا الضغط على إضافة مستلم آخر لكتابة اسم وبريد إلكتروني، أو أضفني لإضافة نفسك.
4. عندما يكون هناك موقّعان أو أكثر، يكون خيار الإرسال بالترتيب محدّدًا: يصل البريد إلى كل شخص عندما يحين دوره فقط. غيّر الترتيب باستخدام خانة الرقم أو الأسهم بجانب كل شخص. ألغِ التحديد لإرسال البريد إلى الجميع دفعة واحدة.
5. اضغط تخصيص بجانب أحد الموقّعين لضبط أمور تخصّه وحده:- يوقّع شخصيًا على جهازي: لا يرسل أحد رابطًا بالبريد إلى هذا الشخص. عندما يحين دوره، افتح الطلب واضغط التوقيع حضوريًا بجانب اسمه، ليوقّع بجانبك.- ملاحظة خاصة: رسالة لا يراها إلا هذا الشخص في صفحة التوقيع الخاصة به.- التحقق من هويته: رمز من 6 أرقام يُرسل إليه بالبريد الإلكتروني (يضغط أرسل لي رمزًا بالبريد في صفحة التوقيع ويكتب الرمز)، أو رمز دخول تعطيه له (تختار من 4 إلى 20 حرفًا وتخبره به شخصيًا أو بالهاتف؛ وليس أبدًا في البريد نفسه الذي فيه الرابط). حتى يصبح الرمز صحيحًا، لا يظهر شيء من المستند. بعد خمس محاولات خاطئة يُقفل التحقق 15 دقيقة، وتُسجَّل كل محاولة في سجل النشاط.
6. أضف رسالة اختيارية، وعدد الأيام التي يكون فيها الطلب صالح لمدة، وكل كم يوم يُرسل تذكير كل تذكير (0 تعني عدم التذكير أبدًا).
7. اضغط التالي: وضع الحقول، أو إرسال بدون حقول إذا كان على الأشخاص أن يوقّعوا في نهاية المستند فقط.

ضع المربعات

تعرض الصفحة التالية مستندك مع صور مصغّرة للصفحات على اليسار، والمستلمون والحقول القياسية على اليمين. اختر مستلمًا، ثم اسحب مربعًا من اليمين إلى الصفحة (أو اختر مربعًا وانقر على الصفحة). المربعات هي التوقيع والأحرف الأولى والشركة والاسم الكامل والبريد الإلكتروني وتاريخ التوقيع (يملأ نفسه بيوم توقيع الشخص) والتاريخ (يختاره الشخص) ومربع نص والمسمى الوظيفي ومربع اختيار وقائمة منسدلة وأزرار اختيار.

اسحب المربع لتحريكه، واسحب زاويته لتغيير حجمه، أو استخدم مفاتيح الأسهم. انقر على مربع لترى إعداداته على اليمين:

• المستلم ومطلوب وللقراءة فقط (يعرض المربع ما كتبته تحت القيمة الافتراضية ولا يستطيع الموقّع تغييره).
• تسمية وتسمية البيانات والوصف (تلميح يظهر للموقّع).
• حد الأحرف والتحقق لمربعات النص: أرقام فقط أو أحرف فقط أو عنوان البريد الإلكتروني أو نمط مخصص.
• الخيارات للقائمة المنسدلة أو أزرار الاختيار (واحد في كل سطر)، وتنسيق التاريخ للتواريخ، وحجم الخط.

انقر بزر الفأرة الأيمن على مربع لتختار قص أو نسخ أو لصق أو تكرار أو وضع في الصفحات الأخرى أو تغيير المستلم. تجد تراجع وإعادة في الأعلى مع أدوات الصفحة والتكبير. اضغط حفظ المسودة لتعود لاحقًا، أو حفظ كقالب لإعادة استخدام هذا التخطيط، أو إرسال للتوقيع عندما تكون جاهزًا. كل من لديه مربعات يحتاج إلى مربع توقيع واحد على الأقل.

أرسله لاحقًا

في الصفحة التي تضع فيها المربعات، افتح إرسال لاحقًا واختر تاريخًا ووقتًا (بعد خمس دقائق على الأقل، وخلال 90 يومًا، حسب المنطقة الزمنية لمؤسستك) ثم اضغط الإرسال في ذلك الوقت. ينتظر الطلب كمسودة، ويظهر باسم مجدولة في القائمة، ويُرسل من تلقاء نفسه. وحتى ذلك الحين ما زال بإمكانك تغيير المربعات، أو الضغط على إلغاء الجدولة. وإذا كان هناك خطأ عند حلول الموعد (مثل مربع دون مربع توقيع) فلا يُرسل شيء، ويبقى الطلب مسودة ويصلك بريد إلكتروني يوضح السبب.

ما الذي يراه الموقّع

يفتح الرابط فيرى المستند وقد أُبرزت مربعاته الخاصة. يصنع توقيعه بالطريقة التي تسمح بها مؤسستك: ارسم توقيعي (مع اختيار لون القلم) أو اكتب اسمي بدلًا من ذلك (بأحد ثلاثة أنماط خط يدوي) أو رفع صورة. يضيف الأحرف الأولى من اسمه إن طُلب منه، وينقر كل مربع، ويملأ مربعات النص، ويحدد الموافقة ويضغط توقيع المستند. وإذا سمحت للموقّعين بترك تعليقات، فسيظهر مربع لكتابة تعليق لك. وإذا سمحت بذلك، يتيح لهم تمريره تسليم المستند إلى شخص آخر، يحصل على رابطه الخاص بينما يتوقف الرابط الأول عن العمل. تحت مربع التوقيع، يحتفظ تذكّر توقيعي على هذا الجهاز بالتوقيع في متصفحه هو (ويفعل تذكّر أحرفي الأولى على هذا الجهاز الشيء نفسه للأحرف الأولى)، فيملأه استخدام توقيعي المحفوظ فورًا في المرة القادمة؛ ويزيله نسيان. لا يُخزَّن شيء لدينا. ينقله الحقل التالي إلى ما لم يكتمل بعد. ويمكنه أيضًا رفض التوقيع مع ذكر السبب. أما العملاء الذين لديهم تسجيل دخول خاص بهم فيرون المستند أيضًا في بوابة العميل تحت مستندات بانتظار توقيعك.

وقّع بنفسك أولًا (يوقّع الطرفان)

في العقد الذي يوقّعه الطرفان، توقّع شركتك أولًا ثم العميل.

1. في إرسال للتوقيع، ضمن من يوقّع عن شركتنا، اختر أوقّع أولًا (عن شركتنا) أو شخص آخر في شركتنا يوقّع أولًا واختر الزميل. في المسودة يمكنك اختيار الشيء نفسه في صفحة الطلب والضغط على حفظ.
2. عند الضغط على الإرسال، تُفتح لك صفحة التوقيع المعتادة فورًا. وقّع كما يوقّع الآخرون؛ لا يُطلب رمز لأنك مسجّل الدخول. يُسجَّل الوقت والعنوان والجهاز. إذا توقفت فلن يُرسل شيء ويبقى الطلب مسودة؛ افتحه لاحقًا واضغط التوقيع والإرسال.
3. بمجرد أن يوقّع جانبك، تصل رسالة العميل. الزميل الذي يوقّع عن الشركة يتلقى البريد أولًا، والعميل بعده فقط.

تعرض الشهادة الطرفين: «Signed for (شركتك) by (الاسم)، (الوظيفة)» و«Signed for (العميل) by (الاسم)». لا يحصل العقد المرتبط على النسخة الموقّعة إلا بعد أن يوقّع الجميع. إذا قُبل لاحقًا تغيير اقترحه العميل، يُلغى توقيعك أيضًا: يوقّع جانبك الإصدار الجديد أولًا ثم العميل. يتطلب التوقيع عن الشركة صلاحية التوقيع نيابة عن الشركة (يملكها المديرون من البداية، والمسؤولون دائمًا). في إعدادات التوقيع، يجعل خيار شركتنا توقّع أولًا دائمًا هذا الخيار محددًا لكل طلب جديد.