اعرف من هو مشغول: الجدول الزمني وخارطة الطريق

تعرض صفحتان خطتك مقابل التقويم. الجدول للأسبوع القادم والأشخاص. وخارطة الطريق للسنة كلها والمشاريع.

الجدول الزمني

1. اضغط الجدول في وحدة إدارة المشاريع من القائمة.
2. اختر التقويم لترى ما يحين ومتى، أو حجم عمل الموظفين لترى يوم كل شخص. استخدم السابق واليوم والتالي للتنقل.
3. استخدم عوامل التصفية في الأعلى لاختيار المشاريع والفرق والأشخاص والحالة. يتيح لك كل منها تحديد عدة خيارات معًا (مثل للتنفيذ وقيد التنفيذ، أو مشروعين). اترك عامل التصفية فارغًا لترى كل شيء. وإذا حددت حالة مغلقة مثل مغلق أو تم الحل تظهر تلك المهام حتى لو كان عرض المغلق متوقفًا.
4. إذا كان مسموحًا لك برؤية مكتب الدعم، يكون عرض التذاكر محددًا: فتظهر تذاكر الدعم أيضًا (انظر أدناه). ألغِ التحديد لترى المهام فقط.
5. اضغط إضافة مهمة لإنشاء مهمة جديدة من التقويم. تُفتح على اليمين لوحة تشبه مهمة مفتوحة: اكتب الاسم، واختر المشروع، واكتب الوصف واملأ المسؤولين والتواريخ والتفاصيل. اليوم (والشخص) الذي ضغطته معبّأ مسبقًا. اضغط إنشاء مهمة فتُفتح المهمة الجديدة في اللوحة نفسها، جاهزة للتعليقات والمهام الفرعية والملفات. وزر + على أي يوم يفعل الشيء نفسه لذلك اليوم.

كيف تُحسب الساعات في كل يوم

لست بحاجة إلى فعل شيء: يحسب Kaam360 يوم كل شخص من مهامه.

• ما تبقّى: تقدير المهمة ناقص الوقت المسجّل عليها. مهمة مقدّرة بـ 16 ساعة سُجّلت عليها 4 ساعات تبقّى منها 12 ساعة.
• موزّع على أيام العمل: يُقسَّم ما تبقّى بالتساوي من اليوم (أو من تاريخ البدء إن كان لاحقًا) حتى تاريخ الاستحقاق. وتُتخطّى أيام الراحة الأسبوعية والعطل الرسمية والإجازات المعتمدة. فـ 12 ساعة على الأربعاء والخميس والجمعة تعني 4 ساعات في اليوم، لا 12 ساعة كل يوم.
• تاريخ استحقاق فقط: يُوزَّع من اليوم حتى تاريخ الاستحقاق.
• متأخر: كل ما تبقّى يُحسب على اليوم، وتظهر المهمة بالأحمر.
• بلا تواريخ: المهمة ليست في أي يوم. وهي مدرجة تحت غير مجدولة أسفل التقويم، لتعطيها تاريخ استحقاق.
• عدة مسؤولين: يحصل كل منهم على حصة متساوية.
• الأيام الماضية تعرض الوقت المسجّل. في حجم عمل الموظفين، تبقى المهمة المخططة في يوم مضى دون وقت مسجّل ظاهرة فيه باهتةً مع "مخطط، لم يُسجَّل شيء"، فيُظهر الأسبوع الماضي ما كان على الناس فعله.
• اليوم يعرض الوقت المسجّل اليوم حتى الآن (بعلامة "س مسجّلة") وما زال مخططًا لبقية اليوم معًا. ويظهر هناك أيضًا الوقت المسجّل اليوم على مهمة مغلقة بالفعل.
• تذاكر الدعم تُحتسب أيضًا: كل تذكرة مفتوحة تُحتسب بعملها المتوقع (مثلًا 1 س) في يوم استحقاقها، للشخص المُسندة إليه.

تذاكر الدعم في الجدول

عمل الدعم عمل حقيقي، لذلك فالتذاكر التي يتولاها الأشخاص جزء من يومهم.

1. تظهر التذكرة برمز تذكرة ولون خاص بها، ورقمها (مثلًا SUP-0012)، وموضوعها، وشارة حالة (مثل مفتوح) وشارة أولوية (مثل عالية).
2. توضع في تاريخ الاستحقاق الخاص بها. وإذا لم يحدده أحد، توضع في اليوم الذي يقول هدف الدعم إنه يجب حلّها فيه، مع علامة استحقاق SLA. وإذا كان ذلك اليوم يوم عطلة، تذهب ساعاتها إلى آخر يوم عمل قبله.
3. التذكرة المتأخرة، أو التي تجاوزت هدف دعم (مع علامة تم تجاوز SLA)، تظهر باللون الأحمر. وتُحتسب ساعاتها اليوم، أو في يوم العمل التالي إذا كان اليوم عطلة، تمامًا مثل المهمة المتأخرة.
4. اضغط على تذكرة لفتحها في التذاكر. لا يمكن سحب التذاكر: لنقل تذكرة، غيّر تاريخ الاستحقاق الخاص بها في التذكرة.
5. التذاكر المحلولة والمغلقة تختفي من الجدول. والتذاكر التي لا يتولاها أحد لا تظهر في يوم أي شخص.

عدد الساعات التي تُحتسب بها التذكرة يُحدد لكل أولوية في أهداف الدعم، ويمكن تغييره في كل تذكرة. انظر حدّد أهداف زمن الاستجابة.

اقرأ يوم الشخص

في حجم عمل الموظفين كل صف شخص وكل مربع يوم. يعرض الشريط أسفل المربع الساعات المخططة مقابل الساعات المتاحة للشخص في ذلك اليوم (مثل "6 / 8 س"):

• أخضر: أقل من 80% من ساعاته.
• كهرماني: من 80% إلى 100%.
• أحمر: أكثر من 100%، أو عمل في يوم راحة.

يعرض عمود الإجمالي الأسبوع. وفي التقويم يعرض الشريط الرفيع تحت كل يوم الشيء نفسه لكل الأشخاص المعروضين. وتظهر أيام الراحة على أنها إجازة. تُضبط ساعات يوم العمل في المنطقة الزمنية وأسبوع العمل، ويمكن أن تكون لكل شخص ساعاته الخاصة. راجع اضبط منطقتك الزمنية وأسبوع العمل.

خطّط يومًا يدويًا (اختياري)

إذا لم يكن التوزيع المتساوي مطابقًا لسير العمل فعلًا، فغيّره:

1. في حجم عمل الموظفين اضغط ساعات مهمة (مثل 4 س).
2. اكتب الساعات لذلك اليوم واضغط حفظ. يدل دبوس على يوم محدد يدويًا.
3. تُوزَّع بقية ساعات المهمة على أيامها الأخرى تلقائيًا.

يمكنك أيضًا سحب مهمة إلى يوم آخر في صف الشخص نفسه، بين اليوم وتاريخ استحقاقها: تنتقل ساعات ذلك اليوم إلى هناك ويُعاد توزيع الباقي. والسحب خارج هذه الأيام، أو إلى شخص آخر، ينقل تواريخ المهمة أو يسندها إلى ذلك الشخص كما في السابق. وللتراجع اضغط الساعات واختر العودة إلى التوزيع التلقائي، أو إعادة توزيع كل الأيام للمهمة كلها.

رتّب يوم الشخص حسب الأهمية

في حجم عمل الموظفين، اسحب المهام لأعلى ولأسفل داخل اليوم لتحديد ما يأتي أولًا:

1. اسحب مهمة فوق مهمة أخرى في المربع نفسه. إذا رفعتها تصبح فوق تلك المهمة، وإذا أنزلتها تصبح تحتها. يظهر خط يبيّن أين ستستقر.
2. تُرقَّم مهام اليوم بعد ذلك من الأعلى: 1 هي الأهم. يُحفظ الترتيب لذلك الشخص وذلك اليوم، ويرى كل من يطّلع على الجدول الترتيب نفسه.
3. تأتي المهام غير المرتبة بعد المهام المرقّمة كما في السابق. لا يمكن سحب تذاكر مكتب المساعدة.

يمكن لكل شخص ترتيب أيامه. ويمكن لقادة الفرق، ومن يحق لهم رؤية جدول الجميع، القيام بذلك للأشخاص الذين يرونهم.

خارطة الطريق

1. اضغط خارطة الطريق في القائمة.
2. ترى مراحل ومعالم المشاريع التي تملكها أو أنت عضو فيها على خط زمني واحد. ومن يُسمح له برؤية كل المشاريع يراها جميعًا.
3. ابحث عن المحطات الموسومة بأنها متأخرة، وعن المستحقة خلال الـ 30 يومًا القادمة.
4. لتوسيع أسماء المشاريع أو تضييقها، اسحب حافة عمود الأسماء، أو اضغط Tab حتى تُختار الحافة واستخدم مفاتيح الأسهم. انقر نقرًا مزدوجًا على الحافة لطيّ الأسماء، ومرة أخرى لإعادتها. يتذكر متصفحك العرض.

إذا كانت الصفحة فارغة، فأعطِ المراحل تواريخ، أو أضف محطات في تبويب المحطات الرئيسية في المشروع. راجع حدّد المحطات والمخاطر وخطة أساسية.

إذا حدث خطأ

• مهمة مفقودة من الجدول: تحتاج إلى تاريخ استحقاق ومسؤول. والمهام بلا تواريخ موجودة تحت غير مجدولة.
• تذكرة مفقودة: يجب أن تكون مفتوحة ومُسندة إلى شخص ما، وأن يكون عرض التذاكر محددًا، وألا تكون أي الحالة مختارة في عامل التصفية.
• شخص لا يظهر له عمل: ربما ليست لديه مهام ذات تواريخ هذا الأسبوع، أو ليس لمهامه تقدير.
• لا يمكن تغيير ساعات يوم: فقط من اليوم حتى تاريخ الاستحقاق، وليس في مهمة متأخرة. أعطها تاريخ استحقاق جديدًا أولًا.