دع العملاء يحجزون اجتماعات معك عبر الإنترنت

تتيح صفحة الحجز للعملاء اختيار وقت للقائك، مثل Calendly. لا يرون إلا الأوقات التي تكون فيها متاحًا فعلًا، بمنطقتهم الزمنية. وعند الحجز يظهر الاجتماع في تقويم CRM، ويُطابَق الشخص مع عميل محتمل أو جهة اتصال أو عميل (أو يُضاف كعميل محتمل جديد)، ويتلقى كل منكما رسالة بريد إلكتروني.

قبل أن تبدأ

• يحتاج دورك إلى صلاحية استخدام الحجز عبر الإنترنت (وإدارة صفحات حجز الفريق لاجتماعات الفريق). يمنح المسؤول الصلاحيات من الإعدادات > الأدوار والصلاحيات.
• اربط تقويم Google أو Outlook من مزامنة التقويم والبريد (اضغط اسمك أعلى اليمين). عندها لا تُعرض أبدًا الأوقات التي تكون مشغولًا فيها هناك، وتظهر الاجتماعات المحجوزة في ذلك التقويم أيضًا.

أنشئ أول نوع اجتماع

1. من القائمة افتح CRM واختر صفحات الحجز.
2. اضغط نوع اجتماع جديد.
3. أعطه الاسم، مثل "مكالمة تعارف مدتها 30 دقيقة". يُملأ العنوان من الاسم.
4. في المدة والمكان اختر مدة واحدة أو أكثر. عند وجود عدة مدد يختار الزائر إحداها. اختر أين: حضوريًا (اكتب العنوان)، أو مكالمة هاتفية (يعطي الزائر رقمه)، أو مكالمة فيديو (الصق رابط Google Meet أو Teams أو Zoom)، أو مكان آخر.
5. في متى يمكن الحجز أشّر على الأيام وحدد الساعات لكل يوم. اضغط إضافة ساعات لفترة ثانية، مثل 14:00–17:00 بعد الغداء. اختر المنطقة الزمنية لهذه الساعات.
6. أبقِ استبعد أيام العطلة الأسبوعية والعطل الرسمية والإجازات المعتمدة مؤشّرًا حتى لا يحجزك أحد في عطلة أو أثناء إجازتك.
7. في أيام بساعات أخرى اضغط إضافة يوم ليوم تكون فيه غائبًا (مغلق) أو يوم بساعات مختلفة.
8. في الحدود حدد وقت فارغ قبل ووقت فارغ بعد كل اجتماع، وأقل مهلة (لا حجز "بعد عشر دقائق")، وإلى أي مدى مقدمًا يمكن الحجز، وأقصى عدد اجتماعات في اليوم.
9. في الأسئلة المطروحة اضغط إضافة سؤال لتسأل شيئًا، مثل "عمّ تود أن نتحدث؟". يُطلب الاسم والبريد الإلكتروني دائمًا.
10. اضغط حفظ.

شارك صفحتك

• لصفحتك عنوان خاص بها يظهر تحت صفحة حجزي. اضغط نسخ الرابط لنسخه وإرساله إلى العملاء، أو ضعه في توقيع بريدك.
• لكل نوع اجتماع أيضًا عنوان خاص يفتحه مباشرة.
• لوضعها على موقعك اضغط ضعها على موقعك. انسخ الإطار لعرض الصفحة داخل موقعك، أو سطر الزر لإضافة زر احجز اجتماعًا يفتحها في نافذة.
• اضغط إعدادات صفحة الحجز لتغيير الاسم المعروض أو عنوان الصفحة أو المقدمة، أو لإيقاف الصفحة.

ما يراه العميل

1. يفتح صفحتك ويختار اجتماعًا.
2. يرى تقويمًا بالأيام التي ما زالت فيها أوقات متاحة، والأوقات المتاحة في اليوم المختار، بمنطقته الزمنية (ويمكنه تغييرها).
3. يختار وقتًا ويكتب اسمه وبريده وإجاباته، ثم يضغط تأكيد الحجز.
4. تصله رسالة بالتفاصيل، والاجتماع كملف تقويم، ورابط خاص لـتغيير الموعد أو إلغاء. وتصله تذكيرات قبل الاجتماع (اختر موعدها في رسائل تذكير للزائر).
5. يمكن قراءة الصفحة بكل لغة يتحدثها Kaam360: الروابط أسفل الصفحة تغيّرها.

التذكيرات برسالة نصية

يمكن للزوار أيضًا تلقي تذكيراتهم عبر SMS أو واتساب إذا وافقوا. اربط أولًا حساب رسائل قصيرة أو واتساب من التسويق > الرسائل القصيرة وواتساب > إعداد. راجع حملات الرسائل القصيرة وواتساب.

1. افتح نوع الاجتماع وحدّد اعرض التذكيرات أيضًا برسالة نصية (SMS أو واتساب).
2. ضمن أرسلها عبر، أبقِ رسائل قصيرة أو اختر قالب واتساب معتمدًا. يملأ قالب واتساب {{1}} باسم الزائر و{{2}} بالاجتماع و{{3}} بالتاريخ والوقت و{{4}} بالمكان.
3. اضغط حفظ.

في صفحة الحجز يرى الزائر بعدها مربعًا منفصلًا للموافقة على التذكيرات النصية، ويكتب رقم الجوال للتذكيرات. تُحفظ موافقته في سجل موافقاته. تُرسل التذكيرات في نفس أوقات رسائل التذكير بالبريد، لكن أبدًا في ساعات الهدوء لرقمه، وأبدًا لمن ردّ بـ STOP أو هو في قائمة عدم التواصل، وأبدًا من بيئة تجريبية. دون تحديد المربع لا تُرسل أي رسالة.

أوقات لا تُعرض أبدًا

لا يُعرض وقت إلا إذا كان الاجتماع، مع الوقت الفارغ قبله وبعده، لا يلامس أي شيء أنت مشغول به: اجتماعاتك ومكالماتك في CRM، واجتماعات المشاريع التي تحضرها، والكتل في مخطط اليوم، وأحداث تقويم Google أو Outlook المرتبط، والاجتماعات المحجوزة معك بالفعل. وإذا حاول شخصان حجز الوقت نفسه في اللحظة نفسها، يحصل عليه واحد فقط، ويُطلب من الآخر اختيار وقت آخر.

اقبل كل حجز أولًا

أشّر على أقبل كل حجز أولًا في نوع الاجتماع. عندها ينتظرك الحجز ويُحتفظ بوقته في الأثناء. تعرف بذلك عبر الجرس وصندوق الوارد والبريد الإلكتروني. افتح الحجوزات ثم اضغط قبول أو رفض (يمكنك ذكر السبب؛ ويُبلَّغ العميل).

اطلب دفعة

إذا ربطت مؤسستك Stripe من الإعدادات > المدفوعات الإلكترونية، فاكتب سعرًا وعملة في نوع الاجتماع. يدفع العميل في صفحة Stripe عند الحجز؛ ويُحتفظ بالوقت 30 دقيقة أثناء الدفع، ويُؤكد الحجز عند وصول الدفعة. إذا ألغيت اجتماعًا مدفوعًا فأعد المبلغ من حساب Stripe. بيئة الاختبار لا تتلقى مدفوعات حقيقية أبدًا.

اجتماعات مع فريق

من يستطيع إدارة صفحات حجز الفريق يرى أيضًا صفحة حجز الفريق للمؤسسة. اضغط نوع اجتماع فريق جديد واختر في من يتولى الاجتماعات:

• بالتناوب: يتولى الاجتماع من يكون متاحًا من الأشخاص المختارين. تُوزع الأدوار بعدل: يبدأ صاحب أقل عدد من هذه الاجتماعات مؤخرًا.
• الجميع معًا: لا تُعرض إلا الأوقات التي يكون فيها كل المختارين متاحين، ويدخل الاجتماع في تقويم كل منهم.

حجوزاتك

1. افتح CRM > الحجوزات.
2. اختر قادم أو بانتظار الإجابة أو السابقة أو لم يحضر أو ملغى.
3. اضغط اسمًا لرؤية الإجابات ورقم الهاتف ووقت الحجز.
4. استخدم الأزرار لفتح اجتماع CRM أو العميل المحتمل، أو إلغاء الاجتماع (يُبلَّغ العميل)، أو بعد الاجتماع لتأشير أن الشخص لم يحضر. لتغيير وقت اجتماع لم يبدأ بعد، اضغط نقل إلى وقت آخر، واختر يومًا ووقتًا متاحًا، ثم اضغط نقل الاجتماع: لا تُعرض إلا الأوقات التي يكون فيها الأشخاص أنفسهم متاحين، وفق القواعد نفسها التي يتبعها زر تغيير الموعد لدى الزائر، ويتلقى الزائر بريدًا إلكترونيًا بالوقت الجديد وملف تقويم.
5. مع صلاحية إدارة صفحات حجز الفريق، أشّر على حجوزات الجميع لرؤية حجوزات الفريق كله.

من المفيد معرفته

• لا يُضاف الأشخاص الجدد كعملاء محتملين إلا إذا لم يكن هناك عميل محتمل أو جهة اتصال أو عميل بالبريد نفسه. أزل التأشير عن أضف الزوار الجدد كعملاء محتملين كي لا يُضافوا أبدًا.
• اكتب جملة في موافقة للتأشير (مثلًا عن نشرتك الإخبارية) لطلب الإذن بمراسلتهم؛ ويُحفظ ما وافقوا عليه في سجل الموافقات.
• تُسجَّل التغييرات على صفحات الحجز وأنواع الاجتماعات، والحجوزات التي تلغيها أو ترفضها، في سجل النشاط.
• تظهر صفحات الحجز بهوية مؤسستك من الإعدادات > الهوية التجارية، وتعمل أيضًا على عنوان الويب الخاص بك من الإعدادات > عنوان ويب خاص (لا تُعرض هناك إلا صفحاتك).