كتابة محاضر اجتماعات تتحول إلى مهام وصفحات في الويكي

لكل مشروع تبويب الاجتماعات لمحاضر اجتماعاته: ما كان على جدول الأعمال، ومن حضر، وما قيل، وما تقرر، ومن سيفعل ماذا. تتحول بنود العمل إلى مهام حقيقية لها مسؤولون، ويُحفظ المحضر صفحةً في مساحة الويكي الخاصة بالمشروع، فلا يحتاج أحد إلى كتابته مرتين.

كتابة المحضر

1. افتح المشروع من المشاريع ثم تبويب الاجتماعات.
2. اضغط محضر اجتماع جديد.
3. اكتب العنوان ومتى وأين.
4. تحت الحضور، أضف أشخاصاً بـ + إضافة شخص، أو اكتب اسم ضيف (عميل أو مورد) واضغط Enter. أزل العلامة عمّن دُعي واعتذر.
5. اكتب جدول الأعمال والقرارات، واحداً في كل سطر، وملاحظات في المربع المنسق.
6. تحت بنود العمل، اضغط إضافة بند عمل لكل شيء وافق أحد على فعله، واختر المسؤول وتاريخ الاستحقاق.
7. اضغط حفظ. يمكنك العودة وتعديل المحضر في أي وقت.

تحويل بنود العمل إلى مهام

افتح المحضر واضغط إنشاء المهام. يصبح كل بند عمل مهمة في المشروع، بمسؤوله وتاريخ استحقاقه وسطر يذكر الاجتماع الذي جاء منه. ويُبلَّغ المسؤولون كما في أي مهمة جديدة. والضغط مرة أخرى ينشئ مهام للبنود الجديدة فقط.

حفظ المحضر في الويكي

اضغط حفظ في الويكي. يصبح المحضر صفحة تحت محاضر الاجتماعات في مساحة الويكي الخاصة بالمشروع، والتاريخ في عنوانها. وإذا لم تكن للمشروع مساحة بعد وكان يحق لك إنشاء المساحات، تُنشأ مساحة للمشروع. وعندما تغيّر المحضر لاحقاً اضغط تحديث صفحة الويكي: تحصل الصفحة على نسخة جديدة، ويُظهر سجلها كل تغيير.

إنهاء المحضر

اضغط إنهاء المحضر لفعل كل شيء دفعة واحدة: تُنشأ المهام ويُحفظ المحضر في الويكي ويُعلَّم منتهية. وإذا لم يكن يحق لك الكتابة في مساحة ويكي المشروع، تُنشأ المهام على أي حال ويخبرك Kaam360 لماذا لم تُنشأ الصفحة.

من يستطيع ماذا

• كل من يستطيع فتح المشروع يستطيع قراءة محاضره.
• كتابة المحاضر وتغييرها وحذفها تحتاج إلى كتابة محاضر الاجتماعات (لدى المديرين). وإنشاء المهام يحتاج أيضاً إلى إنشاء المهام.
• الحفظ في الويكي يحتاج إلى دور التعديل في مساحة ويكي المشروع، أو صلاحية إنشاء المساحات. انظر كتابة مستندات الفريق ومشاركتها في الويكي.
• تُسجَّل كتابة المحاضر وإنهاؤها وحذفها في سجل التدقيق. وحذف المحضر يُبقي المهام وصفحة الويكي التي أُنشئت منه.

إذا حدث خطأ

• يقول الحفظ في الويكي إنه لا يحق لك الكتابة هناك: اطلب من مسؤول مساحة ويكي المشروع أن يمنحك دور التعديل.
• مسؤول غير موجود في القائمة: لا يمكن أن يتولى بند عمل إلا شخص نشط في مؤسستك. أضف الضيف بدلاً من ذلك ضمن الحضور.