احتفظ بالعقود وتواريخ تجديدها

العقد هو الاتفاق الموقّع مع العميل. في العقود يستطيع فريقك كله فتح كل اتفاق ونسخه الموقّعة في مكان واحد، فلا يبقى شيء في بريد شخص واحد.

أنشئ عقدًا

1. افتح العقود واضغط عقد جديد. أو اضغط إنشاء عقد في صفقة رابحة أو عرض سعر مقبول.
2. اكتب العنوان.
3. اختر العميل، أو اختر الصفقة (اختياري) فيؤخذ العميل منها. لا يحتاج العقد إلى صفقة أو عرض سعر.
4. اختر عرض السعر (اختياري) إذا كان العقد مبنيًا على عرض سعر. تُنسخ شروط الدفع منه إلى العقد.
5. اكتب مبلغ العقد والعملة، واختر المسؤول.
6. راجع شروط الدفع. هي الأقساط التي سيدفعها العميل، مثل دفعة مقدمة ودفعة أخيرة. إذا اخترت عرض سعر تُنسخ منه وتُعدَّل وفق مبلغ العقد، ويمكنك تغيير أي منها لهذا العقد. وإن لم يكن هناك عرض سعر فأضفها بنفسك بـ+ إضافة دفعة أو بأحد أزرار التعبئة السريعة. يمكن أن يكون كل قسط نسبة مئوية أو مبلغًا، ويجب أن يساوي مجموعها مبلغ العقد.
7. حدّد تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء. تاريخ الانتهاء هو تذكيرك بموعد التجديد.
8. اكتب البنود الخاصة وشروط التجديد والغرامات في ملاحظات.
9. في الملفات أرفق النسخة الموقّعة أو الملاحق أو صورة ممسوحة ضوئيًا (حتى 25 ميغابايت لكل ملف). ثم احفظ.

انقل العقد بين حالاته

افتح العقد. تتيح لك أزرار نقله بين الحالات: أُرسل للتوقيع وقيد المراجعة وتحديد كموقّع وإلغاء العقد والعودة إلى المسودة وتحديد كمنتهي. ولتوقيع العقد عبر الإنترنت اضغط إرسال للتوقيع الإلكتروني. راجع أرسل أي مستند للتوقيع الإلكتروني. لا يظهر العودة إلى المسودة إلا في عقد ملغى أو منتهٍ لم يتحول قط إلى مشروع.

عندما يُوقَّع العقد، ينشئ Kaam360 المشروع وجدول الدفعات له تلقائيًا، باستخدام المبلغ وشروط الدفع في عرض السعر. تأكد من أنها تبدو صحيحة في سجّل الدفعات وتابعها.

تذكيرات قبل انتهاء العقد

يتلقى المسؤول عن العقد تذكيرًا قبل 30 يومًا ثم قبل 7 أيام من تاريخ الانتهاء لعقد موقّع، في الإشعارات وبالبريد الإلكتروني (إن كان يتلقى رسائل العمل). وفي اليوم التالي لتاريخ الانتهاء يضع Kaam360 العقد كمنتهٍ تلقائيًا ويُبلغ المسؤول. إذا جُدِّد العقد قبل انتهائه فغيّر تاريخ الانتهاء: تبدأ التذكيرات من جديد للتاريخ الجديد. ولمواصلة عقد موقّع أو منتهٍ في فترة تالية، اضغط تجديد (انظر أدناه).

تجديد عقد

عندما يستمر العميل بعد تاريخ الانتهاء، افتح العقد واضغط تجديد ثم أكّد. ينشئ Kaam360 مسودة عقد جديد للفترة التالية: تبدأ في اليوم التالي لانتهاء هذا العقد وتستمر المدة نفسها (العقد لسنة كاملة يُجدَّد لسنة كاملة)، بنفس العميل والصفقة والمبلغ والعملة والمسؤول والملاحظات وشروط الدفع. يُعلَّم العقد القديم على أنه مُجدَّد. راجع المسودة الجديدة وغيّر ما اختلف هذه المرة، ثم أرسلها للتوقيع كالمعتاد. يعرض العقدان سجلهما في الأعلى: يجدد في الجديد وجُدِّد باسم في القديم. يحتاج العقد إلى تاريخ بداية ونهاية حتى يمكن تجديده.

إنهاء عقد مبكرًا

إذا توقف عقد موقّع قبل تاريخ انتهائه، افتحه واضغط إنهاء. اختر تاريخ الانتهاء واكتب السبب، ثم اضغط إنهاء مرة أخرى. يُعلَّم العقد على أنه مُنهى، ويظهر التاريخ والسبب في الأعلى، ولا تُرسل بعد ذلك تذكيرات تاريخ الانتهاء. لا تكتب الفواتير المتكررة لمشروع العقد شيئًا بعد ذلك التاريخ. لا تتغير الأقساط في صفحة الدفعات: ألغِ هناك أي قسط لن تحصّله.

ابنِ خطة للمشروع

في العقد الموقّع يمكنك الضغط على إنشاء خطة لبناء المراحل والمهام والتواريخ والمحطات من خطة جاهزة. اختر من سيعمل عليها وعدّل أي شيء بعد ذلك.

بناء الخطة من العقد

يعرض العقد الموقّع الذي مشروعه فارغ خيار الخطة من العقد. يقرأ Kaam360 العقد ويبني خطة تراجعها قبل إنشاء أي شيء. يعمل ذلك عندما يكون مساعد الذكاء الاصطناعي مشغّلًا (يشغّله المسؤول من الإعدادات، مساعد الذكاء الاصطناعي) ويعمل أيضًا من دونه: عندها يبحث Kaam360 بنفسه عن الصياغة المعتادة للعقود.

1. افتح العقد الموقّع واضغط الخطة من العقد، ثم اقرأ العقد. يقرأ Kaam360 ملاحظات العقد وعرض السعر وكل ملف مرفق: ملفات PDF وWord والنصوص، والصفحات الممسوحة عبر محرك القراءة. يُقرأ العقد الطويل على أجزاء حتى لا يفوت شيء.
2. راجع الملخص. يعرض ما يقوله العقد عن العمل: المُخرَجات ومتى يُقبل كل منها، والمراحل والمعالم والتواريخ، وجدول الدفعات وما يستحق كل دفعة، وما يجب أن يقدمه العميل أو يفعله، والتزامات المورّد، والضمان ومستويات الخدمة، والغرامات، وضبط التغييرات، والاجتماعات والتقارير، والأشخاص الأساسيين، والاستثناءات والمخاطر. يُظهر كل بند البند والصفحة التي جاء منها. البنود التي لم يُعثر على كلماتها في العقد تُعلَّم بـ غير موجود في النص: تحقّق منه، وما لا يذكره العقد يُعلَّم بـ غير مذكور، مع سؤال لك في المربع الأصفر. صحّح ما يلزم، واربط كل دفعة بمُخرَجاتها، واضغط حفظ الملخص.
3. اضغط بناء الخطة. يقسّم Kaam360 كل مُخرَج إلى مهام وخطوات، مع الساعات والأدوار وأي مهمة تنتظر أيها. ويضيف اجتماع انطلاق، والتزامات العميل قبل العمل الذي يحتاجها، وخطوة مراجعة وقبول لكل مُخرَج، والتسليم، وفترة الضمان أو الخدمة، والاجتماعات والتقارير التي يطلبها العقد. تتبع التواريخ أيام عملك وعطلاتك.
4. راجع الخطة. يعرض فحص الخطة ما يحتاج إلى انتباه: مُخرَجات بلا مهام أو بلا خطوة قبول، وتواريخ بعد نهاية العقد أو بعد معالمه، ودفعات غير مرتبطة بمُخرَج، وأشخاص لديهم عمل أكثر من وقت فراغهم، وتقديرات ليست إلا أحجامًا قياسية. يعرض الخط الزمني الخطة مرحلة بمرحلة. غيّر العناوين أو الأدوار أو الساعات أو الأيام أو ينتظر، أو احذف مهام، أو اضغط تقسيم من جديد على مُخرَج، ثم اضغط تحديث التواريخ والفحص. اختر شخصًا لكل دور في من يفعل ماذا.
5. اضغط إنشاء خطة المشروع. ينشئ Kaam360 المراحل، والمهام مع خطواتها كمهام فرعية، والروابط بينها، والمعالم (لكل دفعة معلم)، والمخاطر، ومهام متكررة للاجتماعات والتقارير. تذكر كل دفعة في المشروع العمل المنجز الذي يجعلها مستحقة، فتعرف متى تصدر الفاتورة.

تذكر كل مهمة المُخرَج وبند العقد الذي جاءت منه. عندما لا تستطيع الخطة الالتزام بتواريخ العقد، يختصر Kaam360 العمل أولًا (ولا يختصر أبدًا مدد مراجعة العميل)، وتذكر الملاحظة في الأعلى مقدار الاختصار؛ وتبقى التواريخ التي لا تزال فائتة في فحص الخطة. يبقى الملخص محفوظًا في العقد، فيمكنك العودة إليه لاحقًا. لا يُنشأ شيء حتى تضغط إنشاء خطة المشروع، ولا تُنشأ الخطة إلا مرة واحدة، في مشروع فارغ.

إذا حدث خطأ

• لا يمكن إنشاء خطة تلقائيًا إذا كان المشروع يحتوي أصلًا على مهام.
• هل وضعت علامة "موقّع" عن طريق الخطأ؟ لا يمكن إعادة العقد الموقّع إلى المسودة، لأن التوقيع أنشأ بالفعل مشروعه وجدول دفعاته. استخدم تحديد كمنتهي حتى لا يُحسب ساريًا، واحذف المشروع الذي أُنشئ إن لم يكن أحد يحتاجه.