تابع طلبًا: التذكيرات والترتيب والسحب وإعادة الإرسال

افتح المستندات تحت التوقيع الإلكتروني لترى كل ما أُرسل.

النظرة العامة

تعرض أربع بطاقات في الأعلى كم بانتظار التوقيعات وينتهي خلال 3 أيام واكتملت في آخر 30 يومًا ومرفوض أو ملغى أو منتهي الصلاحية. اضغط بطاقة لتصفية القائمة.

تتيح لك علامات التبويب فوق القائمة التبديل بين الكل وقيد التنفيذ ومكتمل ومرفوض ومنتهي الصلاحية ومسحوب ومجدولة ومسودة ويتطلب إجراءً منك وسلة المحذوفات. استخدم مربع البحث للعثور على مستند بالعنوان أو الشخص أو العميل، وقائمتي المجلد ونوع المستند لتضييقه أكثر. اضغط الأعمدة لاختيار الأعمدة التي تراها؛ ويُحفظ اختيارك على هذا الجهاز. يعرض عمود المستلمون أول الأشخاص و"+2 more" (+2 آخرين) للبقية؛ مرّر الفأرة فوقه لترى الجميع.

مستندات كثيرة دفعة واحدة

حدّد المربع في بداية أي صفوف (أو المربع في الترويسة لتحديد الصفحة كلها). يعرض شريط كم تم تحديده، مع نقل إلى سلة المحذوفات ونقل إلى مجلد. وفي تبويب سلة المحذوفات يعرض استعادة وحذف نهائي بدلًا من ذلك. تُتخطّى المستندات التي ما زالت تنتظر التوقيعات عند النقل إلى السلة؛ اسحبها أولًا.

اعثر على الأشياء بسرعة

• اضغط تصفية لإظهار مربع صغير تحت كل عنوان عمود واكتب فيه لتضييق القائمة.
• اضغط بحث متقدم لإضافة شروط مثل اسم المستند أو اسم المستلم أو بريده الإلكتروني أو العميل أو المجلد أو نوع المستند أو المسؤول أو معرّف المستند يحتوي على كلمة. اضغط + لإضافة شرط آخر و− لإزالة واحد.
• يختار عرض 10 أو 25 أو 50 أو 100 مستند في الصفحة، وتنقلك الأسهم على اليمين بين الصفحات.

قائمة الصف

اضغط النقاط الثلاث في نهاية صف. ما تراه يعتمد على الحالة:

• مفتوح وعرض المستند وتنزيل النسخة الموقعة (بعد أن يوقّع الجميع).
• شهادة الإتمام: ملف من صفحة واحدة يسرد كل موقّع والوقت وبصمة المستند، ويتوفر بعد أن يوقّع الجميع.
• بيانات النموذج: الإجابات المكتوبة في المربعات، كجدول بيانات.
• تمديد: اضغط منح مزيد من الوقت واكتب كم يومًا تضيف إلى الموعد النهائي.
• سجل النشاط: كل ما حدث، في جمل بسيطة مع من فعله ومتى، مع تصدير بصيغة CSV لجدول بيانات وتصدير بصيغة PDF لملف قابل للطباعة.
• نسخ معلومات التصحيح: ينسخ رقم الطلب وحالته لتتمكن من لصقه في رسالة إلى الدعم.
• تعديل وإرسال مرة أخرى ينشئ نسخة مصحّحة.
• تغيير الملكية: سلّم الطلب إلى زميل بواسطة تغيير المالك.
• نقل إلى سلة المحذوفات، ثم استعادة أو حذف نهائي من تبويب سلة المحذوفات. يجب سحب الطلب الذي ما زال ينتظر التوقيعات أولًا. والحذف النهائي يزيل الطلب وسجله ونسخته الموقّعة ولا يمكن التراجع عنه.

وقّع مستندًا بنفسك

اضغط وقّع بنفسك لإرسال مستند إلى بريدك الإلكتروني وتوقيعه، أو أضف نفسك كموقّع على أي طلب بواسطة أضفني. وإذا كنت الموقّع الوحيد فيمكنك الضغط على وقّع الآن بنفسك أثناء تجهيز المربعات. تظهر المستندات التي تنتظر توقيعك أنت تحت يتطلب إجراءً منك؛ اضغط وقّع الآن لفتحها.

المجلدات وأنواع المستندات

عندما ترسل مستندًا تستطيع كتابة المجلد (مثل "HR") ونوع المستند (مثل "NDA"). ويمكنك تغييرهما لاحقًا في صفحة الطلب تحت تنظيم. فهما للعثور على الأشياء فقط؛ ولا يراهما الموقّعون أبدًا.

افتح طلبًا

ترى حالة كل موقّع ومتى فتحه أو وقّعه وسجلًّا بكل ما حدث. وتُحفظ النسخة الموقّعة بمجرد أن يوقّع الجميع. يُطبع كل مربع على صفحته، وتسرد صفحة إضافية كل موقّع والوقت والعنوان الذي وقّع منه وبصمة الأصل، ليمكن اكتشاف أي تغيير لاحق. وتُرسل النسخة الموقّعة بالبريد الإلكتروني إلى الجميع، بمن فيهم من يستلمون نسخة فقط، وتُحفظ مع العقد إن وُجد.

التذكيرات

يذكّر Kaam360 الأشخاص من تلقاء نفسه، كل بضعة أيام كما اخترت، ويخبرك قبل يومين من انتهاء صلاحية طلب. ويمكنك أيضًا الضغط على إرسال تذكير بجانب شخص في أي وقت. يحمل التذكير رابطًا خاصًا جديدًا، ويتوقف الرابط القديم عن العمل.

وقّع شخصيًا

اضغط التوقيع حضوريًا بجانب موقّع لفتح صفحة التوقيع على جهازك، ليوقّع بجانبك.

صحّح طلبًا أُرسل بالفعل

ارتكبت خطأ بعد الإرسال، مثل عنوان بريد إلكتروني خاطئ؟ افتح الطلب واضغط تصحيح (وهو أيضًا في قائمة الصف في القائمة). يمكنك تصحيح اسم شخص أو بريده الإلكتروني، وإضافة أشخاص، وإزالة أشخاص، وتغيير العنوان أو الرسالة. اضغط حفظ التصحيحات.

• كل من تغيّر بريده الإلكتروني يحصل على رابط جديد على العنوان الصحيح، ويتوقف الرابط القديم عن العمل.
• من تضيفهم يذهبون إلى نهاية الصف ويحصلون على رابطهم عندما يحين دورهم. ومن أُضيف بخيار يستلم نسخة لا يستلم إلا النسخة النهائية.
• عندما تزيل الشخص الذي حان دوره (عندما يوقّع الأشخاص واحدًا بعد الآخر)، يُراسَل الشخص التالي.
• لا يمكن تغيير من وقّع أو رفض بالفعل ولا إزالته. ويجب أن يبقى شخص واحد على الأقل عليه أن يوقّع؛ وإذا لم يتبقَّ أحد، فاسحب الطلب بدلًا من ذلك.
• إذا كان شخص محميًا برمز دخول وغيّرت بريده الإلكتروني، فاختر رمزًا جديدًا له.

يسجّل سجل النشاط كل تصحيح.

اسحبه، أو أرسله مرة أخرى

• يوقف سحب طلبًا. ويُبلَّغ الأشخاص الذين لم يوقّعوا (مع السبب التي تكتبها) وتتوقف روابطهم عن العمل.
• ينشئ تعديل وإرسال مرة أخرى مسودة جديدة بالمستند والأشخاص والمربعات نفسها، لتستطيع إصلاح خطأ وإرسال نسخة مصحّحة.
• يحتفظ حفظ كقالب بالمستند والأشخاص والمربعات لوقت لاحق. راجع وفّر الوقت بالقوالب والإرسال إلى كثيرين.