الدفعات المقدمة والعربون: أموال تصل قبل الفاتورة

أحيانًا يدفع العميل قبل وجود فاتورة: دفعة مقدمة، أو عربون على عرض سعر أو أمر بيع، أو أتعاب مسبقة. وأحيانًا تدفع أنت لمورد قبل فاتورته. يحتفظ Kaam360 بهذا المال رصيدًا للعميل (أو المورد) حتى تستخدمه في فواتيره أو تعيده.

تسجيل دفعة مقدمة من عميل

1. افتح الدفعات المقدمة والعربون في قائمة المالية.
2. ابقَ على من العملاء واضغط تسجيل دفعة مقدمة.
3. اختر العميل والنوع (دفعة مقدمة أو عربون أو اتفاق شهري) ويوم تاريخ الوصول والمبلغ والعملة.
4. اختر طريقة الدفع واكتب المرجع إن وُجد (رقم التحويل البنكي أو الشيك).
5. اختياري: من مقابل (اختياري) اختر عرض السعر أو أمر البيع الذي يخصه العربون.
6. اضغط حفظ. يحصل على رقم مثل ADV-0001.

يُظهر كشف حساب العميل الدفعة المقدمة في يوم وصولها، وينخفض رصيده بها فورًا.

استخدامها في فاتورة

عندما ترسل للعميل فاتورته:

1. افتح الدفعة المقدمة (اضغط رقمها)، ومن استخدمه في فاتورة اختر الفاتورة والمبلغ ثم اضغط استخدام.
2. أو افتح الفاتورة: تعرض بطاقة الشيكات والدفعات المقدمة دفعات العميل التي بقي فيها رصيد. اكتب المبلغ واضغط استخدم هنا.

يُحتسب المبلغ مدفوعًا على الفاتورة. وعندما لا يبقى شيء مستحق، تُعلَّم الفاتورة مدفوعة تلقائيًا. لا تُستخدم الدفعة المقدمة إلا في فواتير مُرسلة للعميل نفسه وبالعملة نفسها.

إعادة المتبقي

افتح الدفعة المقدمة واملأ إعادة المتبقي: المبلغ واليوم وطريقة الدفع والمرجع، ثم اضغط إعادة المبلغ. هل حدث خطأ؟ اضغط سهم التراجع بجانب السطر في أين ذهبت: تصبح الفاتورة مستحقة من جديد. ويمكن إبطال دفعة مقدمة سُجّلت خطأً (لم يُستخدم منها شيء) مع ذكر السبب.

دفعات مقدمة للموردين

اختر إلى الموردين (تحتاج إلى صلاحية رؤية المشتريات)، واضغط تسجيل دفعة مقدمة لمورد واملأ البيانات نفسها. واستخدمها بالطريقة نفسها في فواتير المورد: تُسجَّل دفعةً على الفاتورة.

الضريبة على الدفعات المقدمة

في بعض الدول تستحق الضريبة عند وصول دفعة مقدمة أو عربون (مثل ضريبة القيمة المضافة في المملكة المتحدة ودول الخليج، وGST في الهند). لا يحسب Kaam360 هذه الضريبة ولا يصدر لها فاتورة ضريبية: اسأل محاسبك عن طريقة الإقرار بها.