工作流：自己绘制流程

工作流是您自己绘制的流程：*当*某件事发生，*如果*某个条件成立，必要时*等待*，*然后*由 Kaam360 完成工作。例如：赢得商机时，创建入门项目，并把启动任务交给项目经理。您在画布上绘制它，用示例记录试一试，然后开启。不需要任何人写代码。

打开工作流

1. 在菜单的管理下选择工作流。（它也是设置页面上的一张卡片。）
2. 绘制和测试工作流需要构建工作流权限，开启工作流需要开启和关闭工作流权限。管理员两者都有。可在角色与权限中授予其他角色。

从现成的工作流开始

页面顶部有现成的工作流。点击一个即可打开，直接可用：

• 赢得商机 → 创建入门项目：为客户创建项目，添加启动任务，并通知商机负责人。
• 紧急工单 → 通知经理：支持工单变为紧急时，经理会收到通知和邮件。
• 发票逾期 7 天 → 给客户发邮件并创建任务：给客户一封友好的提醒，并为团队安排一个打电话的任务。
• 新线索 → 分配并添加跟进：把每条新线索轮流分给下一个人，并添加明天的跟进任务。
• 任务明天到期 → 提醒负责人：任务到期前一天提醒，已完成的除外。
• 从空白开始：只有一个触发器的空白画布。

提到“某个人”的步骤默认是您自己。开启工作流之前，请改成合适的人。

在画布上绘制

页面分三部分：左边是可添加的步骤，中间是流程图，右边是所选步骤的设置。

1. 点击第一张卡片（上面写着何时），选择什么情况启动工作流。
2. 每张卡片下面有一个圆形的 +。点击它并选择接下来做什么，或者把左边的步骤拖到画布上。要连接两张卡片，从一张卡片的 + 拖到另一张卡片上。
3. 点击任意卡片，在右边进行设置。{title}、{customer}、{dueDate} 等占位词会按每条记录自动填入：打开可以使用的占位词查看全部。
4. 要删除箭头，把鼠标移到箭头上并点击小红叉。要删除步骤，选中后点击删除这个步骤（或按 Delete 键）。
5. 拖动卡片进行排列，或点击整理流程图。用缩放按钮或显示全部查看整体。
6. 点击保存。如果缺少内容（要发邮件的人、任务所在的项目），黄色提示框会说明缺什么，卡片上也会显示警告标志。

也可以用方向键移动选中的卡片。

什么可以启动工作流（何时）

• 记录被创建或修改：任务、项目、线索、商机、客户、联系人、工单、发票、采购订单或供应商账单。可以设置“仅当此字段变化时”（例如优先级），并在仅当下添加条件（例如：优先级为紧急）。
• 发生某件事：任务完成、商机赢得或失败、合同签署、发票发出或付款、项目款项进入下一阶段、提交费用，或工单已解决。
• 到达某个日期：记录的某个日期当天，或前后几天，例如任务到期前 2 天或发票到期后 7 天。Kaam360 在白天每小时检查一次日期。如果同一条记录绝不能处理两次，请勾选每条记录只执行一次，即使日期改变。
• 提交了表单：您的某个任务申请表单或订阅表单（或任意一个）。
• 审批有了结果：费用、请假、采购订单、工作流自己的审批以及其他类型，批准或拒绝。
• 按计划：每天、每个工作日、每周或每月，在您选择的时间（按您组织的时区）。

检查、等待和执行

• 如果 / 否则根据记录走不同的路径。按需添加分支，每个分支有自己的条件；采用第一个匹配的分支，都不匹配时走否则。
• 等待暂停几分钟、几小时、几天或几周。等待字段变化会一直等到例如状态改变，但最多等到超时：之后运行沿已变化或超时继续。等待中的运行会被保存，即使服务器重启也会继续。
• 可用的操作有：发送邮件（发给团队成员、记录负责人或客户：客户收到的是您公司设计的邮件）、发送通知、创建任务（在项目中，或作为关联线索、客户或商机的销售跟进）、创建记录（项目，可按计划模板生成；客户；或线索）、更新字段、分配（给一个人，或在多人之间轮流）、申请审批（按您的审批规则）、调用 Webhook（您在集成中创建的）、添加标签（给任务或项目）以及添加评论（在任务上）。启动入门引导手册 为记录所属的客户启动一个入门引导手册（参见 用入门引导手册迎接新客户）。

先测试，再开启

1. 点击测试，选择一条示例记录，然后点击运行测试。Kaam360 会用这条记录走一遍工作流，并显示每一步*将会*做什么，例如“将发邮件给 Sana Khan”。不会更改任何内容，也不会给任何人发邮件。
2. 如果每一步都能执行，点击开启。只有最新版本测试过后，工作流才能开启。
3. 开启后，工作流会响应此后发生的事情。只有拥有开启和关闭工作流权限的人才能修改已开启的工作流：他们保存的内容会立即生效。

查看它做了什么

• 工作流的运行记录标签列出每次运行和测试。打开一个即可看到每一步及其结果：完成、无需操作（以及原因）、失败，或等待中（以及等到何时）。
• 在工作流页面，工作流最近做了什么显示所有工作流最近的运行。
• 某一步出错时（例如所有者无权创建项目），运行会停在这一步，工作流的所有者会收到通知，并且每小时最多收到一封邮件。

安全

• 工作流以所有者的权限运行。它永远不会做超出该人权限的事，它创建的评论和任务都以该人的名义。
• 工作流自己的更改永远不会再次触发它自己。其他工作流做出的更改，只有在触发器勾选了也响应其他工作流做出的更改时才会启动它，而且连续最多三个。
• 每个工作流每小时最多运行 100 次，整个组织每小时最多 300 次，避免出错时淹没任何人的收件箱。
• Webhook 只发送到公开的 https 地址，带签名，接收方没有响应时会重试。
• 开启、关闭、修改和删除工作流都会记录在活动日志中。

套餐

工作流从 Business 套餐起提供，与以前的自动化规则一样。在 Starter 和 Team 套餐中，工作流页面会说明如何升级，且不会运行任何工作流（由自动化规则转来的也不会）。免费试用期间，您可以按 Business 的限额使用。

| 套餐 | 已开启的工作流 | 每月运行次数 | |---|---|---| | Business | 50 | 20,000 | | Enterprise | 不限 | 不限 |

工作流页面顶部显示您的用量。测试不计入。当月的运行次数用完后，直到下个月都不会开始新的运行，并且会通知工作流的所有者。

您的自动化规则已移到这里

您以前在设置中创建的自动化规则已变成工作流，每条规则一个，名称相同。它们的行为与以前完全一样，开启或关闭的状态也保持不变，并标有来自自动化规则。现在您可以在画布上打开它们并添加更多步骤。