ورک فلوز: اپنے عمل خود بنائیں

ورک فلو ایک ایسا عمل ہے جو آپ خود بناتے ہیں: *جب* کچھ ہو، *اگر* کوئی بات درست ہو، ضرورت ہو تو *انتظار* کریں، *پھر* کام Kaam360 کو کرنے دیں۔ مثال: جب کوئی ڈیل جیتی جائے تو آن بورڈنگ پروجیکٹ بنائیں اور کِک آف ٹاسک پروجیکٹ مینیجر کو دیں۔ آپ اسے کینوس پر بناتے ہیں، نمونہ ریکارڈ سے آزماتے ہیں اور چالو کر دیتے ہیں۔ کسی کو کوڈ لکھنے کی ضرورت نہیں۔

ورک فلوز کھولیں

1. مینو میں انتظام کے نیچے ورک فلوز چنیں۔ (یہ سیٹنگز صفحے پر ایک کارڈ بھی ہے۔)
2. ورک فلو بنانے اور آزمانے کے لیے ورک فلوز بنائیں کا اختیار، اور چالو کرنے کے لیے ورک فلوز آن اور آف کریں کا اختیار چاہیے۔ ایڈمنسٹریٹرز کے پاس دونوں ہیں۔ دوسرے کرداروں کو یہ کردار اور اختیارات میں دیں۔

تیار ورک فلو سے شروع کریں

صفحے کے اوپر تیار ورک فلوز ہیں۔ کسی پر کلک کریں تو وہ استعمال کے لیے تیار کھل جاتا ہے:

• جیتی ڈیل ← آن بورڈنگ پروجیکٹ بنائیں: گاہک کے لیے پروجیکٹ بناتا ہے، کِک آف ٹاسک شامل کرتا ہے اور ڈیل کے مالک کو بتاتا ہے۔
• فوری ٹکٹ ← مینیجر کو اطلاع: جب کوئی سپورٹ ٹکٹ فوری ہو جائے تو مینیجر کو اطلاع اور ای میل ملتی ہے۔
• انوائس 7 دن سے واجب الادا ← گاہک کو ای میل اور ٹاسک بنائیں: گاہک کو دوستانہ یاد دہانی اور آپ کی ٹیم کے لیے فون کرنے کا ٹاسک۔
• نئی لیڈ ← تقسیم کریں اور فالو اپ شامل کریں: ہر نئی لیڈ باری باری اگلے شخص کو دیتا ہے اور کل کا فالو اپ ٹاسک شامل کرتا ہے۔
• کل مقررہ ٹاسک ← مالک کو یاد دلائیں: ٹاسک کی مقررہ تاریخ سے ایک دن پہلے یاد دہانی، اگر وہ پہلے سے مکمل نہ ہو۔
• شروع سے بنائیں: صرف ایک ٹرگر والا خالی کینوس۔

جو مراحل “کسی شخص” کا نام لیتے ہیں وہ آپ سے شروع ہوتے ہیں۔ ورک فلو چالو کرنے سے پہلے انہیں درست شخص پر بدل دیں۔

کینوس پر بنائیں

صفحے کے تین حصے ہیں: دائیں طرف وہ مراحل جو آپ شامل کر سکتے ہیں، درمیان میں خاکہ، اور بائیں طرف منتخب مرحلے کی سیٹنگز۔

1. پہلے کارڈ پر کلک کریں (اس پر کب لکھا ہے) اور چنیں کہ ورک فلو کس بات سے شروع ہو۔
2. ہر کارڈ کے نیچے ایک گول + ہے۔ اس پر کلک کر کے چنیں کہ آگے کیا ہو، یا دائیں طرف سے کوئی مرحلہ کینوس پر گھسیٹیں۔ دو کارڈ جوڑنے کے لیے ایک کارڈ کے + سے دوسرے کارڈ تک گھسیٹیں۔
3. کسی بھی کارڈ پر کلک کریں تاکہ بائیں طرف اسے سیٹ کر سکیں۔ {title}، {customer} اور {dueDate} جیسے الفاظ ہر ریکارڈ کے لیے بھر دیے جاتے ہیں: سب دیکھنے کے لیے الفاظ جو آپ استعمال کر سکتے ہیں کھولیں۔
4. تیر ہٹانے کے لیے اس پر ماؤس لے جائیں اور چھوٹا سرخ کراس دبائیں۔ مرحلہ ہٹانے کے لیے اسے منتخب کر کے یہ مرحلہ ہٹائیں دبائیں (یا Delete کی)۔
5. ترتیب کے لیے کارڈ گھسیٹیں، یا خاکہ ترتیب دیں دبائیں۔ ادھر ادھر دیکھنے کے لیے زوم کے بٹن یا سب کچھ دکھائیں استعمال کریں۔
6. محفوظ کریں دبائیں۔ اگر کچھ کمی ہو (ای میل کے لیے شخص، ٹاسک کے لیے پروجیکٹ)، تو پیلا خانہ بتاتا ہے کہ کیا، اور کارڈ پر انتباہ کا نشان آتا ہے۔

منتخب کارڈ کو تیر والی کیز سے بھی ہلا سکتے ہیں۔

ورک فلو کس بات سے شروع ہو سکتا ہے (کب)

• ریکارڈ بنایا یا بدلا جاتا ہے: ٹاسک، پروجیکٹ، لیڈ، ڈیل، گاہک، رابطہ، ٹکٹ، انوائس، خریداری کا آرڈر یا سپلائر بل۔ آپ “صرف تب جب یہ فیلڈ بدلے” کہہ سکتے ہیں (مثلاً ترجیح) اور صرف اگر کے نیچے شرطیں شامل کر سکتے ہیں (مثلاً: ترجیح فوری ہے)۔
• کچھ ہوتا ہے: ٹاسک مکمل ہو، ڈیل جیتی یا ہاری جائے، معاہدے پر دستخط ہوں، انوائس بھیجی یا ادا ہو، پروجیکٹ کی ادائیگی اگلے مرحلے میں جائے، خرچ جمع ہو، یا ٹکٹ حل ہو۔
• کوئی تاریخ آ جاتی ہے: ریکارڈ کی کوئی تاریخ، یا اس سے کچھ دن پہلے یا بعد، مثلاً ٹاسک کی مقررہ تاریخ سے 2 دن پہلے یا انوائس کی مقررہ تاریخ کے 7 دن بعد۔ Kaam360 دن کے وقت ہر گھنٹے تاریخیں دیکھتا ہے۔ اگر ایک ہی ریکارڈ پر کبھی دو بار عمل نہ ہو تو ہر ریکارڈ کے لیے صرف ایک بار، چاہے تاریخ بدل جائے پر نشان لگائیں۔
• فارم جمع کرایا جاتا ہے: آپ کا کوئی ٹاسک درخواست فارم یا سائن اپ فارم (یا ان میں سے کوئی بھی)۔
• منظوری کا فیصلہ ہوتا ہے: خرچ، چھٹی، خریداری کا آرڈر، کسی ورک فلو کی اپنی منظوری اور دوسری اقسام، منظور یا مسترد۔
• شیڈول پر: ہر روز، ہر کام کے دن، ہر ہفتے یا ہر مہینے، آپ کے چنے ہوئے وقت پر (آپ کی تنظیم کے ٹائم زون میں)۔

جانچیں، انتظار کریں اور عمل کریں

• اگر / ورنہ ریکارڈ کے مطابق الگ راستہ لیتا ہے۔ جتنی شاخیں چاہیں شامل کریں، ہر ایک کی اپنی شرطیں ہوں؛ پہلی ملنے والی شاخ لی جاتی ہے، اور کوئی نہ ملے تو ورنہ۔
• انتظار منٹوں، گھنٹوں، دنوں یا ہفتوں کے لیے رکتا ہے۔ فیلڈ بدلنے تک انتظار مثلاً اسٹیٹس بدلنے تک انتظار کرتا ہے، لیکن زیادہ سے زیادہ ایک مقررہ وقت تک: پھر رن بدل گیا یا وقت ختم کے راستے آگے بڑھتا ہے۔ انتظار والے رنز محفوظ رہتے ہیں، اس لیے سرور دوبارہ شروع ہونے کے بعد بھی چلتے رہتے ہیں۔
• اعمال یہ ہیں: ای میل بھیجیں (ٹیم ممبر، ریکارڈ کے مالک یا گاہک کو: گاہکوں کو یہ آپ کی کمپنی کے ڈیزائن میں ملتی ہے)، اطلاع بھیجیں، ٹاسک بنائیں (کسی پروجیکٹ میں، یا لیڈ، گاہک یا ڈیل سے جڑا سیلز فالو اپ)، ریکارڈ بنائیں (پروجیکٹ، چاہیں تو پلان ٹیمپلیٹ سے، گاہک یا لیڈ)، فیلڈ اپ ڈیٹ کریں، تفویض کریں (کسی شخص کو، یا کئی لوگوں کو باری باری)، منظوری طلب کریں (آپ کے منظوری کے اصولوں سے)، ویب ہُک کال کریں (جو آپ نے انضمام میں بنایا ہو)، ٹیگ شامل کریں (ٹاسک یا پروجیکٹ پر) اور تبصرہ شامل کریں (ٹاسک پر)۔ آغاز کی پلے بک شروع کریں ریکارڈ کے گاہک کے لیے آغاز کی پلے بک شروع کرتا ہے (دیکھیں نئے گاہکوں کا آغاز پلے بکس سے کریں)۔

پہلے آزمائیں، پھر چالو کریں

1. ٹیسٹ دبائیں، نمونہ ریکارڈ چنیں اور ٹیسٹ چلائیں دبائیں۔ Kaam360 اس ریکارڈ کے ساتھ ورک فلو چلا کر دکھاتا ہے کہ ہر مرحلہ کیا *کرے گا*، مثلاً “ثنا خان کو ای میل کرے گا”۔ کچھ نہیں بدلتا اور کسی کو ای میل نہیں جاتی۔
2. اگر ہر مرحلہ کام کرے گا تو چالو کریں دبائیں۔ ورک فلو صرف تب چالو ہو سکتا ہے جب اس کا تازہ ترین ورژن آزمایا جا چکا ہو۔
3. چالو ورک فلو اس کے بعد ہونے والی باتوں پر ردعمل دیتا ہے۔ چالو ورک فلو کو صرف وہی لوگ بدل سکتے ہیں جن کے پاس ورک فلوز آن اور آف کریں ہو: جو وہ محفوظ کریں وہ فوراً لاگو ہوتا ہے۔

دیکھیں اس نے کیا کیا

• ورک فلو کا رنز کی تاریخ ٹیب ہر رن اور ٹیسٹ دکھاتا ہے۔ کوئی کھولیں تو ہر مرحلہ اپنے نتیجے کے ساتھ نظر آتا ہے: مکمل، کرنے کو کچھ نہیں (اور کیوں)، ناکام، یا انتظار میں (اور کب تک)۔
• ورک فلوز صفحے پر ورک فلوز نے حال ہی میں کیا کیا سب ورک فلوز کے تازہ رنز دکھاتا ہے۔
• جب کوئی مرحلہ ناکام ہو (مثلاً مالک کو پروجیکٹ بنانے کی اجازت نہ ہو)، تو رن اسی مرحلے پر رک جاتا ہے اور ورک فلو کے مالک کو اطلاع، اور زیادہ سے زیادہ گھنٹے میں ایک بار ای میل، ملتی ہے۔

حفاظت

• ورک فلو اپنے مالک کے اختیارات سے کام کرتا ہے۔ یہ کبھی اس شخص سے زیادہ نہیں کر سکتا، اور جو تبصرے اور ٹاسکس یہ بناتا ہے وہ اسی کے نام سے ہوتے ہیں۔
• کوئی ورک فلو اپنی تبدیلیوں سے کبھی خود کو دوبارہ شروع نہیں کرتا۔ ورک فلوز کی تبدیلیاں دوسرے ورک فلوز کو صرف تب شروع کرتی ہیں جب ان کے ٹرگر پر دوسرے ورک فلوز کی تبدیلیوں پر بھی ردعمل دیں لگا ہو، اور کبھی تین سے زیادہ لگاتار نہیں۔
• ایک ورک فلو کے لیے گھنٹے میں زیادہ سے زیادہ 100 رنز، اور پوری تنظیم کے لیے 300، تاکہ کوئی غلطی کسی کا ان باکس نہ بھر دے۔
• ویب ہُکس صرف عوامی https پتوں پر جاتے ہیں، دستخط شدہ ہوتے ہیں، اور جواب نہ ملنے پر دوبارہ کوشش ہوتی ہے۔
• ورک فلو چالو کرنا، بند کرنا، بدلنا اور حذف کرنا سرگرمی کا لاگ میں لکھا جاتا ہے۔

پلانز

ورک فلوز Business پلان اور اس سے اوپر میں شامل ہیں، جیسے پہلے آٹومیشن اصول تھے۔ Starter اور Team پلانز پر ورک فلوز صفحہ بتاتا ہے کہ پلان کیسے بدلیں، اور کوئی ورک فلو نہیں چلتا (وہ بھی نہیں جو آٹومیشن اصولوں سے بنے)۔ مفت آزمائش کے دوران آپ انہیں Business کی حدوں کے ساتھ استعمال کر سکتے ہیں۔

| پلان | چالو ورک فلوز | ماہانہ رنز | |---|---|---| | Business | 50 | 20,000 | | Enterprise | کوئی حد نہیں | کوئی حد نہیں |

ورک فلوز صفحے کے اوپر دکھایا جاتا ہے کہ آپ کتنا استعمال کر رہے ہیں۔ ٹیسٹ شمار نہیں ہوتے۔ جب مہینے کے رنز ختم ہو جائیں تو اگلے مہینے تک نئے رنز شروع نہیں ہوتے، اور ورک فلوز کے مالکان کو بتا دیا جاتا ہے۔

آپ کے آٹومیشن اصول اب یہاں ہیں

جو آٹومیشن اصول آپ نے پہلے سیٹنگز میں بنائے تھے وہ ورک فلوز بن گئے ہیں، ہر اصول کا ایک، اسی نام سے۔ یہ بالکل وہی کرتے ہیں جو پہلے کرتے تھے، پہلے کی طرح چالو یا بند ہیں، اور ان پر آٹومیشن اصول سے لکھا ہوتا ہے۔ اب آپ انہیں کینوس پر کھول کر مزید مراحل شامل کر سکتے ہیں۔