Slack، Teams اور ای میل سے درخواستیں

لوگ اکثر چیٹ یا ای میل میں کچھ مانگتے ہیں۔ درخواستوں کے ساتھ کوئی بھی ایسے پیغام کو Kaam360 کے کام میں بدل سکتا ہے، ان لوگوں سمیت جن کا Kaam360 اکاؤنٹ نہیں۔ بات چیت ہم آہنگ رہتی ہے: جو آپ مانگنے والے (درخواست گزار) کو بھیجتے ہیں وہ اس کے Slack یا Teams تھریڈ میں دکھائی دیتا ہے یا ای میل سے پہنچتا ہے، اس کے جوابات تبصروں کی صورت میں واپس آتے ہیں، اور کام مکمل ہونے پر اسے بتایا جاتا ہے۔

کون اسے ترتیب دے سکتا ہے: ایڈمنسٹریٹر (جس کے بھی کردار میں انٹیگریشنز کا انتظام ہو)۔ یہ Business پیکج کا حصہ ہے اور جب تک آپ آن نہ کریں بند رہتا ہے۔ پہلے Slack یا Teams جڑا ہونا چاہیے، دیکھیں Slack اور Microsoft Teams۔

1. اسے آن کریں

1. سیٹنگز دبائیں، پھر Slack اور Teams۔
2. حصہ Slack، Teams اور ای میل سے درخواستیں تلاش کریں۔
3. اپنی مرضی سے Slack سے درخواستیں، Microsoft Teams سے درخواستیں اور ای میل کے ذریعے درخواستیں پر نشان لگائیں۔
4. درخواستیں یہاں جاتی ہیں کے نیچے پروجیکٹ چنیں۔ جس چینل کا اپنا پروجیکٹ ہو (اس چینل میں لکھے کام اس پروجیکٹ میں جائیں) وہ وہی استعمال کرتا ہے۔ جب پروجیکٹ ٹرائیج استعمال کرتا ہے تو نئی درخواستیں وہاں انتظار کرتی ہیں جب تک کوئی انہیں قبول نہ کرے۔
5. Slack ایموجی جو درخواست بناتا ہے کے نیچے ایموجی کا نام بغیر کولن کے لکھیں، مثلاً ticket۔
6. Slack اور Teams میں کون درخواستیں کر سکتا ہے کے نیچے ورک اسپیس میں کوئی بھی یا صرف وہ لوگ جنہوں نے اپنا Kaam360 اکاؤنٹ جوڑا ہے چنیں۔
7. ای میل کے لیے درخواستوں کے لیے ای میل پتہ چنیں: کسی پروجیکٹ کا ای میل سے کام پتہ۔ اس پتے کو ہر کسی سے ای میل لینے پر رکھیں تاکہ آپ کی ٹیم سے باہر کے لوگ بھی لکھ سکیں۔
8. محفوظ کریں دبائیں۔ تبدیلی سرگرمی لاگ میں درج ہو جاتی ہے۔

2. Slack میں درخواست کریں

• کسی بھی پیغام پر تین نقطوں والا مینو کھولیں اور Create Kaam360 task چنیں۔
• یا کسی پیغام پر منتخب ایموجی سے ردعمل دیں (مثلاً :ticket:)۔ یہ ان چینلز میں کام کرتا ہے جو آپ نے چینل شامل کریں سے شامل کیے ہیں۔
• یا ایپ کا الفاظ کے ساتھ ذکر کریں: @Kaam360 دوسری منزل کا پرنٹر پھنس گیا ہے۔

پہلی سطر کام کا نام بنتی ہے۔ پیغام، کس نے مانگا، پیغام کا واپسی لنک اور اس کی فائلوں کے لنکس تفصیل میں جاتے ہیں۔ تھریڈ کو درخواست کے حوالے (مثلاً R-12) کے ساتھ ایک مختصر پیغام ملتا ہے۔ ایک ہی پیغام کبھی دو کام نہیں بناتا۔

3. Microsoft Teams میں درخواست کریں

• کسی بھی پیغام پر مزید اقدامات (تین نقطے) کھولیں اور Create Kaam360 task چنیں۔ آپ ٹیم کے لیے نوٹ شامل کر سکتے ہیں۔
• یا کسی چینل میں لکھیں: @Kaam360 اور جو آپ کو چاہیے۔

4. ای میل سے درخواست کریں

درخواست کے پتے پر ای میل بھیجیں۔ موضوع کام کا نام بنتا ہے۔ بھیجنے والے کو حوالے کے ساتھ تصدیق ملتی ہے، اور وہ مزید کچھ شامل کرنے کے لیے اس کا جواب دے سکتا ہے۔

5. درخواست گزار کو جواب دیں

1. کام کھولیں۔ دائیں طرف درخواست گزار کا خانہ دکھاتا ہے کہ کس نے اور کہاں مانگا۔
2. اپنا تبصرہ لکھیں اور تبصرہ دبانے سے پہلے درخواست گزار کو بھیجیں پر نشان لگائیں۔ یا پہلے سے لکھے تبصرے کے نیچے درخواست گزار کو بھیجیں دبائیں۔
3. تبصرہ اس کے Slack یا Teams تھریڈ میں یا ای میل سے جاتا ہے۔ اس پر درخواست گزار کو بھیجا گیا لکھا آتا ہے۔

جو تبصرے آپ نہیں بھیجتے وہ Kaam360 کے اندر رہتے ہیں: درخواست گزار کبھی اندرونی تبصرے نہیں دیکھتا۔ تھریڈ میں یا ای میل سے اس کے جوابات اس کے نام کے ساتھ درخواست گزار کی طرف سے کے نشان والے تبصروں کی صورت میں آتے ہیں۔ جب کام مکمل ہو (یا دوبارہ کھولا جائے) تو درخواست گزار کو بتایا جاتا ہے۔ جب ٹیم ٹرائیج میں کوئی درخواست رد کرتی ہے تو اسے بھی وجہ کے ساتھ پتہ چلتا ہے۔

رازداری

بغیر اکاؤنٹ کا درخواست گزار صرف اپنا تھریڈ دیکھتا ہے: وہ تبصرے جو آپ اسے بھیجتے ہیں اور یہ کہ کام کب مکمل ہوا۔ وہ Kaam360 میں تلاش نہیں کر سکتا اور کچھ اور نہیں دیکھ سکتا۔ ہر پیغام ایک بار بھیجا جاتا ہے، چاہے Slack یا Teams کچھ دو بار پہنچائے، اور Kaam360 اپنے پیغامات کو کبھی جواب کے طور پر واپس نہیں پڑھتا۔

اس شخص کے لیے جو Slack یا Teams سنبھالتا ہے

درخواستوں کو Slack میں چند اضافی اجازتیں درکار ہیں (ان چینلز کے پیغامات پڑھنا جن میں ایپ ہے، ردعمل اور ذکر)۔ اگر Slack دوبارہ جوڑنا ضروری ہے دکھائے تو دوبارہ جوڑیں دبائیں۔ Teams میں ایپ ڈاؤن لوڈ کریں سے ایپ دوبارہ ڈاؤن لوڈ کریں اور نئی فائل اپ لوڈ کریں۔ ایپ چینل میں ہونی چاہیے: Slack میں /invite @Kaam360 لکھیں۔