پروجیکٹ اسسٹنٹ استعمال کریں: اپ ڈیٹ کا مسودہ، پروجیکٹس کے بارے میں سوال، نوٹس سے کام

پروجیکٹ اسسٹنٹ پروجیکٹ مینیجرز کی روزمرہ کام میں مدد کرتا ہے: یہ پروجیکٹ میں واقعی جو ہوا اس سے اپ ڈیٹ کا مسودہ بناتا ہے، آپ کے پروجیکٹس کے بارے میں سوالوں کے جواب دیتا ہے، نوٹس کو کاموں میں بدلتا ہے اور آپ کو مختصر ہفتہ وار بریفنگ بھیجتا ہے۔ یہ صرف وہی پروجیکٹس اور کام استعمال کرتا ہے جو آپ دیکھ سکتے ہیں، اور آپ کی تصدیق کے بغیر کچھ پوسٹ، تخلیق یا روانہ نہیں کرتا۔

سب کچھ AI اسسٹنٹ کے بغیر بھی کام کرتا ہے: تب آپ کو انہی ڈیٹا سے بنا سادہ اور حقائق پر مبنی ورژن ملتا ہے۔ جب کوئی ایڈمنسٹریٹر AI اسسٹنٹ آن کرتا ہے (دیکھیں AI اسسٹنٹ سے پوچھیں)، تو AI مسودے لکھتا ہے اور آپ اپنے الفاظ میں اپنے پروجیکٹس کے بارے میں اس سے چیٹ کر سکتے ہیں۔

پروجیکٹ اپ ڈیٹ کا مسودہ

1. پروجیکٹ اور اس کا تازہ ترین ٹیب کھولیں اور اپ ڈیٹ لکھیں دبائیں۔
2. AI سے مسودہ دبائیں (یا AI اسسٹنٹ بند ہو تو پروجیکٹ کے کام سے مسودہ)۔
3. فارم بھر جاتا ہے: تجویز کردہ حالت، کیا ہوا (پچھلی اپ ڈیٹ سے اب تک مکمل اور شروع ہونے والے کام)، آگے کیا ہے (اگلے دو ہفتوں کا کام اور سنگِ میل) اور رکاوٹیں (تاخیر والے کام، نامکمل کام کے منتظر کام، تاخیر والے سنگِ میل اور سنگین مسائل)۔
4. یہ حالت کیوں: تجویز کردہ حالت کے پیچھے اشارے بتاتا ہے، جیسے تاخیر والے کام یا تاخیر والا سنگِ میل۔ جو لوگ پروجیکٹ کی لاگت دیکھ سکتے ہیں وہ یہ بھی دیکھتے ہیں کہ بجٹ سے تجاوز کی توقع ہے یا نہیں۔
5. مسودہ پڑھیں، جو چاہیں بدلیں اور اپ ڈیٹ شائع کریں دبائیں۔ اس سے پہلے کچھ پوسٹ نہیں ہوتا۔

صرف وہی لوگ مسودہ بنا سکتے ہیں جو پروجیکٹ کی اپ ڈیٹس لکھ سکتے ہیں (اس کا مینیجر، یا جو پروجیکٹس میں ترمیم کر سکتے ہیں)۔

اپنے پروجیکٹس کے بارے میں پوچھیں

1. بائیں مینو میں مدد کے نیچے اسسٹنٹ سے پوچھیں دبائیں اور چیٹ ٹیب پر رہیں۔ یا اوپر کی بار میں پوچھیں دبائیں۔
2. کون سے پروجیکٹس خطرے میں ہیں؟ جیسی کوئی تجویز دبائیں، یا اپنا سوال لکھیں، مثلاً "ویب سائٹ پروجیکٹ میں اس ہفتے کیا تاخیر کا شکار ہے؟"۔
3. جواب ان پروجیکٹس اور کاموں کے لنک دیتا ہے جن کا ذکر ہے، ان کی صحت، آخری تاریخوں اور ذمہ داروں کے ساتھ۔ یہ آپ کی تصدیق کے لیے کوئی کام یا اس ہفتے کی اپ ڈیٹ بھی تیار کر سکتا ہے۔

جب AI اسسٹنٹ بند ہو تو چیٹ ٹیب اس کی بجائے کون سے پروجیکٹس خطرے میں ہیں؟، کیا تاخیر کا شکار ہے؟، اس ہفتے کیا واجب الادا ہے؟ اور کیا رکا ہوا ہے؟ پیش کرتا ہے: میرے تمام پروجیکٹس یا کوئی ایک پروجیکٹ چنیں اور کوئی سوال دبائیں۔ جواب پروجیکٹس یا کاموں کی فہرست دیتا ہے، ہر ایک کے لنک، صحت یا آخری تاریخ، ذمہ دار اور رکے ہوئے کام کے لیے یہ کہ وہ کس کا انتظار کر رہا ہے۔

نوٹس کو کاموں میں بدلیں

1. اسسٹنٹ سے پوچھیں اور نوٹس سے کام ٹیب کھولیں۔
2. پروجیکٹ چنیں اور اپنے نوٹس چسپاں کریں، ہر سطر میں ایک کام۔
3. کام تجویز کریں دبائیں۔ ہر تجویز کردہ کام کا عنوان، فرد، آخری تاریخ اور فہرست ہوتی ہے۔ AI اسسٹنٹ کے بغیر ہر سطر ایک کام بنتی ہے: سطر میں نام فرد تجویز کرتا ہے، اور "tomorrow" یا "by Friday" جیسے الفاظ تاریخ۔
4. جو کام نہیں چاہیے ان کا نشان ہٹائیں اور جو چاہیں بدلیں۔
5. کام بنانے والا بٹن دبائیں۔ تب ہی کام بنتے ہیں، آپ کے اپنے اختیارات کے ساتھ۔

آپ کو کام بنانے کا اختیار درکار ہے۔ کسی اور کو کام دینے کے لیے کام دوسروں کو سونپیں کا اختیار چاہیے، اور صرف پروجیکٹ کے لوگ چنے جا سکتے ہیں۔ اس طرح بنے کام آڈٹ لاگ میں درج ہوتے ہیں۔

ہفتہ وار بریفنگ پائیں

1. اسسٹنٹ سے پوچھیں اور بریفنگ ٹیب کھولیں۔
2. مجھے ہفتہ وار بریفنگ بھیجیں پر نشان لگائیں اور دن چنیں۔
3. اگر ای میل بھی چاہیے تو مجھے ای میل بھی کریں (یہ ہمیشہ گھنٹی میں ہوتی ہے) پر نشان لگائیں۔ نشان نہ لگائیں تو ای میل نہیں آتی۔
4. محفوظ کریں دبائیں۔ آج یہ کیا بتائے گی دیکھنے کے لیے میری بریفنگ ابھی دکھائیں دبائیں۔

اس دن صبح آٹھ بجے سے بریفنگ آپ کی اطلاعاتی گھنٹی میں رکھی جاتی ہے: خطرے میں پروجیکٹس، تاخیر والے کام اور اس ہفتے واجب الادا کام، لنکس کے ساتھ۔ یہ اس دن صرف ایک بار جاتی ہے، چاہے Kaam360 ایک سے زیادہ سرورز پر چل رہا ہو۔ ای میل روکنے کے لیے ای میل کے نیچے روکنے کا لنک استعمال کریں؛ بریفنگ گھنٹی میں رہتی ہے۔

جاننے کی باتیں

• اسسٹنٹ صرف وہی پروجیکٹس استعمال کرتا ہے جو آپ دیکھ سکتے ہیں: آپ کے اپنے، جن کے آپ رکن ہیں، عوامی اور شیئر کیے گئے، یا اگر آپ سب دیکھ سکتے ہیں تو تمام پروجیکٹس۔
• جب AI اسسٹنٹ چالو ہو تو ضروری حقائق (کاموں کے عنوان، تاریخیں، ذمہ دار اور حالت) متن لکھنے کے لیے ایک AI سروس (Anthropic) کو بھیجے جاتے ہیں۔ استعمال سے پہلے متن جانچ لیں۔
• تجویز کردہ حالت وہی اصول اپناتی ہے جو ڈیش بورڈ اور پورٹ فولیو اپناتے ہیں۔