رازداری کی درخواستیں: کسی شخص کو اس کا ڈیٹا دیں یا اسے مٹائیں (GDPR)

GDPR جیسے رازداری کے قوانین لوگوں کو ان معلومات پر حقوق دیتے ہیں جو آپ کا ادارہ ان کے بارے میں رکھتا ہے: کاپی لینا، اسے درست کروانا یا مٹوانا۔ جواب کے لیے آپ کے پاس ایک مہینہ ہے۔ رازداری کی درخواستیں چند کلکس میں یہ کرنے میں مدد کرتی ہیں۔

کون استعمال کر سکتا ہے: ایڈمنسٹریٹرز، اور ہر وہ شخص جس کے رول میں رازداری کی درخواستیں سنبھالیں کا حق ہو (دیکھیں اپنے رول بنائیں)۔

رازداری کی درخواستیں کھولیں

1. سیٹنگز دبائیں۔
2. کارڈ رازداری کی درخواستیں دبائیں (یا ڈیٹا اور رازداری کھول کر رازداری کی درخواستیں کھولیں دبائیں)۔

درخواست درج کریں

1. ٹیب درخواستیں دبائیں، پھر درخواست درج کریں۔
2. کیا مانگا گیا میں چنیں: اپنے ڈیٹا کی کاپی، اپنا ڈیٹا مٹانا، اپنا ڈیٹا درست کرنا، اپنے ڈیٹا کا استعمال روکنا، استعمال محدود کرنا، یا اپنا ڈیٹا کہیں اور منتقل کرنا۔
3. شخص کا نام اور شخص کا ای میل لکھیں، درخواست کیسے موصول ہوئی اور کس دن۔ جواب کی آخری تاریخ خود 30 دن بعد کی بھر جاتی ہے۔
4. محفوظ کریں دبائیں۔

آخری تاریخ سے گزری درخواستیں سرخ دکھتی ہیں، اور سیٹنگز میں کارڈ رازداری کی درخواستیں بتاتا ہے کہ کتنی تاخیر میں ہیں۔

شخص کو ہر جگہ ڈھونڈیں

1. ٹیب شخص ڈھونڈیں دبائیں۔
2. اس کا ای میل ایڈریس، فون نمبر یا نام لکھیں اور تلاش کریں دبائیں۔ اپنے کام کو کسی درخواست سے جوڑنے کے لیے پہلے اسے سرچ باکس کے ساتھ والی فہرست سے چنیں (یا درخواست کی قطار میں سرچ کا بٹن دبائیں)۔
3. آپ کو ہر وہ جگہ دکھے گی جہاں یہ شخص موجود ہے: ٹیم ممبرز، CRM رابطے، سیلز لیڈز اور ان کے ساتھ آپ کی ٹیم کا درج کیا گیا کام، گاہک، سپورٹ ٹکٹ، پورٹل کے گاہک صارفین، کوٹیشن کے جوابات، اطمینان کے سروے، ای دستخط، مارکیٹنگ سبسکرائبرز، مہم کے نتائج، سروے کے جوابات، رضامندی کی تاریخ اور میٹنگ منٹس میں درج مہمان۔ ری سائیکل بن میں موجود ریکارڈ بھی ملتے ہیں۔

اسے اس کے ڈیٹا کی کاپی دیں

1. شامل کرنے والے ریکارڈ منتخب کریں (تمام درست مماثلتیں پہلے سے منتخب ہیں)۔
2. ان کا ڈیٹا ڈاؤن لوڈ کریں دبائیں۔ آپ کو ایک ZIP فائل ملتی ہے جس میں پڑھنے کا صفحہ (person.html) اور مشینوں کے لیے وہی معلومات (person.json) ہیں۔
3. اس شخص کو بھیجنے سے پہلے فائل جانچ لیں: سپورٹ ٹکٹوں پر ٹیم کے نجی نوٹس شامل اور نشان زد ہیں، اور ان میں دوسرے لوگوں کا ذکر ہو سکتا ہے۔

اس کا ڈیٹا مٹائیں

1. مٹانے والے ریکارڈ منتخب کریں۔
2. مٹائیں… دبائیں۔ پڑھیں کہ ہر قسم کے ریکارڈ کے ساتھ کیا ہوگا:- ہمیشہ کے لیے ہٹایا گیا: مکمل طور پر ہٹ جاتا ہے، ری سائیکل بن سے بھی (مثلاً مارکیٹنگ سبسکرائبر، سائن اپ، سروے کا جواب، کسی لیڈ کے نوٹس اور سرگرمیاں)۔- تفصیلات ہٹائی گئیں: ریکارڈ رہتا ہے مگر شخص کا نام، ای میل، فون اور دوسری تفصیلات ہٹ جاتی ہیں اور اس پر "Erased person" دکھتا ہے (مثلاً CRM رابطہ، سیلز لیڈ، ٹکٹ کا درخواست دہندہ، گاہک صارف)۔- رکھا گیا: جیسا ہے ویسا رہتا ہے، دکھائی گئی وجہ سے (مثلاً دستخط شدہ دستاویز جو قانونی ثبوت ہے، یا ٹیم ممبر جو ابھی فعال ہے)۔
3. بالکل وہی لکھیں جو آپ نے تلاش کیا تھا، پھر ہمیشہ کے لیے مٹائیں دبائیں۔

کسی ٹیم ممبر کو مٹانے کے لیے پہلے اسے صارفین میں بند کریں۔ ٹیم ممبر کو صرف ایڈمنسٹریٹر مٹا سکتا ہے۔ اس کے کام، تبصرے اور وقت "Former team member" کے نام سے رہتے ہیں۔ کمپیوٹر کی سرگرمی اور اسکرین شاٹس حذف ہو جاتے ہیں، اور اس کی چھٹیوں پر لکھی وجوہات ہٹا دی جاتی ہیں۔ اس کے ڈیٹا کی ڈاؤن لوڈ میں اس کے کمپیوٹر، روزانہ سرگرمی کے مجموعے، اسکرین شاٹس کی فہرست اور چھٹیاں شامل ہوتی ہیں۔

ہر ڈاؤن لوڈ اور ہر مٹانا سرگرمی کا لاگ میں لکھا جاتا ہے (قسم رازداری کی درخواستیں)، شخص کی تفصیلات کے بغیر۔ اگر تلاش کسی درخواست سے جڑی تھی تو درخواست میں درج ہو جاتا ہے کہ کیا کیا گیا، اور مٹانے کی درخواست مکمل ہو جاتی ہے۔

رابطہ نہ کرنے کی فہرست

جب آپ کسی شخص کو مٹاتے ہیں تو اس کے ای میل ایڈریس اور فون نمبر آپ کی تنظیم کی رابطہ نہ کرنے کی فہرست میں چلے جاتے ہیں، تاکہ غلطی سے انہیں دوبارہ شامل یا پیغام نہ کیا جائے۔ پھر Kaam360 انہیں ہر جگہ چھوڑ دیتا ہے:

• انہیں لیڈ، CRM رابطہ یا مارکیٹنگ رابطہ بنانا رد ہو جاتا ہے، اور پیغام وجہ بتاتا ہے۔
• امپورٹس (اسپریڈ شیٹس، دوسرے ٹولز، مارکیٹنگ رابطے) ان کی قطار چھوڑ دیتے ہیں اور وجہ بتاتے ہیں۔
• سائن اپ فارمز اور ویب ٹو لیڈ فارمز معمول کے مطابق جواب دیتے ہیں، مگر کچھ محفوظ نہیں ہوتا۔
• ٹیکسٹ میسجز (ایس ایم ایس اور واٹس ایپ)، سیلز سیکوئنسز اور ٹیکسٹ کے ذریعے بکنگ یاد دہانیاں انہیں چھوڑ دیتی ہیں۔

فہرست ہر ایڈریس کا صرف ایک فنگر پرنٹ رکھتی ہے (آپ کی تنظیم کے اپنے خفیہ کوڈ کے ساتھ SHA-256)، ایڈریس خود کبھی نہیں، اس لیے کوئی اسے پڑھ یا ڈاؤن لوڈ نہیں کر سکتا۔

کسی شخص کو جانچنے یا فہرست سے نکالنے کے لیے (مثلاً اس نے دوبارہ سائن اپ کیا):

1. رازداری کی درخواستیں کھولیں اور ٹیب رابطہ نہ کرنے کی فہرست دبائیں۔ یہ بتاتا ہے کہ اس میں کتنے ای میل ایڈریس اور فون نمبر ہیں۔
2. ایک ای میل ایڈریس یا فون نمبر لکھیں اور فہرست جانچیں دبائیں۔
3. نکالنے کے لیے لکھیں کہ اس شخص نے دوبارہ رابطے کی اجازت کیسے دی، اور فہرست سے نکالیں دبائیں۔ یہ صرف ایڈمنسٹریٹر کر سکتا ہے۔ یہ آپ کی وجہ کے ساتھ سرگرمی کا لاگ میں لکھا جاتا ہے، مگر ایڈریس کے بغیر۔

مارکیٹنگ ای میلز کے لیے رضامندی

ہر مارکیٹنگ سبسکرائبر کے صفحے (مارکیٹنگ > رابطے) پر رضامندی کی تاریخ دکھتی ہے: اس نے کب اور کیسے رضامندی دی (سائن اپ فارم اور اس کے الفاظ، ٹیم نے شامل کیا، درآمد، CRM سے)، کب اپنا پتہ تصدیق کیا، موضوعات بدلے یا ان سبسکرائب کیا۔ اس کا ڈیٹا ڈاؤن لوڈ کرتے وقت یہ تاریخ شامل ہوتی ہے۔ سائن اپ فارم، بشمول وہ جو سیلز میں لیڈ بھی بناتے ہیں، ہمیشہ پہلے اس شخص سے رضامندی مانگتے ہیں۔

ڈیٹا پروسیسنگ معاہدہ اور ذیلی پروسیسرز

Kaam360 آپ کی طرف سے آپ کی معلومات سنبھالتا ہے۔ یہ کیسے ہوتا ہے، اس کا معاہدہ ڈیٹا پروسیسنگ کے صفحے پر ہے، اور جو کمپنیاں Kaam360 چلانے میں ہماری مدد کرتی ہیں وہ ذیلی پروسیسرز کے صفحے پر ہیں۔

1. سیٹنگز > ڈیٹا اور رازداری کھولیں۔
2. ڈیٹا پروسیسنگ معاہدہ کے نیچے معاہدہ پڑھیں دبائیں۔
3. نشان لگائیں کہ آپ نے اسے پڑھ لیا ہے اور اپنے ادارے کی طرف سے قبول کرتے ہیں، پھر معاہدہ قبول کریں دبائیں۔ یہ صرف ایڈمنسٹریٹر کر سکتا ہے۔
4. دستخط شدہ کاپی پرنٹ یا محفوظ کریں دبائیں تاکہ اسے پرنٹ کریں، یا اپنے براؤزر کی پرنٹ ونڈو سے PDF کے طور پر محفوظ کریں۔

جب معاہدہ بدلتا ہے تو صفحہ آپ سے نیا ورژن قبول کرنے کو کہتا ہے۔

اگر کچھ غلط ہو

• آپ کو رازداری کی درخواستیں نظر نہیں آتیں: آپ کے رول میں رازداری کی درخواستیں سنبھالیں کا حق نہیں۔ ایڈمنسٹریٹر سے کہیں۔
• کچھ نہیں ملتا: ہجے جانچیں، یا نام کے بجائے ای میل ایڈریس آزمائیں۔
• ہمیشہ کے لیے مٹائیں سرمئی رہتا ہے: تصدیق کے خانے میں بالکل وہی لکھیں جو آپ نے تلاش کیا تھا۔