Demandes de confidentialité : remettre à une personne ses données, ou les effacer (RGPD)

Les lois sur la protection des données comme le RGPD donnent aux personnes des droits sur les informations que votre organisation conserve à leur sujet : en obtenir une copie, les faire corriger, ou les faire effacer. Vous avez un mois pour répondre. Demandes de confidentialité vous aide à le faire en quelques clics.

Qui peut l'utiliser : les administrateurs, et toute personne dont le rôle a le droit Traiter les demandes de confidentialité (voir Créer vos propres rôles).

Ouvrir Demandes de confidentialité

1. Appuyez sur Paramètres.
2. Appuyez sur la carte Demandes de confidentialité (ou ouvrez Données et confidentialité et appuyez sur Ouvrir Demandes de confidentialité).

Enregistrer la demande

1. Appuyez sur l'onglet Demandes, puis sur Enregistrer une demande.
2. Choisissez Ce qu'elle a demandé : une copie de ses données, l'effacement de ses données, la correction de ses données, l'arrêt de l'utilisation de ses données, la limitation de leur utilisation, ou leur transfert ailleurs.
3. Saisissez le Nom de la personne et l'E-mail de la personne, le canal d'arrivée, et le jour d'arrivée. Réponse attendue avant le est rempli à 30 jours plus tard.
4. Appuyez sur Enregistrer.

Les demandes dont l'échéance est dépassée s'affichent en rouge, et la carte Demandes de confidentialité dans Paramètres indique combien sont en retard.

Retrouver la personne partout

1. Appuyez sur l'onglet Trouver une personne.
2. Saisissez son adresse e-mail, son numéro de téléphone ou son nom, et appuyez sur Trouver. Pour relier ce que vous faites à une demande, choisissez-la d'abord dans la liste à côté de la zone de recherche (ou appuyez sur le bouton de recherche de la ligne de la demande).
3. Vous voyez chaque endroit où apparaît la personne : membres de l'équipe, contacts CRM, prospects commerciaux et ce que votre équipe a consigné à leur sujet, clients, tickets de support, utilisateurs clients du portail, réponses aux devis, enquêtes de satisfaction, signatures électroniques, abonnés marketing, résultats de campagne, réponses aux enquêtes, historique des consentements et invités mentionnés dans les comptes rendus de réunion. Les enregistrements qui attendent dans la corbeille sont aussi trouvés.

Lui remettre une copie de ses données

1. Cochez les enregistrements à inclure (toutes les correspondances exactes sont cochées pour vous).
2. Appuyez sur Télécharger ses données. Vous obtenez un fichier ZIP contenant une page à lire (person.html) et les mêmes informations pour les machines (person.json).
3. Vérifiez le fichier avant de l'envoyer à la personne : les notes privées de l'équipe sur les tickets de support sont incluses et signalées, et peuvent mentionner d'autres personnes.

Effacer ses données

1. Cochez les enregistrements à effacer.
2. Appuyez sur Effacer…. Lisez ce qui va arriver à chaque type d'enregistrement :- Retiré définitivement : supprimé pour de bon, y compris de la corbeille (par exemple un abonné marketing, une inscription, une réponse à une enquête, les notes et activités concernant un prospect).- Informations retirées : l'enregistrement reste mais le nom, l'e-mail, le téléphone et les autres informations de la personne sont retirés, et il affiche « Personne effacée » (par exemple un contact CRM, un prospect commercial, le demandeur d'un ticket, un utilisateur client).- Conservé : conservé tel quel, pour la raison indiquée (par exemple un document signé, qui constitue une preuve juridique, ou un membre de l'équipe encore actif).
3. Saisissez exactement ce que vous avez recherché, puis appuyez sur Effacer définitivement.

Pour effacer un membre de l'équipe, désactivez-le d'abord sous Utilisateurs. Seul un administrateur peut effacer un membre de l'équipe. Ses tâches, commentaires et temps restent, sous « Ancien membre de l'équipe ». L'activité de son ordinateur et ses captures d'écran sont supprimées, et les motifs indiqués sur ses congés sont retirés. Un téléchargement de ses données comprend ses ordinateurs, ses totaux d'activité par jour, la liste de ses captures d'écran et ses congés.

Chaque téléchargement et chaque effacement est inscrit dans le Journal d'activité (type Demandes de confidentialité) sans les informations de la personne. Lorsque la recherche était reliée à une demande, la demande consigne ce qui a été fait, et une demande d'effacement est marquée Terminé.

La liste d'opposition

Lorsque vous effacez une personne, ses adresses e-mail et numéros de téléphone sont placés sur la Liste d'opposition de votre organisation, pour qu'elle ne soit pas ajoutée ou contactée de nouveau par erreur. Kaam360 l'exclut alors partout :

• L'ajouter comme prospect, contact CRM ou contact marketing est refusé, avec un message qui explique pourquoi.
• Les imports (tableurs, autres outils, contacts marketing) écartent sa ligne et indiquent pourquoi.
• Les formulaires d'inscription et les formulaires web de prospects répondent comme d'habitude, mais rien n'est conservé.
• Les SMS et messages WhatsApp, les séquences de vente et les rappels de rendez-vous par SMS l'ignorent.

La liste ne conserve qu'une empreinte de chaque adresse (SHA-256 avec le secret propre à votre organisation), jamais l'adresse elle-même : personne ne peut donc la lire ni la télécharger.

Pour vérifier une personne ou la retirer de la liste (par exemple si elle s'est réinscrite) :

1. Ouvrez Demandes de confidentialité et appuyez sur l'onglet Liste d'opposition. Il indique combien d'adresses e-mail et de numéros de téléphone y figurent.
2. Saisissez une adresse e-mail ou un numéro de téléphone et appuyez sur Vérifier la liste.
3. Pour la retirer, indiquez comment la personne a accepté d'être de nouveau contactée et appuyez sur Retirer de la liste. Seul un administrateur peut le faire. C'est inscrit dans le Journal d'activité avec votre motif, mais sans l'adresse.

Consentement aux e-mails marketing

La page de chaque abonné marketing (Marketing > Contacts) affiche un Historique des consentements : quand et comment il a donné son accord (formulaire d'inscription avec son texte, ajout par l'équipe, import, depuis le CRM), quand il a confirmé son adresse, modifié ses sujets ou s'est désabonné. L'historique est inclus lorsque vous téléchargez ses données. Les formulaires d'inscription, y compris ceux qui créent aussi un prospect dans Ventes, demandent toujours d'abord l'accord de la personne.

L'accord de traitement des données et les sous-traitants

Kaam360 traite vos informations pour votre compte. L'accord qui en précise les modalités se trouve sur la page Traitement des données, et les entreprises qui nous aident à faire fonctionner Kaam360 sur la page Sous-traitants.

1. Ouvrez Paramètres > Données et confidentialité.
2. Sous Accord de traitement des données, appuyez sur Lire l'accord.
3. Cochez que vous l'avez lu et l'acceptez pour votre organisation, puis appuyez sur Accepter l'accord. Seul un administrateur peut le faire.
4. Appuyez sur Imprimer ou enregistrer l'exemplaire signé pour l'imprimer, ou pour l'enregistrer en PDF depuis la fenêtre d'impression de votre navigateur.

Lorsque l'accord change, la page vous demande d'accepter la nouvelle version.

En cas de problème

• Vous ne voyez pas Demandes de confidentialité : votre rôle n'a pas le droit Traiter les demandes de confidentialité. Demandez à un administrateur.
• Rien n'est trouvé : vérifiez l'orthographe, ou essayez l'adresse e-mail plutôt que le nom.
• Effacer définitivement reste grisé : saisissez exactement ce que vous avez recherché dans la case de confirmation.