İş akışları: kendi süreçlerinizi çizin

Bir iş akışı, kendi çizdiğiniz bir süreçtir: bir şey olduğunda (*ne zaman*), bir şey doğruysa (*eğer*), gerekirse *bekle*, *sonra* işi Kaam360 yapsın. Örneğin: bir fırsat kazanıldığında bir başlangıç projesi oluştur ve başlangıç toplantısı görevini proje yöneticisine ver. Bunu bir tuvalde çizer, örnek bir kayıtla dener ve açarsınız. Kimsenin kod yazması gerekmez.

İş akışlarını açın

1. Menüde Yönetim altında İş akışları'nı seçin. (Ayarlar sayfasında da bir kart olarak bulunur.)
2. İş akışlarını çizmek ve test etmek için "İş akışı oluştur", açmak için de "İş akışlarını aç ve kapat" yetkisine ihtiyacınız vardır. Yöneticilerde ikisi de vardır. Roller ve yetkiler altında başka rollere verin.

Hazır bir iş akışıyla başlayın

Sayfanın üstünde hazır iş akışları vardır. Birine tıklayın; kullanıma hazır olarak açılır:

• Kazanılan fırsat → bir başlangıç projesi oluştur: müşteri için bir proje oluşturur, bir başlangıç toplantısı görevi ekler ve fırsatın sorumlusuna haber verir.
• Acil talep → müdüre bildir: bir destek talebi acil olduğunda yönetici bir bildirim ve bir e-posta alır.
• Vadesi 7 gün geçmiş fatura → müşteriye e-posta gönder ve görev oluştur: müşteriye dostça bir hatırlatma ve ekibiniz için bir arama görevi.
• Yeni potansiyel müşteri → dağıt ve takip ekle: her yeni potansiyel müşteriyi sıradaki kişiye verir ve yarın için bir takip görevi ekler.
• Yarın vadesi gelen görev → sorumluya hatırlat: görev zaten bitmemişse, bitiş tarihinden bir gün önce bir hatırlatma.
• Sıfırdan başla: yalnızca bir tetikleyici içeren boş bir tuval.

"Bir kişi"den bahseden adımlar sizinle başlar. İş akışını açmadan önce bunları doğru kişiyle değiştirin.

Tuvalde çizin

Sayfanın üç bölümü vardır: solda ekleyebileceğiniz adımlar, ortada çizim ve sağda seçili adımın ayarları.

1. İlk karta (Ne zaman yazar) tıklayın ve iş akışını neyin başlatacağını seçin.
2. Her kartın altında yuvarlak bir + vardır. Ona tıklayıp sonra ne olacağını seçin ya da soldan bir adımı tuvale sürükleyin. İki kartı bağlamak için bir kartın + işaretinden diğer karta sürükleyin.
3. Sağ tarafta ayarlamak için herhangi bir karta tıklayın. {title}, {customer} ve {dueDate} gibi kelimeler her kayıt için doldurulur: hepsini görmek için Kullanabileceğiniz kelimeler'i açın.
4. Bir oku kaldırmak için üzerine gelin ve küçük kırmızı çarpıya basın. Bir adımı kaldırmak için onu seçin ve Bu adımı kaldır'a (ya da Delete tuşuna) basın.
5. Kartları düzenlemek için sürükleyin ya da Çizimi düzenle'ye basın. Etrafa bakmak için yakınlaştırma düğmelerini ya da Her şeyi göster'i kullanın.
6. Kaydet'e basın. Bir şey eksikse (e-posta gönderilecek bir kişi, bir görev için bir proje), sarı bir kutu neyin eksik olduğunu söyler ve kartta bir uyarı işareti görünür.

Seçili bir kartı ok tuşlarıyla da taşıyabilirsiniz.

Bir iş akışını ne başlatabilir (Ne zaman)

• Bir kayıt oluşturulur veya değiştirilir: bir görev, proje, potansiyel müşteri, fırsat, müşteri, kişi, talep, fatura, satın alma siparişi ya da tedarikçi faturası. "Yalnızca bu alan değiştiğinde" diyebilir (örneğin öncelik) ve "Yalnızca şu durumda" altında koşullar ekleyebilirsiniz (örneğin: öncelik Acil).
• Bir şey olur: bir görev tamamlanır, bir fırsat kazanılır ya da kaybedilir, bir sözleşme imzalanır, bir fatura gönderilir ya da ödenir, bir proje ödemesi başka bir aşamaya geçer, bir gider gönderilir ya da bir talep çözülür.
• Bir tarihe ulaşılır: bir kaydın tarihi ya da bundan birkaç gün önce veya sonra, örneğin bir görevin bitiş tarihinden 2 gün önce ya da bir faturanın vade tarihinden 7 gün sonra. Kaam360 gün boyunca her saat tarihlere bakar. Aynı kayıtta asla iki kez işlem yapmaması gerekiyorsa Tarih değişse bile kayıt başına yalnızca bir kez kutusunu işaretleyin.
• Bir form gönderilir: görev isteği formlarınızdan ya da kayıt formlarınızdan biri (ya da herhangi biri).
• Bir onaya karar verilir: bir gider, izin, satın alma siparişi, iş akışının kendi onayı ve diğer türler, onaylandığında ya da reddedildiğinde.
• Bir takvime göre: her gün, her iş günü, her hafta ya da her ay, seçtiğiniz saatte (kuruluşunuzun saat diliminde).

Kontrol edin, bekleyin ve harekete geçin

• Eğer / değilse, kayda bağlı olarak farklı bir yol izler. Her biri kendi koşullarına sahip, istediğiniz kadar dal ekleyin; eşleşen ilk dal izlenir, hiçbiri eşleşmezse Aksi halde seçilir.
• Bekle, dakikalar, saatler, günler ya da haftalar boyunca duraklar. Bir alan değişene kadar bekle, örneğin durum değişene kadar, ama en fazla bir zaman aşımına kadar bekler: çalıştırma ardından Değişti ya da Zaman aşımı yolundan devam eder. Bekleyen çalıştırmalar saklanır, bu yüzden sunucu yeniden başlasa bile devam ederler.
• Eylemler şunlardır: E-posta gönder (bir ekip üyesine, kaydın sorumlusuna ya da müşteriye: müşteriler şirketinizin tasarımıyla alır), Bildirim gönder, Görev oluştur (bir projede ya da potansiyel müşteriye, müşteriye veya fırsata bağlı bir satış takibi olarak), Kayıt oluştur (bir proje, isteğe bağlı olarak bir plan şablonundan, bir müşteri ya da bir potansiyel müşteri), Bir alanı güncelle, Ata (bir kişiye ya da sırayla birkaç kişiye), Onay iste (onay kurallarınız üzerinden), Webhook çağır (Entegrasyonlar altında oluşturduğunuz bir webhook), Etiket ekle (bir göreve ya da projeye) ve Yorum ekle (bir göreve). Bir uyum süreci planı başlat, kaydın müşterisi için bir uyum süreci planı başlatır (bkz. Yeni müşterileri planlarla uyum sürecine alın).

Test edin, sonra açın

1. Test'e basın, örnek bir kayıt seçin ve Testi çalıştır'a basın. Kaam360 iş akışını o kayıtla baştan sona geçer ve her adımın ne *yapacağını* gösterir, örneğin "Sana Khan'a e-posta gönderilecek". Hiçbir şey değişmez ve kimseye e-posta gönderilmez.
2. Her adım çalışacaksa Aç'a basın. Bir iş akışı ancak son sürümü test edildikten sonra açılabilir.
3. Açık bir iş akışı o andan itibaren olanlara tepki verir. Açık bir iş akışını yalnızca "İş akışlarını aç ve kapat" yetkisi olanlar değiştirebilir: kaydettikleri hemen geçerli olur.

Ne yaptığını görün

• Bir iş akışının Çalıştırma geçmişi sekmesi her çalıştırmayı ve testi listeler. Her adımı sonucuyla görmek için birini açın: yapıldı, yapılacak bir şey yok (ve neden), başarısız oldu ya da bekliyor (ve ne zamana kadar).
• İş akışları sayfasında İş akışlarının son yaptıkları, tüm iş akışlarının son çalıştırmalarını gösterir.
• Bir adım ters giderse (örneğin sorumlunun proje oluşturma izni yoksa), çalıştırma o adımda durur ve iş akışının sorumlusu bir bildirim ile saatte en fazla bir kez bir e-posta alır.

Güvenlik

• Bir iş akışı sorumlusunun yetkileriyle hareket eder. O kişinin yapabileceğinden fazlasını asla yapamaz; oluşturduğu yorumlar ve görevler o kişinin adınadır.
• Bir iş akışı kendi değişiklikleriyle kendini asla yeniden tetiklemez. İş akışlarının yaptığı değişiklikler, yalnızca tetikleyicisinde Diğer iş akışlarının yaptığı değişikliklere de tepki ver yazan diğer iş akışlarını tetikler ve art arda asla üçten fazla olmaz.
• Bir iş akışı için saatte en fazla 100, tüm kuruluş için 300 çalıştırma; böylece bir hata kimsenin gelen kutusunu dolduramaz.
• Webhook'lar yalnızca herkese açık https adreslerine gider, imzalıdır ve alıcı yanıt vermezse yeniden denenir.
• Bir iş akışını açmak, kapatmak, değiştirmek ve silmek Etkinlik günlüğü'ne yazılır.

Paketler

İş akışları, tıpkı otomasyon kuralları gibi Business paketinden itibaren dahildir. Starter ve Team paketlerinde İş akışları sayfası nasıl yükseltileceğini gösterir ve hiçbir iş akışı çalışmaz (otomasyon kurallarından gelenler bile). Ücretsiz deneme sırasında Business sınırlarıyla kullanabilirsiniz.

| Paket | Açık iş akışları | Aylık çalıştırma | |---|---|---| | Business | 50 | 20.000 | | Enterprise | Sınır yok | Sınır yok |

İş akışları sayfasının üstü ne kadar kullandığınızı gösterir. Testler sayılmaz. Ayın çalıştırma hakkı bittiğinde bir sonraki aya kadar yeni çalıştırma başlamaz ve iş akışlarının sorumlularına haber verilir.

Otomasyon kurallarınız buraya taşındı

Daha önce Ayarlar altında oluşturduğunuz otomasyon kuralları, her kural için bir tane olmak üzere aynı adla iş akışlarına dönüştü. Tam olarak eskiden yaptıklarını yaparlar, eskiden olduğu gibi açık ya da kapalıdırlar ve Bir otomasyon kuralından olarak işaretlenirler. Artık bunları tuvalde açıp daha fazla adım ekleyebilirsiniz.