Gizlilik talepleri: bir kişiye verilerini verin veya silin (GDPR/KVKK)

GDPR (ve Türkiye'de KVKK) gibi gizlilik yasaları, insanlara kuruluşunuzun kendileri hakkında tuttuğu bilgiler üzerinde haklar verir: bir kopyasını almak, düzelttirmek ya da sildirmek. Yanıt vermek için bir ayınız vardır. Gizlilik talepleri, bunu birkaç tıklamayla yapmanıza yardım eder.

Kimler kullanabilir: yöneticiler ve rolünde Gizlilik taleplerini yönet yetkisi olan herkes (bkz. Kendi rollerinizi oluşturun).

Gizlilik taleplerini açın

1. Ayarlar'a basın.
2. Gizlilik talepleri kartına basın (ya da Veri ve gizlilik'i açıp Gizlilik taleplerini aç'a basın).

Talebi kaydedin

1. Talepler sekmesine, ardından Bir talep kaydet'e basın.
2. Ne istedi alanını seçin: verilerinin bir kopyası, verilerinin silinmesi, verilerinin düzeltilmesi, verilerinin kullanılmasının durdurulması, kullanımının sınırlandırılması ya da verilerinin başka bir yere taşınması.
3. Kişinin adı ve Kişinin e-postası'nı, talebin nasıl geldiğini ve geldiği günü yazın. Son cevap tarihi 30 gün sonrası olarak doldurulur.
4. Kaydet'e basın.

Son tarihi geçen talepler kırmızı gösterilir ve Ayarlar'daki Gizlilik talepleri kartı kaç tanesinin geciktiğini söyler.

Kişiyi her yerde bulun

1. Bir kişi bul sekmesine basın.
2. E-posta adresini, telefon numarasını ya da adını yazın ve Bul'a basın. Yaptıklarınızı bir talebe bağlamak için önce arama kutusunun yanındaki listeden talebi seçin (ya da talebin satırındaki arama düğmesine basın).
3. Kişinin göründüğü her yeri görürsünüz: ekip üyeleri, CRM kişileri, satıştaki potansiyel müşteriler ve ekibinizin onlarla ilgili kaydettikleri, müşteriler, destek talepleri, portalın müşteri kullanıcıları, teklif yanıtları, memnuniyet anketleri, e-imzalar, pazarlama aboneleri, kampanya sonuçları, anket yanıtları, onay geçmişi ve toplantı tutanaklarında adı geçen konuklar. Geri dönüşüm kutusunda bekleyen kayıtlar da bulunur.

Verilerinin bir kopyasını verin

1. Dahil edilecek kayıtları işaretleyin (tüm tam eşleşmeler sizin için işaretlenmiştir).
2. Verilerini indir'e basın. Okunacak bir sayfa (person.html) ve aynı bilgileri makineler için (person.json) içeren bir ZIP dosyası alırsınız.
3. Dosyayı kişiye göndermeden önce kontrol edin: destek taleplerindeki ekibe özel notlar dahil edilir ve işaretlenir; bunlar başka kişilerden bahsedebilir.

Verilerini silin

1. Silinecek kayıtları işaretleyin.
2. Sil…'e basın. Her kayıt türüne ne olacağını okuyun:- Kalıcı olarak kaldırıldı: geri dönüşüm kutusundan da olmak üzere kalıcı olarak gider (örneğin bir pazarlama abonesi, bir kayıt, bir anket yanıtı, bir potansiyel müşteriyle ilgili notlar ve etkinlikler).- Bilgiler kaldırıldı: kayıt kalır ama kişinin adı, e-postası, telefonu ve diğer bilgileri kaldırılır ve kayıt "Silinmiş kişi" gösterir (örneğin bir CRM kişisi, bir potansiyel müşteri, bir talebi açan kişi, bir müşteri kullanıcısı).- Korunur: gösterilen nedenle olduğu gibi tutulur (örneğin yasal kanıt olan imzalı bir belge ya da hâlâ etkin olan bir ekip üyesi).
3. Aradığınızı tam olarak yazın, ardından Kalıcı olarak sil'e basın.

Bir ekip üyesini silmek için önce onu Kullanıcılar altında devre dışı bırakın. Bir ekip üyesini yalnızca bir yönetici silebilir. Görevleri, yorumları ve süreleri "Eski ekip üyesi" adı altında kalır. Bilgisayar etkinliği ve ekran görüntüleri silinir, izinlerine yazılan gerekçeler kaldırılır. Verilerinin indirilmesi bilgisayarlarını, günlük etkinlik toplamlarını, ekran görüntüsü listesini ve izinlerini içerir.

Her indirme ve silme, kişinin bilgileri olmadan Etkinlik günlüğü'ne (Gizlilik talepleri türüyle) yazılır. Arama bir talebe bağlandıysa talep ne yapıldığını kaydeder ve bir silme talebi Bitti olarak işaretlenir.

İletişim kurulmayacaklar listesi

Bir kişiyi sildiğinizde e-posta adresleri ve telefon numaraları kuruluşunuzun İletişim kurulmayacaklar listesine girer; böylece yanlışlıkla yeniden eklenmez veya ona yazılmaz. Kaam360 onu her yerde dışarıda bırakır:

• Onu potansiyel müşteri, CRM kişisi veya pazarlama kişisi olarak eklemek, nedenini söyleyen bir mesajla reddedilir.
• İçe aktarmalar (tablolar, diğer araçlar, pazarlama kişileri) onun satırını atlar ve nedenini söyler.
• Kayıt ve web'den potansiyel müşteri formları her zamanki gibi yanıt verir, ama hiçbir şey saklanmaz.
• Kısa mesajlar (SMS ve WhatsApp), satış dizileri ve kısa mesajla rezervasyon hatırlatmaları onu atlar.

Liste her adresin yalnızca bir parmak izini saklar (kuruluşunuzun kendi gizli anahtarıyla SHA-256), adresin kendisini asla; bu yüzden kimse onu okuyamaz veya indiremez.

Bir kişiyi kontrol etmek veya listeden çıkarmak için (örneğin yeniden kaydolduysa):

1. Gizlilik taleplerini açın ve İletişim kurulmayacaklar listesi sekmesine basın. Listede kaç e-posta adresi ve telefon numarası olduğunu gösterir.
2. Bir e-posta adresi veya telefon numarası yazın ve Listeyi kontrol et'e basın.
3. Çıkarmak için kişinin yeniden iletişimi nasıl kabul ettiğini yazın ve Listeden çıkar'a basın. Bunu yalnızca bir yönetici yapabilir. Gerekçenizle birlikte ama adres olmadan Etkinlik günlüğüne yazılır.

Pazarlama e-postaları için onay

Her pazarlama abonesinin sayfası (Pazarlama > Kişiler) bir Onay geçmişi gösterir: ne zaman ve nasıl kabul ettiği (metniyle birlikte kayıt formu, ekip tarafından eklendi, içe aktarıldı, CRM'den), adresini ne zaman doğruladığı, konularını ne zaman değiştirdiği ya da abonelikten ne zaman çıktığı. Geçmiş, verilerini indirdiğinizde dahil edilir. Satış'ta bir potansiyel müşteri de oluşturan formlar dahil kayıt formları her zaman önce kişinin onayını ister.

Veri işleme sözleşmesi ve alt işleyenler

Kaam360 bilgilerinizi sizin adınıza işler. Bunun nasıl yapıldığını anlatan sözleşme Veri işleme sayfasında, Kaam360'ı çalıştırmamıza yardım eden şirketler ise Alt işleyenler sayfasındadır.

1. Ayarlar > Veri ve gizlilik'i açın.
2. Veri işleme sözleşmesi altında Sözleşmeyi oku'ya basın.
3. Okuduğunuzu ve kuruluşunuz adına kabul ettiğinizi işaretleyin, ardından Sözleşmeyi kabul et'e basın. Bunu yalnızca bir yönetici yapabilir.
4. Yazdırmak ya da tarayıcınızın yazdırma penceresinden PDF olarak kaydetmek için İmzalı kopyayı yazdır veya kaydet'e basın.

Sözleşme değiştiğinde sayfa yeni sürümü kabul etmenizi ister.

Bir sorun olursa

• Gizlilik talepleri'ni göremiyorsanız: rolünüzün Gizlilik taleplerini yönet yetkisi yoktur. Bir yöneticiye sorun.
• Hiçbir şey bulunamıyorsa: yazımı kontrol edin ya da ad yerine e-posta adresini deneyin.
• Kalıcı olarak sil gri kalıyorsa: onay kutusuna tam olarak aradığınızı yazın.