Triagem: revise o trabalho novo antes de ele entrar no plano

Com a Triagem, o trabalho novo de um projeto não entra direto no plano. Ele espera numa lista, onde alguém olha primeiro e decide: aceitar, dar para alguém, unir a uma tarefa que já existe, recusar com um motivo ou adiar. A triagem fica desligada em todos os projetos até você ligá-la.

O que vai para a triagem

Quando um projeto usa a triagem, isto espera lá em vez de virar tarefa na hora:

• respostas aos formulários de tarefa do projeto (na web, por um link de compartilhamento ou no portal do cliente);
• e-mails enviados ao endereço de e-mail para tarefa do projeto;
• tarefas adicionadas pelo Slack ou Microsoft Teams;
• tarefas que seus clientes pedem no portal do cliente;
• tarefas adicionadas pela API ou por um complemento;
• tarefas adicionadas por pessoas da sua organização que não são membros do projeto.

O trabalho que as próprias pessoas do projeto adicionam continua indo direto para o plano.

Ligar a triagem num projeto

1. Clique em Triagem no módulo Gestão de projetos do menu.
2. Clique em Projetos com triagem.
3. Marque o projeto. Só o responsável pelo projeto, ou alguém que pode editar projetos, pode ligar ou desligar.

Decidir o que acontece com o trabalho novo

1. Clique em Triagem no menu. Os números no topo mostram quantos itens esperam, a idade do mais antigo e quanto tempo os itens esperaram em média.
2. Escolha um item na lista. Você vê o que foi pedido, quem pediu e como chegou.
3. Mude o que precisar: o Projeto, a Lista de tarefas, Atribuir a, a Prioridade, as Etiquetas e, em Aceitar em, o status em que a tarefa começa.
4. Depois escolha:- Aceitar: a tarefa é criada com suas escolhas e o item sai da triagem.- Marcar como duplicado: procure a tarefa que ele repete e escolha-a. O texto vira um comentário nela, os arquivos vão para lá e quem pediu passa a seguir essa tarefa.- Recusar: escreva o motivo. Quem pediu é avisado: um colega no aplicativo, alguém sem conta por e-mail, um cliente no portal e por e-mail.- Adiar: esconda por 4 horas, até amanhã ou por uma semana. Marque Mostrar adiados para vê-los.
5. Salvar alterações guarda suas escolhas sem aceitar ainda.

Sugestões

Para cada item, o Kaam360 sugere quem deve fazer (quem cuidou de trabalho parecido, quão ocupadas as pessoas estão e suas habilidades), o projeto, a lista, as etiquetas, a prioridade e tarefas que ele pode repetir. Cada sugestão diz o porquê. Clique em Usar para pegar uma e depois em Aceitar. Nada é aplicado sozinho. Se sua organização ligou o assistente de IA, a IA faz as sugestões; senão, elas são calculadas a partir do seu trabalho anterior.

Atalhos de teclado

Na página de triagem: J e K descem e sobem na lista, A aceita, I vai para Atribuir a, D marca como duplicado, X recusa, H adia e R pede novas sugestões. Os atalhos não fazem nada enquanto você digita num campo.

Regras de triagem

As regras organizam o trabalho novo quando ele chega.

1. Na página de triagem, clique em Regras de triagem e depois em Adicionar uma regra.
2. Em Quando o trabalho novo…, escolha as condições: o projeto em que chega, de onde vem, o cliente de quem pediu (um nome ou domínio de e-mail), palavras que contém, suas etiquetas ou sua prioridade. Uma condição vazia vale para tudo.
3. Em …depois, escolha o que acontece: dar para uma pessoa ou para a pessoa menos ocupada de um cargo; definir a prioridade; adicionar etiquetas; mover para outro projeto; avisar alguém; ou aceitar no plano na hora.
4. Clique em Salvar. As regras rodam de cima para baixo: use as setas para mudar a ordem. Marque Não executar as regras abaixo desta para parar ali. Desmarque Ligado para pausar uma regra.

Se algo der errado

• O trabalho novo continua virando tarefa na hora: confira se o projeto está marcado em Projetos com triagem.
• Você não vê os itens de um projeto: você vê os projetos pelos quais é responsável; pessoas com a permissão “Fazer a triagem do trabalho que chega” veem todos.
• Uma regra não faz nada: todas as condições preenchidas precisam bater. Veja quantas vezes ela correspondeu na página de regras.