Slack e Microsoft Teams: atualizações, aprovações e ações rápidas

A sua equipe conversa no Slack ou no Microsoft Teams. O Kaam360 pode publicar lá quando algo acontece (uma tarefa atribuída a alguém, uma aprovação pendente, um novo chamado, um negócio ganho, uma fatura paga) e enviar a cada pessoa as próprias notificações como mensagens privadas. As mensagens têm botões, para que as pessoas possam agir sem abrir o Kaam360.

Quem pode usar: os administradores conectam o espaço de trabalho (qualquer pessoa cuja função tenha a permissão "Gerenciar integrações"). Depois, cada pessoa pode vincular a própria conta. Faz parte do pacote Business.

1. Conectar o Slack (administradores)

1. Pressione Configurações e depois o cartão Slack e Teams.
2. No cartão Slack, pressione Adicionar ao Slack.
3. O Slack se abre. Escolha o seu espaço de trabalho (no canto superior direito) e pressione Permitir.
4. Você volta ao Kaam360 e o cartão diz Escolher canais.

2. Conectar o Microsoft Teams (administradores)

1. Pressione Configurações e depois Slack e Teams.
2. No cartão Microsoft Teams, pressione Baixar o aplicativo. Você recebe um arquivo chamado kaam360-teams-app.zip.
3. Adicione o aplicativo ao Teams: o administrador do Teams abre o centro de administração do Teams, Teams apps, Manage apps, Upload new app, e escolhe o arquivo. (Onde for permitido, você também pode fazer isso no próprio Teams: Apps, Manage your apps, Upload an app.) Depois, adicione o aplicativo à sua equipe.
4. De volta ao Kaam360, pressione Obter um código de conexão. Aparece um código como 1234-5678. Ele funciona uma vez, por 15 minutos.
5. Em um canal dessa equipe, digite @Kaam360 connect 1234-5678 (com o seu código). O aplicativo Kaam360 responde que está conectado, e esse canal passa a receber as atualizações habituais.

3. Escolher o que vai para onde

1. No cartão, pressione Adicionar um canal.
2. Escolha o Canal. No Slack, um canal privado só aparece depois que você convida o aplicativo: digite /invite @Kaam360 nele.
3. Em Publicar aqui, marque o que este canal deve receber: tarefas atribuídas a alguém, tarefas novas, atrasadas e concluídas, aprovações pendentes, novos chamados de suporte, prazos de chamados, visitantes esperando no chat ao vivo, novos leads, respostas a sequências de vendas, negócios ganhos ou perdidos, novos clientes, contratos assinados, faturas emitidas ou pagas, pagamentos on-line.
4. Opcional: em As tarefas digitadas neste canal vão para, escolha um projeto.
5. Pressione Salvar. Pressione o aviãozinho de papel (Enviar uma mensagem de teste) para conferir se chega.

Altere um canal com o lápis e pare-o com a lixeira. Você pode adicionar quantos canais quiser, por exemplo as novidades de vendas em #sales e os chamados em #support.

4. Vincular a sua própria conta (todos)

1. Pressione o seu nome no canto superior direito e depois Slack e Teams.
2. Pressione Vincular minha conta do Slack (ou Vincular minha conta do Teams). Aparece um código.
3. No Slack, digite /kaam360 link 1234-5678 (com o seu código) em qualquer canal. No Teams, abra o aplicativo Kaam360, escolha Chat e envie link 1234-5678.
4. O aplicativo responde que você está vinculado. Pressione Já enviei para ver isso no Kaam360.

A partir de agora, as suas notificações chegam como mensagens privadas: as mesmas coisas sobre as quais você receberia um e-mail (as suas tarefas, tarefas que você criou ou segue, menções, aprovações aguardando por você, provas, mensagens de fluxos de trabalho). Você nunca recebe uma mensagem sobre algo que você mesmo fez. No seu vínculo, escolha quais tipos deseja, ou desmarque Enviar minhas notificações como mensagens diretas. Pressione Salvar. Enviar-me uma mensagem de teste confere se funciona. Desvincular para tudo. Também os seus próprios lembretes de Observações quando chega a hora (marque Meus próprios lembretes (de Observações e lembretes), quando chegar a hora).

5. Usar os botões

• Marcar como concluído: conclui a tarefa.
• Atribuir a mim: atribui o chamado a você.
• Aprovar e Rejeitar: decidem uma aprovação. Para rejeitar, digite antes o motivo na caixa.
• Adiar 1 hora: envia a mesma mensagem de novo, em particular, uma hora depois.
• Abrir no Kaam360: abre o registro.

Os botões agem em nome de quem os pressiona, com as permissões dessa pessoa. Se a sua função não permitir, o aplicativo avisa e nada muda. Depois que um botão funciona, a mensagem mostra o que foi feito (por exemplo "Marcada como concluída por Ali Khan") no lugar dos botões, para que ninguém faça a mesma coisa duas vezes. As mensagens e os botões aparecem no idioma que cada pessoa escolheu no Kaam360; as mensagens de um canal, e as respostas a quem não tem conta no Kaam360, aparecem no idioma escolhido pela maioria das pessoas da sua organização. Cada toque fica no registro de atividades, em Slack e Microsoft Teams.

6. Digitar comandos

• /kaam360 task Call Acme about the invoice adiciona uma tarefa para você. Para escolher o projeto, comece com o código dele e dois-pontos: /kaam360 task WEB: Fix the footer. Sem código, a tarefa vai para o projeto do canal, para a sua escolha em As tarefas que eu digito com /kaam360 task vão para ou para o projeto que o administrador escolheu em As tarefas digitadas com /kaam360 task vão para.
• /kaam360 find acme pesquisa no Kaam360. Você vê apenas o que pode ver no Kaam360, e só você vê a resposta.
• /kaam360 help lista os comandos.

No Teams, digite as mesmas palavras para o aplicativo Kaam360 (em um canal, comece com @Kaam360). Os resultados da pesquisa sempre chegam ao seu chat privado.

Se algo der errado

• Mensagens recentes, no fim da página, lista as últimas mensagens, para onde foram e se chegaram. Uma mensagem que falhou mostra o motivo; pressione Tentar novamente para enviá-la de novo.
• Precisa reconectar: o Slack não aceita mais a conexão (por exemplo, o aplicativo foi removido). Pressione Reconectar.
• Desconectar interrompe todas as mensagens e remove os vínculos de todos. Remover o aplicativo Kaam360 no Slack faz o mesmo automaticamente.
• Um espaço de trabalho do Slack ou uma organização do Microsoft 365 só pode estar conectado a uma organização do Kaam360.

Os alertas simples por meio de um webhook de entrada continuam funcionando como antes. Veja Conecte outros programas: API, webhooks e alertas no Slack ou Teams.

Para que qualquer pessoa possa transformar uma mensagem do Slack ou do Teams (ou um e-mail) em tarefa, veja Pedidos pelo Slack, Teams e e-mail.