Compartilhar um único registro com uma pessoa, equipe ou função

Às vezes uma pessoa precisa de um registro que sua função não mostra: uma engenheira que precisa acompanhar um negócio, ou um colega que cobre alguém de férias. Em vez de mudar a função, compartilhe só esse registro.

Compartilhar um registro

Você precisa da permissão Compartilhar registros individuais (os gerentes têm) e poder alterar o registro ou ser seu dono. Administradores podem compartilhar qualquer coisa.

1. Abra o projeto (a aba Usuários), o cliente, o negócio, o chamado de suporte ou a página wiki.
2. No quadro Compartilhado com, clique em Compartilhar.
3. Escolha com quem: uma pessoa, uma equipe ou uma função.
4. Escolha Pode ver ou Pode alterar. Uma página wiki é sempre compartilhada para leitura; o espaço dela decide quem escreve.
5. Se quiser, escolha uma data final em Até e escreva uma nota curta.
6. Clique em Compartilhar. A pessoa é avisada e o compartilhamento fica no Registro de atividades.

Para desfazer um compartilhamento, clique no X ao lado dele. Os compartilhamentos também terminam sozinhos na data final.

O que a outra pessoa vê

• O registro aparece nas listas, na busca, em relatórios, painéis e na API, onde a função dela normalmente o esconde (por exemplo um negócio em um funil que a função dela não vê, ou um projeto privado).
• Tudo o que foi compartilhado com ela aparece em Compartilhado comigo no menu, com quem compartilhou e até quando.
• Se a função dela não abre esse tipo de registro (uma engenheira sem CRM, por exemplo), Compartilhado comigo abre o registro em uma visualização compartilhada simples com seus campos principais e, com Pode alterar, ela pode alterá-los ali com Alterar.
• As Permissões de campos dela continuam valendo: um campo oculto para a função dela continua oculto.

Regras de compartilhamento

Uma regra compartilha muitos registros de uma vez, por exemplo "negócios do funil Enterprise da equipe de Lahore ficam visíveis para a equipe de Karachi".

1. Abra Configurações e escolha Regras de compartilhamento (você precisa de Gerenciar funções e permissões).
2. Clique em Nova regra, dê um nome e escolha Negócios ou Projetos.
3. Para negócios escolha o funil (ou Qualquer funil); escolha de quem são os registros em Pertence a e quem pode vê-los em Visível para.
4. Escolha Pode ver ou Pode alterar e clique em Salvar.

A lista de regras mostra quantos registros cada regra cobre agora. Desligue uma regra para pará-la sem excluí-la.