Partager un seul enregistrement avec une personne, une équipe ou un rôle

Il arrive qu'une personne ait besoin d'un enregistrement que son rôle ne lui montre pas : un ingénieur qui doit suivre une affaire, ou un collègue qui remplace quelqu'un en congé. Au lieu de changer son rôle, partagez uniquement cet enregistrement.

Partager un enregistrement

Il vous faut le droit Partager des fiches (les managers l'ont), et vous devez pouvoir modifier l'enregistrement ou en être le responsable. Les administrateurs peuvent tout partager.

1. Ouvrez le projet (son onglet Utilisateurs), le client, l'affaire, le ticket de support ou la page de wiki.
2. Dans l'encadré Partagé avec, appuyez sur Partager.
3. Choisissez avec qui : une personne, une équipe ou un rôle.
4. Choisissez Peut consulter ou Peut modifier. Une page de wiki est toujours partagée en lecture ; c'est son espace qui décide qui peut y écrire.
5. Si vous le souhaitez, choisissez une date de fin sous Jusqu'au et rédigez une courte note.
6. Appuyez sur Partager. La personne est prévenue, et le partage est inscrit dans le Journal d'activité.

Pour retirer un partage, appuyez sur la croix à côté. Les partages s'arrêtent aussi d'eux-mêmes à leur date de fin.

Ce que voit l'autre personne

• L'enregistrement apparaît dans ses listes, sa recherche, ses rapports, ses tableaux de bord et l'API, là où son rôle le masque normalement (par exemple une affaire d'un pipeline que son rôle ne peut pas voir, ou un projet privé).
• Tout ce qui est partagé avec elle est listé sous Partagés avec moi dans le menu, avec qui l'a partagé et jusqu'à quand.
• Si son rôle n'ouvre pas du tout ce type d'enregistrement (un ingénieur sans accès au CRM, par exemple), Partagés avec moi ouvre l'enregistrement dans une vue partagée simple avec ses principaux champs, et avec Peut modifier, elle peut y modifier ces champs avec Modifier.
• Ses Permissions des champs s'appliquent toujours : un champ masqué pour son rôle reste masqué.

Règles de partage

Une règle de partage partage de nombreux enregistrements à la fois, par exemple « les affaires du pipeline Enterprise appartenant à l'équipe de Lahore sont visibles par l'équipe de Karachi ».

1. Ouvrez Paramètres et choisissez Règles de partage (il vous faut Gérer les rôles et les droits).
2. Appuyez sur Nouvelle règle, donnez-lui un nom et choisissez Affaires ou Projets.
3. Pour les affaires, choisissez le pipeline (ou N'importe quel pipeline) ; choisissez à qui appartiennent les enregistrements sous Appartient à, et qui peut les voir sous Visible par.
4. Choisissez Peut consulter ou Peut modifier, et appuyez sur Enregistrer.

La liste des règles indique combien d'enregistrements chaque règle couvre actuellement. Désactivez une règle pour l'arrêter sans la supprimer.