Fluxos de trabalho: desenhe seus próprios processos

Um fluxo de trabalho é um processo que você mesmo desenha: *quando* algo acontece, *se* algo for verdade, *espere* se precisar, *então* deixe o Kaam360 fazer o trabalho. Por exemplo: quando um negócio é ganho, crie um projeto de implantação e dê a tarefa de kick-off ao gerente do projeto. Você desenha em uma tela, testa com um registro de exemplo e ativa. Ninguém precisa escrever código.

Abra os Fluxos de trabalho

1. No menu, em Administração, escolha Fluxos de trabalho. (Também há um cartão na página Configurações.)
2. Você precisa da permissão "Montar fluxos de trabalho" para desenhar e testar fluxos, e de "Ligar e desligar fluxos de trabalho" para ativá-los. Os administradores têm as duas. Dê-as a outras funções em Funções e permissões.

Comece por um fluxo pronto

No topo da página há fluxos de trabalho prontos. Clique em um e ele abre, pronto para usar:

• Negócio ganho → criar um projeto de implantação: cria um projeto para o cliente, adiciona uma tarefa de kick-off e avisa o responsável pelo negócio.
• Chamado urgente → avisar o gerente: quando um chamado de suporte fica urgente, o gerente recebe uma notificação e um e-mail.
• Fatura vencida há 7 dias → enviar e-mail ao cliente e criar uma tarefa: um lembrete amigável ao cliente e uma tarefa de ligação para a sua equipe.
• Novo lead → distribuir e adicionar um acompanhamento: dá cada novo lead à próxima pessoa da vez e adiciona uma tarefa de acompanhamento para amanhã.
• Tarefa vence amanhã → lembrar o responsável: um lembrete na véspera do vencimento de uma tarefa, a menos que ela já esteja concluída.
• Começar do zero: uma tela vazia, só com um gatilho.

As etapas que citam "uma pessoa" começam com você. Troque pela pessoa certa antes de ativar o fluxo.

Desenhe na tela

A página tem três partes: as etapas que você pode adicionar, à esquerda; o desenho, no meio; e as configurações da etapa selecionada, à direita.

1. Clique no primeiro cartão (ele diz Quando) e escolha o que inicia o fluxo.
2. Abaixo de cada cartão há um + redondo. Clique nele e escolha o que acontece em seguida, ou arraste uma etapa da esquerda para a tela. Para ligar dois cartões, arraste do + de um cartão até o outro cartão.
3. Clique em qualquer cartão para configurá-lo à direita. Palavras como {title}, {customer} e {dueDate} são preenchidas para cada registro: abra Palavras que você pode usar para ver todas.
4. Para remover uma seta, aponte para ela e pressione a pequena cruz vermelha. Para remover uma etapa, selecione-a e pressione Remover esta etapa (ou a tecla Delete).
5. Arraste os cartões para organizá-los, ou pressione Organizar o desenho. Use os botões de zoom ou Mostrar tudo para olhar ao redor.
6. Pressione Salvar. Se faltar algo (uma pessoa para receber o e-mail, um projeto para uma tarefa), um quadro amarelo diz o quê, e o cartão mostra um sinal de aviso.

Você também pode mover um cartão selecionado com as setas do teclado.

O que pode iniciar um fluxo (Quando)

• Um registro é criado ou alterado: uma tarefa, projeto, lead, negócio, cliente, contato, chamado, fatura, pedido de compra ou conta de fornecedor. Você pode dizer "só quando este campo mudar" (por exemplo a prioridade) e adicionar condições em "Só se" (por exemplo: a prioridade é Urgente).
• Algo acontece: uma tarefa é concluída, um negócio é ganho ou perdido, um contrato é assinado, uma fatura é enviada ou paga, um pagamento de projeto passa para outra etapa, uma despesa é enviada ou um chamado é resolvido.
• Uma data é alcançada: uma data de um registro, ou alguns dias antes ou depois dela, por exemplo 2 dias antes do vencimento de uma tarefa ou 7 dias depois do vencimento de uma fatura. O Kaam360 procura datas a cada hora durante o dia. Marque Só uma vez por registro, mesmo que a data mude se ele nunca deve agir duas vezes no mesmo registro.
• Um formulário é enviado: um dos seus formulários de pedido de tarefa ou de inscrição (ou qualquer um deles).
• Uma aprovação é decidida: uma despesa, ausência, pedido de compra, uma aprovação do próprio fluxo e os outros tipos, aprovada ou recusada.
• Em uma programação: todo dia, todo dia útil, toda semana ou todo mês, no horário que você escolher (no fuso horário da sua organização).

Verifique, espere e aja

• Se / senão segue um caminho diferente conforme o registro. Adicione quantos ramos precisar, cada um com as suas condições; o primeiro ramo que se encaixa é seguido, e Caso contrário é usado quando nenhum se encaixa.
• Esperar faz uma pausa de minutos, horas, dias ou semanas. Esperar até um campo mudar espera até, por exemplo, o status mudar, mas no máximo até um limite de tempo: a execução então continua por Mudou ou por Tempo esgotado. As execuções em espera ficam guardadas, então continuam mesmo depois de o servidor reiniciar.
• As ações são: Enviar um e-mail (para um membro da equipe, o responsável pelo registro ou o cliente: os clientes o recebem com o visual da sua empresa), Enviar uma notificação, Criar uma tarefa (em um projeto, ou como acompanhamento de vendas ligado ao lead, cliente ou negócio), Criar um registro (um projeto, opcionalmente a partir de um modelo de plano, um cliente ou um lead), Atualizar um campo, Atribuir (a uma pessoa, ou a várias pessoas em rodízio), Pedir aprovação (pelas suas regras de aprovação), Chamar um webhook (um que você criou em Integrações), Adicionar uma tag (a uma tarefa ou projeto) e Adicionar um comentário (em uma tarefa). Iniciar um playbook de integração inicia um playbook de integração para o cliente do registro (veja Integre novos clientes com playbooks).

Teste e depois ative

1. Pressione Teste, escolha um registro de exemplo e pressione Executar o teste. O Kaam360 percorre o fluxo com esse registro e mostra o que cada etapa *faria*, por exemplo "Enviaria e-mail para Sana Khan". Nada é alterado e ninguém recebe e-mail.
2. Se todas as etapas funcionariam, pressione Ativar. Um fluxo só pode ser ativado depois que a sua versão mais recente foi testada.
3. Um fluxo ativo reage ao que acontece daí em diante. Só quem tem "Ligar e desligar fluxos de trabalho" pode alterar um fluxo ativo: o que essa pessoa salvar vale na hora.

Veja o que ele fez

• A aba Histórico de execuções de um fluxo lista cada execução e cada teste. Abra um para ver cada etapa com o seu resultado: feita, nada a fazer (e por quê), falhou, ou em espera (e até quando).
• Na página Fluxos de trabalho, O que os fluxos de trabalho fizeram recentemente mostra as últimas execuções de todos os fluxos.
• Quando uma etapa dá errado (por exemplo, o responsável não pode criar projetos), a execução para naquela etapa e o responsável pelo fluxo recebe uma notificação, e um e-mail no máximo uma vez por hora.

Segurança

• Um fluxo age com as permissões do seu responsável. Ele nunca pode fazer mais do que essa pessoa pode, e os comentários e tarefas que cria ficam no nome dela.
• Um fluxo nunca se dispara de novo pelas próprias alterações. Alterações feitas por fluxos só disparam outros fluxos quando o gatilho deles diz Reagir também a alterações feitas por outros fluxos de trabalho, e nunca mais de três seguidos.
• No máximo 100 execuções por hora para um fluxo e 300 para toda a organização, para que um erro não lote a caixa de entrada de ninguém.
• Webhooks só vão para endereços https públicos, são assinados e são tentados de novo se quem recebe não responder.
• Ativar, desativar, alterar e excluir um fluxo fica registrado no Registro de atividades.

Planos

Os fluxos de trabalho estão incluídos a partir do plano Business, como as regras de automação estavam. Nos planos Starter e Team, a página Fluxos de trabalho mostra como fazer upgrade, e nenhum fluxo roda (nem mesmo os que vieram de regras de automação). Durante o teste gratuito você pode usá-los com os limites do Business.

| Plano | Fluxos ativos | Execuções por mês | |---|---|---| | Business | 50 | 20.000 | | Enterprise | Sem limite | Sem limite |

O topo da página Fluxos de trabalho mostra quanto você usa. Os testes não contam. Quando as execuções do mês acabam, nenhuma execução nova começa até o mês seguinte, e os responsáveis pelos fluxos são avisados.

As suas regras de automação vieram para cá

As regras de automação que você criou antes em Configurações viraram fluxos de trabalho, um para cada regra, com o mesmo nome. Elas fazem exatamente o que faziam, estão ativadas ou desativadas como estavam e são marcadas com De uma regra de automação. Agora você pode abri-las na tela e adicionar mais etapas.