Usar o assistente de projetos: rascunhar atualizações, perguntar sobre projetos, transformar notas em tarefas

O assistente de projetos ajuda os gerentes de projeto no trabalho de rotina: rascunha a atualização do projeto a partir do que realmente aconteceu, responde a perguntas sobre os seus projetos, transforma notas em tarefas e envia um breve resumo semanal. Usa apenas os projetos e tarefas que você pode ver e nunca publica, cria ou envia nada até você confirmar.

Tudo funciona sem o assistente de IA: recebe então uma versão simples e factual, feita com os mesmos dados. Quando um administrador liga o assistente de IA (veja Perguntar ao assistente de IA), a IA escreve os rascunhos e você pode conversar com ele sobre seus projetos com suas próprias palavras.

Rascunhar uma atualização de projeto

1. Abra o projeto e a guia Atualizações, e carregue em Escrever uma atualização.
2. Carregue em Rascunhar com IA (ou Rascunho a partir do trabalho do projeto quando o assistente de IA está desligado).
3. O formulário é preenchido com um estado sugerido, O que aconteceu (tarefas concluídas e iniciadas desde a última atualização), O que vem a seguir (trabalho e marcos das próximas duas semanas) e Impedimentos (tarefas atrasadas, tarefas à espera de trabalho por terminar, marcos atrasados e problemas críticos).
4. Porquê este estado: mostra os sinais por trás do estado sugerido, como tarefas atrasadas ou um marco atrasado. Quem pode ver os custos do projeto também vê quando se prevê ultrapassar o orçamento.
5. Leia o rascunho, mude o que quiser e carregue em Publicar atualização. Nada é publicado antes disso.

Só quem pode escrever as atualizações do projeto (o gerente do projeto, ou quem pode editar projetos) pode rascunhar uma.

Perguntar sobre seus projetos

1. Toque em Perguntar ao assistente no menu à esquerda, em Ajuda, e fique na aba Chat. Ou toque em Perguntar na barra superior.
2. Toque em uma sugestão como Que projetos estão em risco?, ou digite sua própria pergunta, por exemplo "O que está atrasado esta semana no projeto do site?".
3. A resposta traz links para os projetos e tarefas que cita, com saúde, prazos e responsáveis. Ele também pode preparar uma tarefa ou a atualização desta semana para você confirmar.

Quando o assistente de IA está desligado, a aba Chat oferece Que projetos estão em risco?, O que está atrasado?, O que vence esta semana? e O que está bloqueado?: escolha Todos os meus projetos ou um projeto e toque em uma pergunta. A resposta lista os projetos ou tarefas, cada um com link, saúde ou prazo, responsável e, no trabalho bloqueado, o que ele espera.

Transformar notas em tarefas

1. Abra Perguntar ao assistente e a guia Notas em tarefas.
2. Escolha o projeto e cole as suas notas, uma coisa por linha.
3. Carregue em Sugerir tarefas. Cada tarefa proposta tem título, pessoa, data de vencimento e lista. Sem o assistente de IA cada linha torna-se uma tarefa: um nome na linha sugere a pessoa, e palavras como "tomorrow" ou "by Friday" sugerem a data.
4. Desmarque as tarefas que não quer e mude o que precisar.
5. Carregue no botão que cria as tarefas. Só então são criadas, com os seus próprios direitos.

Precisa do direito de criar tarefas. Dar uma tarefa a outra pessoa exige o direito Atribuir tarefas a outras pessoas, e só pessoas do projeto podem ser escolhidas. As tarefas criadas assim ficam no registo de auditoria.

Receber um resumo semanal

1. Abra Perguntar ao assistente e a guia Resumo.
2. Marque Enviar-me um resumo semanal e escolha o dia.
3. Marque Enviar também por e-mail (está sempre no sino) se também o quiser por e-mail. Fica desligado se não marcar.
4. Carregue em Salvar. Carregue em Ver o meu resumo agora para ver o que diria hoje.

Nesse dia, a partir das oito da manhã, o resumo é colocado no seu sino de notificações: projetos em risco, tarefas atrasadas e o que vence esta semana, com links. Sai uma só vez nesse dia, mesmo quando o Kaam360 funciona em mais de um servidor. Para parar o e-mail, use o link de cancelamento no fim do e-mail; o resumo continua no sino.

Bom saber

• O assistente só usa os projetos que pode ver: os seus, aqueles de que faz parte, os públicos e partilhados, ou todos se puder ver todos os projetos.
• Com o assistente de IA ativado, os dados necessários (títulos das tarefas, datas, responsáveis e estado) são enviados a um serviço de IA (Anthropic) para escrever o texto. Reveja o texto antes de o usar.
• O estado sugerido segue a mesma regra do Painel e do Portfólio.