Solicitações de privacidade: entregue ou apague os dados de uma pessoa (LGPD/GDPR)

Leis de privacidade como o GDPR (e a LGPD no Brasil) dão às pessoas direitos sobre as informações que a sua organização guarda sobre elas: receber uma cópia, corrigi-las ou apagá-las. Você tem um mês para responder. Solicitações de privacidade ajuda você a fazer isso em poucos cliques.

Quem pode usar: administradores e qualquer pessoa cuja função tenha a permissão Atender solicitações de privacidade (veja Crie suas próprias funções).

Abra as Solicitações de privacidade

1. Pressione Configurações.
2. Pressione o cartão Solicitações de privacidade (ou abra Dados e privacidade e pressione Abrir Solicitações de privacidade).

Registre a solicitação

1. Pressione a aba Solicitações e depois Registrar uma solicitação.
2. Escolha O que pediu: uma cópia dos dados, apagar os dados, corrigir os dados, parar de usar os dados, limitar como são usados ou levar os dados para outro lugar.
3. Digite o Nome da pessoa e o E-mail da pessoa, como a solicitação chegou e o dia em que chegou. Resposta até é preenchido com 30 dias depois.
4. Pressione Salvar.

As solicitações vencidas aparecem em vermelho, e o cartão Solicitações de privacidade nas Configurações diz quantas estão atrasadas.

Encontre a pessoa em todos os lugares

1. Pressione a aba Encontrar uma pessoa.
2. Digite o endereço de e-mail, o telefone ou o nome dela e pressione Encontrar. Para ligar o que você fizer a uma solicitação, escolha-a antes na lista ao lado da caixa de busca (ou pressione o botão de busca na linha da solicitação).
3. Você vê todos os lugares onde a pessoa aparece: membros da equipe, contatos do CRM, leads de vendas e o que a sua equipe registrou com eles, clientes, chamados de suporte, usuários-clientes do portal, respostas a cotações, pesquisas de satisfação, assinaturas eletrônicas, assinantes de marketing, resultados de campanhas, respostas a pesquisas, histórico de consentimento e convidados citados em atas de reunião. Registros que estão na lixeira também são encontrados.

Entregue uma cópia dos dados

1. Marque os registros a incluir (todas as correspondências exatas já vêm marcadas).
2. Pressione Baixar os dados dela. Você recebe um arquivo ZIP com uma página para ler (person.html) e as mesmas informações para máquinas (person.json).
3. Confira o arquivo antes de enviá-lo à pessoa: notas internas da equipe em chamados de suporte são incluídas e marcadas, e podem mencionar outras pessoas.

Apague os dados

1. Marque os registros a apagar.
2. Pressione Apagar…. Leia o que vai acontecer com cada tipo de registro:- Removido definitivamente: some para sempre, também da lixeira (por exemplo um assinante de marketing, uma inscrição, uma resposta de pesquisa, notas e atividades sobre um lead).- Dados removidos: o registro fica, mas o nome, o e-mail, o telefone e outros dados da pessoa são removidos e ele mostra "Pessoa apagada" (por exemplo um contato do CRM, um lead de vendas, o solicitante de um chamado, um usuário-cliente).- Mantido: fica como está, pelo motivo mostrado (por exemplo um documento assinado, que é prova legal, ou um membro da equipe que ainda está ativo).
3. Digite exatamente o que você pesquisou e pressione Apagar definitivamente.

Para apagar um membro da equipe, desative-o primeiro em Usuários. Só um administrador pode apagar um membro da equipe. As tarefas, comentários e horas dele ficam, em nome de "Ex-membro da equipe". A atividade do computador e as capturas de tela são apagadas, e os motivos escritos nas suas ausências são removidos. Um download dos seus dados inclui os computadores, os totais de atividade por dia, a lista de capturas e as ausências.

Cada download e cada exclusão ficam registrados no Registro de atividades (tipo Solicitações de privacidade) sem os dados da pessoa. Quando a busca foi ligada a uma solicitação, a solicitação registra o que foi feito, e uma solicitação de exclusão é marcada como Concluído.

A lista de não contatar

Quando você apaga uma pessoa, os e-mails e telefones dela entram na Lista de não contatar da sua organização, para que não seja adicionada nem contatada de novo por engano. O Kaam360 então a deixa de fora em todo lugar:

• Adicioná-la como lead, contato do CRM ou contato de marketing é recusado, com uma mensagem explicando o motivo.
• Importações (planilhas, outras ferramentas, contatos de marketing) deixam a linha dela de fora e dizem por quê.
• Formulários de inscrição e de web-to-lead respondem normalmente, mas nada é guardado.
• Mensagens de texto (SMS e WhatsApp), sequências de vendas e lembretes de agendamento por texto a pulam.

A lista guarda só uma impressão digital de cada endereço (SHA-256 com o segredo próprio da sua organização), nunca o endereço, por isso ninguém pode lê-la nem baixá-la.

Para verificar uma pessoa ou tirá-la da lista (por exemplo, porque se inscreveu de novo):

1. Abra Solicitações de privacidade e clique na aba Lista de não contatar. Ela mostra quantos e-mails e telefones estão nela.
2. Digite um e-mail ou número de telefone e clique em Verificar a lista.
3. Para tirar, escreva como a pessoa concordou em ser contatada de novo e clique em Tirar da lista. Só um administrador pode fazer isso. Fica no Registro de atividades com o seu motivo, mas sem o endereço.

Consentimento para e-mails de marketing

A página de cada assinante de marketing (Marketing > Contatos) mostra um Histórico de consentimento: quando e como a pessoa concordou (formulário de inscrição com o texto dele, adicionada pela equipe, importada, vinda do CRM), quando confirmou o endereço, mudou os assuntos ou cancelou a inscrição. O histórico é incluído quando você baixa os dados dela. Os formulários de inscrição, inclusive os que também criam um lead em Vendas, sempre pedem a concordância da pessoa antes.

O acordo de tratamento de dados e os suboperadores

O Kaam360 trata as suas informações em seu nome. O acordo que diz como fica na página Tratamento de dados, e as empresas que nos ajudam a operar o Kaam360 estão na página Suboperadores.

1. Abra Configurações > Dados e privacidade.
2. Em Acordo de tratamento de dados, pressione Ler o acordo.
3. Marque que você o leu e o aceita pela sua organização, e pressione Aceitar o acordo. Só um administrador pode fazer isso.
4. Pressione Imprimir ou salvar a cópia assinada para imprimi-la, ou para salvá-la em PDF pela janela de impressão do navegador.

Quando o acordo muda, a página pede que você aceite a nova versão.

Se algo der errado

• Você não vê Solicitações de privacidade: a sua função não tem a permissão Atender solicitações de privacidade. Peça a um administrador.
• Nada é encontrado: confira a grafia, ou tente o endereço de e-mail em vez do nome.
• Apagar definitivamente continua cinza: digite exatamente o que você pesquisou na caixa de confirmação.