Campos de fórmula e de consolidação: deixe o Kaam360 calcular

Um campo de fórmula calcula o seu valor a partir de outros campos do mesmo registro, como em uma planilha: por exemplo as horas que faltam em uma tarefa, os dias até o vencimento, ou o valor de um negócio com impostos. Um campo de consolidação soma registros relacionados: por exemplo as horas de todas as subtarefas de uma tarefa, ou quantas tarefas um projeto tem. Os valores deles nunca são digitados: são calculados de novo cada vez que você olha, então estão sempre atualizados.

Adicione um campo de fórmula

1. Abra Configurações e escolha Layouts de página, depois o tipo de registro no topo (por exemplo Tarefas ou Projetos).
2. Em Ou crie um novo, digite um Nome e escolha o tipo Fórmula (calculada).
3. Escreva a Fórmula. Coloque os nomes dos campos entre chaves, por exemplo {Estimate (h)} - {Logged (h)}. Em Campos e funções que você pode usar, você pode clicar em um campo para adicioná-lo.
4. Quando você sai da caixa, o Kaam360 diz se a fórmula pode ser usada, ou explica o problema (um nome de campo que não existe, um parêntese não fechado, uma fórmula que usa a si mesma).
5. Pressione Adicionar o campo, coloque-o em uma seção e pressione Salvar layout.

O que você pode escrever

• Números com ponto para os decimais, + - * / e parênteses: ({Budget} - {Spent}) / 2
• Comparações = <> < > <= >=, e & para juntar textos: {Name} & " (" & {Region} & ")"
• Datas: {Due date} - today é o número de dias até o vencimento; {Start date} + 7 é uma semana depois.
• Funções: ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN, ABS, MIN, MAX, SUM, AVERAGE, IF, IFERROR, AND, OR, NOT, ISBLANK, DAYS, TODAY e CONCAT. Por exemplo DAYS({Due date} - today) ou IF({Logged (h)} > {Estimate (h)}, "Over", "OK").
• Um número vazio conta como 0 em somas; uma data vazia dá um resultado vazio.

Adicione um campo de consolidação

1. Escolha o tipo Consolidação (soma registros relacionados). Ele é oferecido para tarefas (as suas subtarefas), projetos (as suas tarefas), clientes (os seus negócios, faturas e projetos) e negócios (as suas cotações).
2. Escolha como Totalizar com: Soma (totalizar), Contagem (quantos), Menor, Maior ou Média.
3. Escolha O que totalizar, por exemplo "Subtarefas: Estimativa (h)" ou "Tarefas do projeto: quantas". Você também pode totalizar os seus próprios campos de número e de fórmula dos registros relacionados.

Onde você os vê

Os campos de fórmula e de consolidação aparecem no registro como os seus outros campos, marcados com ƒ, e como colunas na visualização Tabela, onde podem ser ordenados, somados e baixados. Se um valor não puder ser calculado (por exemplo uma divisão por zero), o campo mostra o motivo em vez de um valor.

Bom saber

• Renomear um campo mantém funcionando as fórmulas que o usam: elas passam a usar o novo nome.
• Um campo usado por uma fórmula ou consolidação não pode ser excluído até que essa fórmula seja alterada.
• Um total de faturas só aparece para quem pode ver faturas.