E-mail para tarefa: transforme e-mails em tarefas

Com o E-mail para tarefa, cada pessoa e cada projeto podem ter um endereço de e-mail privado. Envie ou encaminhe um e-mail para lá e ele vira uma tarefa: o assunto é o nome da tarefa, o texto é a descrição e os anexos ficam guardados na tarefa. As respostas viram comentários.

Tenha seu próprio endereço

1. Clique em E-mail para tarefa no módulo Gestão de projetos do menu.
2. Em Meu próprio endereço, clique em Criar meu endereço, escolha o projeto para onde vão as suas tarefas (e uma lista de tarefas, se quiser) e clique em Salvar.
3. Clique em Copiar ao lado do endereço e salve-o nos seus contatos de e-mail. As tarefas enviadas para lá ficam com você.

Dê um endereço a um projeto

1. Na mesma página, em Endereços de projetos, escolha um projeto e clique em Dar um endereço. (Ou abra um projeto, clique nos três pontos no topo e escolha E-mail para tarefa.)
2. Escolha a lista de tarefas, para quem vão as tarefas novas e Quem pode enviar e-mail: só a sua equipe, a sua equipe e os seus contatos do CRM, a sua equipe e os endereços que você listar, ou qualquer pessoa.
3. Em Também permitidos, liste endereços extras ou domínios inteiros (escritos como @example.com), um por linha.
4. Escolha se os anexos são guardados e se quem enviou recebe uma confirmação, e clique em Salvar.

Como os e-mails são tratados

• O assunto (sem "Re:" ou "Fwd:") vira o nome da tarefa. Um e-mail encaminhado mantém a mensagem que ele encaminha.
• O remetente é associado a alguém da sua equipe ou a um contato do seu CRM. Um membro da equipe aparece como criador da tarefa.
• A confirmação leva o número da tarefa. Responder a ela, ou à mesma conversa de e-mail, adiciona um comentário à tarefa. Uma tarefa que chegou por e-mail mostra Chegou por e-mail com o endereço para onde enviar comentários por e-mail.
• Lixo eletrônico, respostas automáticas, devoluções e remetentes sem permissão ficam de fora. Avalanches de mensagens são barradas. Programas e arquivos grandes demais não são guardados. Tudo é listado em E-mails recentes, com o motivo.
• Quando o projeto usa a Triagem, um e-mail novo espera lá (aparece como “Enviado para a triagem”) até alguém aceitá-lo; as respostas são adicionadas a ele.

Mantenha o endereço privado

Se um endereço foi divulgado demais, clique em Novo endereço: o antigo para de funcionar na hora. Remover desativa o endereço de vez. As tarefas que ele criou continuam.

Para o dono do servidor: como ativar

O E-mail para tarefa lê a mesma caixa de correio de suporte que a central de atendimento. Quando a página disser que ainda não está ativado, abra o painel da Plataforma, vá em Server settings, preencha a Support mailbox (servidor de e-mail, nome de usuário, senha) e salve. A caixa de correio precisa aceitar endereços com "mais" (support+qualquercoisa@seu-dominio), o que a maioria dos serviços de e-mail aceita. Os endereços passam a funcionar em poucos minutos.

Se algo der errado

• Nenhuma tarefa apareceu: olhe em E-mails recentes. "Remetente não permitido" significa que o remetente não está na lista do endereço; "Lixo eletrônico" significa que parecia propaganda.
• O endereço não aparece: a caixa de correio de suporte ainda não está configurada no servidor (veja acima).