Bekerja dengan tugas, papan, dan bagan rencana

Tugas adalah bagian-bagian kecil pekerjaan yang bersama-sama membentuk sebuah proyek. Setiap proyek memiliki tab Tugas tempat Anda dapat membuat dan mengelolanya. Panduan ini sedikit lebih mendalam daripada Tugas, papan, dan bagan rencana.

Tambahkan tugas

1. Buka Proyek di menu dan tekan proyek yang Anda inginkan.
2. Buka tab Tugas dan tekan Tambah Tugas.
3. Isi nama tugas, lalu pilih jenisnya (Tugas, Bug, Fitur, dan sebagainya), daftar tugas, penanggung jawab, tanggal, prioritas, dan perkiraan jam.
4. Simpan. Tugas baru dimulai dengan status Terbuka (atau status awal jenisnya).

Empat cara melihat tugas

Di atas tugas, tekan Daftar, Kanban, Gantt, Tabel, atau Peta pikiran. Tabel menampilkan tugas seperti spreadsheet yang dapat Anda ubah langsung; lihat tampilan Tabel. Jenis tugas dijelaskan di Jenis tugas.

Temukan tugas

Ketik di kotak Cari tugas di atas daftar. Daftar diperbarui saat Anda berhenti mengetik, dan daftar tugas yang tidak berisi tugas yang cocok disembunyikan selama Anda mencari atau menyaring. Setiap kata yang Anda ketik harus ditemukan di suatu tempat pada tugas, jadi faktur ali menemukan tugas faktur yang dipegang Ali. Pencarian melihat nomor tugas (misalnya 1020, T1020, atau lengkapnya CBS-46-T1020), nama, deskripsi, penanggung jawab, label, status, prioritas, daftar tugas, fase, dan tanggal.

Lencana "rencana belum lengkap"

Jika ada yang kurang pada sebuah proyek (misalnya tanggal selesai, atau tugas tanpa penanggung jawab atau tenggat), lencana kuning kecil bernomor muncul di kanan atas proyek, di samping statusnya. Tekan untuk melihat daftar apa saja yang masih kurang. Lencana ini tidak memakan tempat saat tidak diperlukan.

Lihat tugas lebih rinci

Tekan sebuah tugas untuk membuka panel sampingnya. Di sana Anda dapat:

• menulis komentar, dan menyebut rekan kerja agar mereka diberi tahu
• menambahkan penanggung jawab dan pengikut (pengikut mendapat pesan saat tugas berubah)
• melampirkan file
• menambahkan subtugas (langkah-langkah kecil di dalam tugas)
• menautkan tugas yang harus selesai lebih dulu, yang disebut dependensi
• mencatat waktu yang Anda habiskan
• membuat masalah yang tertaut ke tugas
• mengatur pengingat, atau membuat tugas berulang

Komentar: format, tabel, sebutan dan file, serta mengubah tulisan Anda

• Format komentar Anda. Kotak komentar memiliki bilah alat: tebal, miring, garis bawah, warna, daftar, tautan, dan tabel. Tempel sel dari Excel atau Google Sheets (misalnya satu kolom poin dan satu kolom status) dan sel itu langsung menjadi tabel sungguhan, dengan setiap poin di samping statusnya. Tekan Komentar (atau Ctrl+Enter) untuk mengirim. Kotak yang sama dipakai untuk balasan dan saat mengubah.
• Sebut seseorang. Tekan Sebut di bawah kotak, pilih nama, dan orang itu diberi tahu tentang komentar Anda. Mengetik @ diikuti nama lengkap orang itu juga bisa.
• Lampirkan file. Tekan Lampirkan file di bawah kotak dan pilih hingga 10 file (masing-masing hingga 25 MB). File dikirim bersama komentar Anda dan ditampilkan di bawahnya sebagai tombol file kecil; klik salah satunya untuk membukanya. File juga tercantum di tab Dokumen pada tugas. Jika Anda menghapus komentar, filenya tetap ada di tugas sampai seseorang menghapusnya di sana. Anda memerlukan hak untuk mengunggah file; jika Anda tidak melihat Lampirkan file, tanyakan kepada administrator.
• Ubah komentar Anda sendiri. Tekan Ubah di bawah komentar yang Anda tulis, ubah teksnya, lalu tekan Simpan (atau Ctrl+Enter). Batal membiarkannya seperti semula. Komentar kemudian menampilkan diubah di samping waktunya. Tidak ada orang lain, bahkan administrator, yang dapat mengubah komentar Anda; komentar hanya dapat dihapus.
• Siapa pun yang Anda tambahkan dengan @ saat mengubah akan diberi tahu, sama seperti komentar baru.

Tambahkan kolom Anda sendiri

Di papan, tekan Tambah kolom untuk menambahkan tahap seperti Pengujian. Gunakan Kelola status untuk mengganti nama atau menyembunyikan tahap.

Masukkan daftar tugas ke dalam fase

Sebuah fase dapat berisi berapa pun daftar tugas, dan setiap tugas dalam daftar yang memiliki fase termasuk dalam fase itu.

1. Di tampilan Daftar, tekan tiga titik pada judul daftar dan pilih Fase….
2. Pilih Fase (atau Tanpa fase) lalu tekan Simpan. Setiap tugas dalam daftar pindah ke fase itu, begitu juga setiap tugas yang nanti Anda tambahkan ke daftar atau pindahkan ke dalamnya. Nama fase lalu tampil di samping nama daftar.
3. Selama daftar memiliki fase, kotak fase untuk tugas baru di daftar itu terkunci pada fase daftar.

Kemajuan fase menghitung tugas-tugas dalam daftar tugasnya: saat tugas ditutup, fase bergerak maju. Tab Fase pada proyek menampilkan daftar tugas setiap fase di samping kemajuannya. Mengeluarkan daftar dari fasenya membiarkan tugas-tugasnya tetap di tempat, dan Anda bisa kembali memilih fase untuk setiap tugas baru.

Pindahkan tugas ke daftar atau proyek lain

Di tampilan Daftar, seret tugas lewat barisnya lalu lepaskan di tempat yang Anda inginkan: di antara dua tugas dalam daftar yang sama untuk mengubah urutan, atau di daftar tugas lain untuk memindahkannya ke sana. Sebuah garis menunjukkan tempat tugas akan mendarat; lepaskan di judul daftar untuk menaruhnya paling atas. Subtugas ikut pindah bersama tugasnya. Menyeret tidak aktif saat Anda sedang mengubah sel, dan memindahkan butuh hak untuk mengedit tugas itu.

Subtugas juga bisa diseret: seret subtugas ke atas atau ke bawah di antara subtugas lain dari tugasnya untuk mengubah urutannya. Subtugas tetap berada di bawah tugas yang sama; untuk memberinya tugas lain, buka subtugas itu dan ubah tugas induknya.

Anda juga dapat memakai tiga titik di ujung baris tugas dan memilih Pindahkan ke proyek lain…, lalu memilih Proyek dan Daftar tugas. Buka tugas dan tekan Pindahkan… di samping nama proyeknya. Pilih Proyek dan Daftar tugas, lalu tekan Pindahkan tugas. Subtugas, komentar, file, dan waktu yang dicatat ikut pindah. Jika pindah ke proyek lain, fasenya dikosongkan, tautan ke tugas yang tertinggal dihapus, dan setiap penanggung jawab tugas ditambahkan ke proyek baru agar tetap dapat membukanya. Anda hanya dapat memindahkan tugas ke proyek tempat Anda tergabung. Subtugas pindah bersama tugas induknya.

Pindahkan seluruh daftar tugas ke proyek lain

Di tampilan daftar tugas, tekan tiga titik pada judul daftar dan pilih Pindahkan daftar ke proyek lain…. Pilih Proyek dan tekan Pindahkan. Daftar pindah bersama semua tugas dan subtugasnya. Fasenya dikosongkan, tautan ke tugas yang tertinggal dihapus, waktu yang dicatat ikut pindah, dan para penanggung jawab tugas ditambahkan ke proyek baru. Ini memerlukan hak untuk mengubah proyek dan mengubah semua tugas, dan Anda harus tergabung di kedua proyek.

Mengubah urutan daftar tugas

Di tampilan Daftar, tekan tiga titik pada judul daftar dan pilih Pindahkan daftar ke atas atau Pindahkan daftar ke bawah. Daftar berpindah satu tempat; urutan baru dipakai di semua tempat daftar proyek muncul. Daftar yang tertutup hanya menampilkan judulnya: buka daftar itu untuk menambahkan tugas atau daftar di bawahnya.

Menghapus daftar tugas

1. Di tampilan Daftar, tekan tiga titik pada judul daftar dan pilih Hapus daftar….
2. Jika daftar masih berisi tugas, pilih di Pindahkan tugasnya ke daftar yang akan menerimanya. Tugas pindah beserta subtugas, komentar, file, dan waktu yang dicatat, jadi tidak ada pekerjaan yang hilang. Tugas daftar yang ada di tempat sampah juga ikut pindah dan masih bisa dipulihkan.
3. Tekan Hapus daftar.

Daftar kosong langsung dihapus. Satu-satunya daftar dalam proyek hanya bisa dihapus jika tidak punya tugas: tambahkan daftar lain dulu jika ingin menyimpannya. Menghapus daftar memerlukan hak untuk menghapus fase, daftar tugas, dan grup.

Dependensi dan bagan rencana

Dependensi berarti "ini tidak dapat dimulai sebelum itu selesai". Tugas memerlukan tanggal mulai atau tenggat agar tampil di bagan rencana. Tugas yang tertaut tampil tersambung di bagan, dan tugas yang terlambat mendorong tugas-tugas yang menunggunya.

Untuk menambahkan hari tunggu, menautkan tugas dengan cara lain, atau melihat jalur kritis, baca Tautkan tugas, tambahkan jeda, dan lihat jalur kritis. Tugas juga dapat berulang dan memiliki checklist; lihat Tugas berulang dan checklist.

Jika terjadi masalah

• Tugas tidak muncul di bagan rencana: beri tanggal mulai atau tenggat.
• Anda tidak dapat menambahkan tugas: peran Anda mungkin tidak mengizinkan mengubah proyek ini.

Lihat proyek sebagai peta pikiran

Tekan Peta pikiran di atas tugas untuk melihat proyek sebagai cabang: proyek di tengah, daftar tugasnya, serta tugas dan subtugas yang tumbuh ke kanan. Setiap tugas menunjukkan warna statusnya; tugas selesai dicoret dan tugas terhalang bertepi merah.

1. Tekan tugas untuk membukanya.
2. Tekan + di samping proyek untuk menambah daftar tugas, di samping daftar untuk menambah tugas, atau di samping tugas untuk menambah subtugas. Ketik namanya lalu tekan Enter.
3. Tekan panah kecil pada cabang untuk melipatnya, dan sekali lagi untuk membukanya.

Setiap cabang yang Anda tambahkan adalah daftar tugas, tugas, atau subtugas biasa, jadi juga muncul di daftar, di papan, dan di Gantt.