Kirim dokumen apa pun untuk tanda tangan elektronik

Modul Tanda tangan elektronik memungkinkan Anda mengirim dokumen apa pun untuk ditandatangani secara online: kontrak, surat pengangkatan karyawan, perjanjian kerahasiaan (NDA), atau formulir. Penanda tangan tidak memerlukan akun. Semuanya tersimpan di sini: siapa yang menandatangani, kapan, dan salinan yang ditandatangani. Dokumen tidak memerlukan pelanggan atau kontrak, walaupun Anda dapat menautkannya.

Kirim dokumen

1. Buka Tanda tangan elektronik di menu dan tekan Kirim untuk ditandatangani. (Dari kontrak Anda dapat menekan Kirim untuk tanda tangan elektronik.)
2. Pilih dokumennya: Unggah dokumen (PDF, atau gambar JPG atau PNG, hingga 15 MB). Untuk mengirim beberapa dokumen dalam satu permintaan, pilih yang pertama, lalu gunakan Tambah dokumen lain di bawahnya: dokumen-dokumen itu digabung, berurutan, menjadi satu file (hingga 10 dokumen dan 150 halaman), ditandatangani sekali dan disegel sekali. Untuk kontrak, Anda dapat memilih Gunakan PDF yang dilampirkan ke kontrak atau Buat PDF dari detail kontrak. Untuk file Word, Excel, atau PowerPoint, simpan atau ekspor sebagai PDF terlebih dahulu.
3. Di bawah Penerima, tekan Pilih orang untuk membuka daftar tim Anda, kontak pelanggan yang Anda pilih, dan orang-orang yang baru-baru ini Anda kirimi dokumen. Centang sebanyak mungkin orang yang Anda mau, pilih Perlu menandatangani, Menyetujui (mereka hanya menyatakan setuju: tidak ada tanda tangan yang digambar dan mereka tidak mendapat kotak), atau Menerima salinan (mereka hanya menerima dokumen akhir lewat email), lalu tekan Tambah yang dipilih. Anda juga dapat menekan Tambah penerima lain untuk mengetik nama dan email, atau Tambahkan saya untuk menambahkan diri sendiri.
4. Jika ada dua penanda tangan atau lebih, Kirim berurutan dicentang: setiap orang baru dikirimi email saat gilirannya tiba. Ubah urutan dengan kotak nomor atau panah di samping setiap orang. Hapus centangnya untuk mengirim email ke semua orang sekaligus.
5. Tekan Sesuaikan di samping penanda tangan untuk mengatur hal-hal khusus untuknya:- Menandatangani langsung di perangkat saya: tidak ada yang mengirimi orang ini tautan lewat email. Saat gilirannya, buka permintaan dan tekan Tanda tangani langsung di samping namanya, agar ia menandatangani di samping Anda.- Catatan pribadi: pesan yang hanya dilihat orang ini di halaman tanda tangannya.- Periksa siapa mereka: Kode 6 digit yang dikirim lewat email (mereka menekan Kirimi saya kode lewat email di halaman tanda tangan lalu mengetiknya), atau Kode akses yang Anda berikan kepada mereka (Anda memilih 4 hingga 20 karakter dan memberitahukannya secara langsung atau lewat telepon; jangan pernah dalam email yang sama dengan tautannya). Sampai kodenya benar, tidak ada bagian dokumen yang ditampilkan. Setelah lima kali salah, pemeriksaan terkunci selama 15 menit, dan setiap percobaan dicatat di riwayat aktivitas.
6. Tambahkan pesan (opsional), berapa hari permintaan Berlaku selama, dan seberapa sering Ingatkan setiap beberapa hari (0 berarti tidak pernah).
7. Tekan Berikutnya: tempatkan kotak, atau Kirim tanpa kotak jika orang cukup menandatangani di akhir dokumen.

Tempatkan kotak

Halaman berikutnya menampilkan dokumen Anda dengan gambar mini halaman di sebelah kiri, serta Penerima dan Kolom standar di sebelah kanan. Pilih penerima, lalu seret kotak dari kanan ke halaman (atau pilih satu dan klik pada halaman). Kotak-kotaknya adalah Tanda tangan, Paraf, Perusahaan, Nama lengkap, Email, Tanggal tanda tangan (terisi sendiri dengan hari orang itu menandatangani), Tanggal (orang itu memilihnya), Kotak teks, Jabatan, Kotak centang, Daftar tarik-turun, dan Tombol radio.

Seret kotak untuk memindahkannya, seret sudutnya untuk mengubah ukurannya, atau gunakan tombol panah. Klik kotak untuk melihat pengaturannya di sebelah kanan:

• Penerima, Wajib, dan Hanya baca (kotak menampilkan apa yang Anda ketik di Nilai bawaan dan penanda tangan tidak dapat mengubahnya).
• Label, Label data, dan Deskripsi (petunjuk yang ditampilkan kepada penanda tangan).
• Batas karakter dan Validasi untuk kotak teks: Hanya angka, Hanya huruf, Alamat email, atau Pola kustom.
• Pilihan untuk daftar tarik-turun atau tombol radio (satu per baris), Format tanggal untuk tanggal, dan Ukuran font.

Klik kanan sebuah kotak untuk Potong, Salin, Tempel, Duplikat, Tempatkan di halaman lain, atau Ubah penerima. Urungkan dan Ulangi ada di bagian atas, bersama kontrol halaman dan zoom. Tekan Simpan draf untuk kembali nanti, Simpan sebagai templat untuk memakai ulang tata letak ini, atau Kirim untuk ditandatangani jika sudah siap. Setiap orang yang memiliki kotak memerlukan paling sedikit satu kotak tanda tangan.

Kirim nanti

Di halaman tempat Anda menempatkan kotak, buka Kirim nanti, pilih tanggal dan waktu (paling cepat lima menit lagi, dalam 90 hari, sesuai zona waktu organisasi Anda), lalu tekan Kirim pada waktu itu. Permintaan menunggu sebagai draf, ditampilkan sebagai Terjadwal di daftar, dan terkirim sendiri. Sampai saat itu Anda masih dapat mengubah kotak, atau menekan Batalkan jadwal. Jika ada yang salah saat waktunya tiba (misalnya seseorang memiliki kotak tetapi tanpa kotak tanda tangan), tidak ada yang dikirim, permintaan tetap berupa draf, dan Anda mendapat email yang menjelaskan alasannya.

Apa yang dilihat penanda tangan

Mereka membuka tautan dan melihat dokumen dengan kotak mereka sendiri yang disorot. Mereka membuat tanda tangan dengan cara yang diizinkan organisasi Anda: Gambar tanda tangan saya (dengan pilihan warna pena), Ketik nama saya saja (dalam salah satu dari tiga gaya tulisan tangan), atau Unggah gambar. Mereka menambahkan paraf jika diminta, mengeklik setiap kotak, mengisi kotak teks, mencentang persetujuan, dan menekan Tanda tangani dokumen. Jika Anda mengizinkan penanda tangan memberi komentar, kotak untuk komentar kepada Anda ditampilkan. Jika Anda mengizinkannya, Teruskan memungkinkan mereka memberikan dokumen kepada orang lain, yang mendapat tautannya sendiri sementara tautan pertama berhenti berfungsi. Di bawah kotak tanda tangan, Ingat tanda tangan saya di perangkat ini menyimpannya di browser mereka sendiri (dan Ingat paraf saya di perangkat ini melakukan hal yang sama untuk paraf), sehingga lain kali Gunakan tanda tangan tersimpan saya langsung mengisinya; Lupakan menghapusnya. Tidak ada yang disimpan di pihak kami. Kotak berikutnya membawa mereka ke apa pun yang masih kurang. Mereka juga dapat Tolak menandatangani dan menjelaskan alasannya. Pelanggan yang memiliki akun masuk sendiri juga melihat dokumen di portal pelanggan mereka di bawah Dokumen yang menunggu tanda tangan Anda.

Tanda tangani sendiri lebih dulu (kedua pihak menandatangani)

Untuk kontrak yang ditandatangani kedua pihak, perusahaan Anda menandatangani lebih dulu dan pelanggan sesudahnya.

1. Di Kirim untuk ditandatangani, pada Siapa yang menandatangani untuk perusahaan kami, pilih Saya menandatangani lebih dulu (untuk perusahaan kami), atau Orang lain di perusahaan kami menandatangani lebih dulu lalu pilih rekan Anda. Pada draf, Anda dapat memilih hal yang sama di halaman permintaan dan menekan Simpan.
2. Saat Anda menekan kirim, halaman tanda tangan biasa langsung terbuka untuk Anda. Tanda tangani seperti orang lain; tidak ada kode yang diminta karena Anda sudah masuk. Waktu, alamat, dan perangkat Anda dicatat. Jika Anda berhenti, tidak ada yang dikirim dan permintaan tetap menjadi draf; buka nanti dan tekan Tanda tangani dan kirim.
3. Begitu pihak Anda menandatangani, pelanggan menerima emailnya. Rekan yang menandatangani untuk perusahaan menerima email lebih dulu, dan pelanggan baru sesudahnya.

Sertifikat menampilkan kedua pihak: "Signed for (perusahaan Anda) by (nama), (jabatan)" dan "Signed for (pelanggan) by (nama)". Kontrak yang ditautkan baru mendapat salinan bertanda tangan setelah semua orang menandatangani. Jika kemudian perubahan yang diusulkan pelanggan diterima, tanda tangan Anda juga dibatalkan: pihak Anda menandatangani versi baru lebih dulu, lalu pelanggan. Menandatangani untuk perusahaan memerlukan hak Menandatangani atas nama perusahaan (manajer memilikinya sejak awal; administrator selalu). Di Pengaturan tanda tangan, Perusahaan kami selalu menandatangani lebih dulu mencentang pilihan itu untuk setiap permintaan baru.