Lihat siapa yang sibuk: Jadwal dan Peta jalan

Dua halaman menampilkan rencana Anda pada kalender. Jadwal untuk minggu mendatang dan orang-orangnya. Peta jalan untuk sepanjang tahun dan proyek-proyeknya.

Jadwal

1. Tekan Jadwal di modul Manajemen Proyek pada menu.
2. Pilih Kalender untuk melihat apa yang jatuh pada hari apa, atau Beban Kerja Karyawan untuk melihat hari setiap orang. Gunakan Sebelumnya, Hari ini, dan Berikutnya untuk berpindah.
3. Gunakan filter di bagian atas untuk memilih proyek, tim, orang, dan Status. Setiap filter memungkinkan Anda mencentang beberapa pilihan sekaligus (misalnya Akan Dikerjakan dan Sedang Berjalan, atau dua proyek). Biarkan filter kosong untuk melihat semuanya. Mencentang status tertutup seperti Ditutup atau Diselesaikan menampilkan tugas-tugas itu bahkan saat Tampilkan yang ditutup mati.
4. Jika Anda boleh melihat layanan dukungan, Tampilkan tiket dicentang: tiket layanan bantuan juga ditampilkan (lihat di bawah). Hapus centangnya untuk melihat tugas saja.
5. Tekan Tambah Tugas untuk membuat tugas baru dari kalender. Sebuah panel terbuka di sebelah kanan yang tampak seperti tugas yang sedang dibuka: ketik nama, pilih proyek, tulis deskripsi, dan isi penanggung jawab, tanggal, dan detailnya. Hari (dan orang) yang Anda tekan sudah terisi. Tekan Buat tugas dan tugas baru terbuka di panel yang sama, siap untuk komentar, subtugas, dan file. Tombol + pada sebuah hari melakukan hal yang sama untuk hari itu.

Cara jam setiap hari dihitung

Anda tidak perlu melakukan apa pun: Kaam360 menghitung hari setiap orang dari tugas-tugasnya.

• Sisa pekerjaan: perkiraan tugas dikurangi waktu yang sudah dicatat. Tugas yang diperkirakan 16 jam dengan 4 jam tercatat memiliki sisa 12 jam.
• Dibagi ke hari kerja: sisa pekerjaan dibagi rata dari hari ini (atau tanggal mulai, jika lebih lambat) sampai tenggat. Hari libur mingguan, hari libur nasional, dan cuti yang disetujui dilewati. Jadi 12 jam pada Rabu, Kamis, dan Jumat berarti 4 jam per hari, bukan 12 jam setiap hari.
• Hanya tenggat: dibagi dari hari ini sampai tenggat.
• Terlambat: semua sisa pekerjaan dihitung pada hari ini, atau pada hari kerja berikutnya jika hari ini libur (akhir pekan, hari libur, atau cuti), dan tugas ditampilkan dengan warna merah.
• Tanpa tanggal: tugas tidak berada di hari mana pun. Tugas itu tercantum di bawah Belum dijadwalkan di bawah kalender, sehingga Anda dapat memberinya tenggat.
• Beberapa penanggung jawab: setiap penanggung jawab mendapat bagian yang sama.
• Hari yang sudah lewat menampilkan waktu yang dicatat. Di Beban Kerja Karyawan, tugas yang direncanakan pada hari yang sudah lewat tanpa waktu tercatat tetap tampil di sana, samar, dengan keterangan "direncanakan, tidak ada yang dicatat", sehingga minggu lalu menunjukkan apa yang seharusnya dikerjakan orang.
• Hari ini menampilkan waktu yang sudah dicatat hari ini (ditandai "jam dicatat") sekaligus yang masih direncanakan untuk sisa hari. Waktu yang dicatat hari ini pada tugas yang sudah ditutup juga muncul di sana.
• Tiket layanan bantuan juga dihitung: setiap tiket terbuka menghitung perkiraan pekerjaannya (misalnya 1 h) pada hari jatuh temponya, untuk orang yang ditugaskan.

Tiket layanan bantuan di Jadwal

Pekerjaan dukungan adalah pekerjaan sungguhan, jadi tiket yang ditangani seseorang menjadi bagian dari harinya.

1. Tiket ditampilkan dengan ikon tiket dan warnanya sendiri, nomornya (misalnya SUP-0012), subjeknya, lencana status (seperti Terbuka), dan lencana prioritas (seperti Tinggi).
2. Tiket berada pada tanggal jatuh tempo-nya. Jika tidak ada yang mengaturnya, tiket berada pada hari ketika target dukungannya menyatakan tiket harus diselesaikan, ditandai Jatuh tempo SLA. Jika hari itu libur, jamnya dipindahkan ke hari kerja terakhir sebelumnya.
3. Tiket yang terlambat, atau yang melewati target dukungan (ditandai SLA dilanggar), ditampilkan dengan warna merah. Jamnya dihitung pada hari ini, atau pada hari kerja berikutnya jika hari ini libur, sama seperti tugas yang terlambat.
4. Tekan tiket untuk membukanya di Tiket. Tiket tidak dapat diseret: untuk memindahkannya, ubah Tanggal jatuh tempo pada tiket.
5. Tiket yang sudah diselesaikan dan ditutup keluar dari Jadwal. Tiket yang tidak ditangani siapa pun tidak muncul di hari siapa pun.

Berapa jam yang dihitung untuk sebuah tiket diatur per prioritas di Target dukungan, dan dapat diubah pada setiap tiket. Lihat Tetapkan target waktu respons.

Membaca hari seseorang

Di Beban Kerja Karyawan setiap baris adalah satu orang dan setiap kotak adalah satu hari. Batang di bagian bawah kotak menunjukkan jam yang direncanakan dibandingkan jam yang dimiliki orang itu pada hari tersebut (misalnya "6 / 8 h"):

• hijau: di bawah 80% dari jamnya.
• kuning: dari 80% sampai 100%.
• merah: di atas 100%, atau ada pekerjaan pada hari libur.

Kolom Total menunjukkan seminggu. Di Kalender, batang tipis di bawah setiap hari menunjukkan hal yang sama untuk semua orang yang ditampilkan. Hari libur tampil sebagai LIBUR. Jumlah jam dalam satu hari kerja diatur di Zona waktu & minggu kerja, dan setiap orang dapat memiliki pengaturannya sendiri. Lihat Atur zona waktu dan minggu kerja Anda.

Rencanakan hari secara manual (opsional)

Jika pembagian rata tidak sesuai dengan kenyataan pekerjaannya, ubahlah:

1. Di Beban Kerja Karyawan, tekan jam pada sebuah tugas (misalnya 4 h).
2. Ketik jam untuk hari itu dan tekan Simpan. Ikon pin menandai hari yang diatur secara manual.
3. Sisa jam tugas dibagi sendiri ke hari-hari lainnya.

Anda juga dapat menyeret tugas ke hari lain di baris orang yang sama, antara hari ini dan tenggatnya: jam hari itu pindah ke sana dan sisanya dibagi ulang. Menyeret ke luar rentang hari itu, atau ke orang lain, memindahkan tanggal tugas atau memberikannya kepada orang itu, seperti sebelumnya. Untuk membatalkan, tekan jamnya dan pilih Kembali ke otomatis, atau Bagi ulang semua hari untuk seluruh tugas.

Urutkan hari seseorang menurut kepentingan

Di Beban Kerja Karyawan, seret tugas ke atas dan ke bawah dalam satu hari untuk menentukan mana yang didahulukan:

1. Seret tugas ke atas tugas lain di kotak yang sama. Dipindah ke atas, tugas itu berada di atas tugas tersebut; dipindah ke bawah, di bawahnya. Sebuah garis menunjukkan di mana tugas akan mendarat.
2. Tugas hari itu lalu diberi nomor dari atas: 1 yang paling penting. Urutan disimpan untuk orang dan hari itu, dan semua orang yang melihat Jadwal melihat urutan yang sama.
3. Tugas yang tidak diurutkan berada setelah tugas bernomor, seperti sebelumnya. Tiket help desk tidak dapat diseret.

Setiap orang dapat mengurutkan harinya sendiri. Pemimpin tim, dan orang yang boleh melihat jadwal semua orang, dapat melakukannya untuk orang yang mereka lihat.

Peta jalan

1. Tekan Peta jalan di menu.
2. Anda melihat fase dan milestone dari proyek yang Anda miliki atau ikuti dalam satu garis waktu. Orang yang boleh melihat semua proyek melihat semuanya.
3. Cari tonggak yang ditandai terlambat, dan tonggak yang jatuh tempo dalam 30 hari ke depan.
4. Untuk melebarkan atau menyempitkan nama proyek, seret tepi kolom nama, atau tekan Tab sampai tepinya terpilih lalu gunakan tombol panah. Klik dua kali tepinya untuk melipat nama, dan sekali lagi untuk memunculkannya kembali. Browser Anda mengingat lebarnya.

Jika halamannya kosong, beri tanggal pada fase, atau tambahkan tonggak di tab Tonggak pada proyek. Lihat Tetapkan tonggak, risiko, dan baseline.

Jika terjadi masalah

• Sebuah tugas tidak ada di Jadwal: tugas itu memerlukan tenggat dan penanggung jawab. Tugas tanpa tanggal ada di Belum dijadwalkan.
• Sebuah tiket tidak ada: tiket harus terbuka dan ditugaskan kepada seseorang, Tampilkan tiket harus dicentang, dan tidak boleh ada Status yang dipilih di filter.
• Seseorang tidak menampilkan pekerjaan: mungkin orang itu tidak memiliki tugas bertanggal minggu ini, atau tugasnya tidak memiliki perkiraan.
• Jam pada sebuah hari tidak dapat diubah: hanya bisa dari hari ini sampai tenggat, dan tidak pada tugas yang terlambat. Beri tenggat baru terlebih dahulu.