Tulis notulen rapat yang menjadi tugas dan halaman Wiki

Setiap proyek punya tab Rapat untuk notulen rapatnya: apa yang ada di agenda, siapa yang hadir, apa yang dibicarakan, apa yang diputuskan, dan siapa akan melakukan apa. Tindak lanjut menjadi tugas nyata dengan pemiliknya, dan notulen disimpan sebagai halaman di ruang Wiki proyek, sehingga tidak ada yang perlu mengetiknya dua kali.

Menulis notulen

1. Buka proyek dari Proyek, lalu tab Rapat-nya.
2. Tekan Notulen rapat baru.
3. Ketik Judul, Kapan, dan Di mana.
4. Di bawah Peserta, tambahkan orang dengan + Tambah orang, atau ketik nama tamu (pelanggan, pemasok) dan tekan Enter. Hapus centang orang yang diundang tetapi berhalangan.
5. Tulis Agenda dan Keputusan, satu per baris, serta Catatan di kotak berformat.
6. Di bawah Tindak lanjut, tekan Tambah tindak lanjut untuk setiap hal yang disepakati akan dilakukan seseorang, dan pilih Penanggung jawab serta Tanggal jatuh tempo-nya.
7. Tekan Simpan. Anda dapat kembali dan mengedit notulen kapan saja.

Menjadikan tindak lanjut sebagai tugas

Buka notulen dan tekan Buat tugas. Setiap tindak lanjut menjadi tugas di proyek, dengan pemilik dan tanggal jatuh temponya, serta baris yang menyebutkan dari rapat mana tugas itu berasal. Pemiliknya diberi tahu, seperti tugas baru lainnya. Menekannya lagi hanya membuat tugas untuk tindak lanjut yang baru.

Menyimpan notulen di Wiki

Tekan Simpan ke Wiki. Notulen menjadi halaman di bawah Notulen rapat di ruang Wiki proyek, dengan tanggal di judulnya. Jika proyek belum punya ruang dan Anda boleh membuat ruang, satu ruang dibuat untuk proyek itu. Jika nanti Anda mengubah notulen, tekan Perbarui halaman Wiki: halaman mendapat versi baru, sehingga riwayatnya menunjukkan setiap perubahan.

Menyelesaikan notulen

Tekan Selesaikan notulen untuk melakukan semuanya sekaligus: tugas dibuat, notulen disimpan di Wiki dan ditandai Selesai. Jika Anda tidak boleh menulis di ruang Wiki proyek, tugas tetap dibuat dan Kaam360 memberi tahu mengapa halaman Wiki tidak dibuat.

Siapa boleh melakukan apa

• Semua orang yang dapat membuka proyek dapat membaca notulennya.
• Menulis, mengubah, dan menghapus notulen memerlukan "Tulis notulen rapat" (manajer memilikinya). Membuat tugas juga memerlukan "Buat tugas".
• Menyimpan ke Wiki memerlukan peran Edit di ruang Wiki proyek, atau hak untuk membuat ruang. Lihat Tulis dan bagikan dokumen tim di Wiki.
• Menulis, menyelesaikan, dan menghapus notulen dicatat di log audit. Menghapus notulen tetap menyisakan tugas dan halaman Wiki yang dibuat darinya.

Jika terjadi masalah

• Simpan ke Wiki menyatakan Anda tidak boleh menulis di sana: minta admin ruang Wiki proyek memberi Anda peran Edit.
• Seorang pemilik tidak ada di daftar: hanya orang aktif di organisasi Anda yang dapat memegang tindak lanjut. Tambahkan tamu sebagai peserta saja.