Simpan kontrak dan tanggal perpanjangannya

Kontrak adalah perjanjian yang ditandatangani dengan pelanggan. Di Kontrak, seluruh tim Anda dapat membuka setiap perjanjian dan salinan yang ditandatangani di satu tempat, sehingga tidak ada yang tertahan di email satu orang.

Buat kontrak

1. Buka Kontrak dan tekan Kontrak baru. Atau tekan Buat kontrak pada peluang yang dimenangkan atau penawaran harga yang diterima.
2. Ketik Judul.
3. Pilih Pelanggan, atau pilih Peluang (opsional) dan pelanggan diambil dari situ. Kontrak tidak memerlukan peluang atau penawaran harga.
4. Pilih Penawaran harga (opsional) jika kontrak mengikuti sebuah penawaran. Syarat pembayarannya disalin ke kontrak untuk Anda.
5. Ketik Nilai kontrak dan Mata uang, lalu pilih Penanggung jawab.
6. Periksa Syarat pembayaran. Ini adalah cicilan yang akan dibayar pelanggan, misalnya uang muka dan pembayaran akhir. Jika Anda memilih penawaran harga, cicilan disalin darinya, disesuaikan dengan nilai kontrak, dan Anda dapat mengubah salah satunya untuk kontrak ini. Jika tidak ada penawaran harga, tambahkan sendiri dengan + Tambah cicilan atau salah satu tombol isi cepat. Setiap cicilan dapat berupa persentase atau jumlah, dan totalnya harus sama dengan nilai kontrak.
7. Atur Tanggal mulai dan Tanggal selesai. Tanggal selesai menjadi pengingat kapan harus memperpanjang.
8. Tulis klausul khusus, ketentuan perpanjangan, dan denda di Catatan.
9. Di File, lampirkan salinan yang ditandatangani, lampiran, atau hasil pindaian (masing-masing hingga 25 MB). Simpan.

Pindahkan melalui statusnya

Buka kontrak. Tombol-tombol memungkinkan Anda memajukannya: Dikirim untuk ditandatangani, Sedang ditinjau, Tandai sudah ditandatangani, Batalkan kontrak, Kembali ke draf, dan Tandai kedaluwarsa. Agar kontrak ditandatangani secara online, tekan Kirim untuk tanda tangan elektronik. Lihat Kirim dokumen apa pun untuk tanda tangan elektronik. Kembali ke draf hanya muncul pada kontrak yang dibatalkan atau kedaluwarsa dan tidak pernah menjadi proyek.

Saat kontrak ditandatangani, Kaam360 membuat proyek dan jadwal pembayarannya untuk Anda, memakai nilai dan syarat pembayaran kontrak. Periksa apakah sudah benar di Catat dan pantau pembayaran.

Pengingat sebelum kontrak berakhir

Penanggung jawab kontrak mendapat pengingat 30 hari dan sekali lagi 7 hari sebelum Tanggal selesai kontrak yang sudah ditandatangani, di notifikasi dan lewat email (jika ia menerima email kerja). Sehari setelah tanggal selesai, Kaam360 menandai kontrak sebagai kedaluwarsa dengan sendirinya dan memberi tahu penanggung jawabnya. Jika kontrak diperpanjang sebelum berakhir, ubah Tanggal selesai-nya: pengingat dimulai lagi untuk tanggal yang baru. Untuk melanjutkan kontrak yang sudah ditandatangani atau kedaluwarsa ke periode berikutnya, tekan Perpanjang (lihat di bawah).

Memperpanjang kontrak

Jika pelanggan melanjutkan setelah tanggal berakhir, buka kontrak, tekan Perpanjang, lalu konfirmasi. Kaam360 membuat draf kontrak baru untuk periode berikutnya: dimulai sehari setelah kontrak ini berakhir dan berlangsung sama lamanya (kontrak setahun penuh diperpanjang setahun penuh), dengan pelanggan, peluang, jumlah, mata uang, pemilik, catatan, dan syarat pembayaran yang sama. Kontrak lama ditandai Diperpanjang. Periksa draf baru, ubah apa yang berbeda kali ini, lalu kirim untuk ditandatangani seperti biasa. Kedua kontrak menampilkan riwayatnya di bagian atas: Memperpanjang pada yang baru, Diperpanjang sebagai pada yang lama. Kontrak memerlukan tanggal mulai dan tanggal berakhir agar dapat diperpanjang.

Mengakhiri kontrak lebih awal

Jika kontrak yang sudah ditandatangani berhenti sebelum tanggal berakhirnya, buka kontrak itu dan tekan Akhiri. Pilih tanggal berakhirnya, tulis alasannya, lalu tekan Akhiri sekali lagi. Kontrak ditandai Diakhiri, tanggal dan alasannya tampil di bagian atas, dan tidak ada lagi pengingat tanggal berakhir yang dikirim. Faktur berulang dari proyek kontrak tidak membuat apa pun setelah tanggal itu. Angsuran di halaman Pembayaran tidak diubah: batalkan di sana yang tidak akan Anda tagih.

Susun rencana proyek

Pada kontrak yang sudah ditandatangani Anda dapat menekan Buat rencana untuk menyusun fase, tugas, tanggal, dan tonggak dari rencana siap pakai. Pilih siapa yang mengerjakannya dan sesuaikan apa saja sesudahnya.

Susun rencana dari kontrak

Kontrak yang sudah ditandatangani dengan proyek kosong menawarkan Rencana dari kontrak. Kaam360 membaca kontrak dan menyusun rencana yang Anda periksa sebelum apa pun dibuat. Ini bekerja saat asisten AI menyala (administrator menyalakannya di Pengaturan, Asisten AI) dan juga tanpa AI: Kaam360 lalu mencari sendiri kata-kata kontrak yang biasa.

1. Buka kontrak yang sudah ditandatangani dan tekan Rencana dari kontrak, lalu Baca kontrak. Kaam360 membaca catatan kontrak, penawarannya, dan setiap file terlampir: file PDF, Word, dan teks, serta halaman pindaian lewat mesin pembaca. Kontrak panjang dibaca per bagian, jadi tidak ada yang terlewat.
2. Periksa ringkasannya. Ringkasan berisi apa yang dikatakan kontrak tentang pekerjaan: hasil kerja dan kapan masing-masing diterima, fase, tonggak dan tanggal, jadwal pembayaran dan pemicu setiap pembayaran, apa yang harus disediakan atau dilakukan pelanggan, kewajiban pemasok, garansi dan tingkat layanan, denda, pengendalian perubahan, rapat dan laporan, orang kunci, pengecualian, dan risiko. Setiap butir menunjukkan pasal dan halaman asalnya. Butir yang kata-katanya tidak ditemukan di kontrak ditandai Tidak ditemukan di teks: periksa, dan yang tidak disebut kontrak ditandai Tidak disebutkan, dengan pertanyaan untuk Anda di kotak kuning. Perbaiki yang perlu, ikat setiap pembayaran ke hasil kerjanya, lalu tekan Simpan ringkasan.
3. Tekan Susun rencana. Kaam360 menguraikan setiap hasil kerja menjadi tugas dan langkah, dengan jam, peran, dan tugas mana yang menunggu tugas mana. Kaam360 menambahkan rapat awal, kewajiban pelanggan sebelum pekerjaan yang membutuhkannya, langkah peninjauan dan penerimaan untuk setiap hasil kerja, serah terima, masa garansi atau layanan, serta rapat dan laporan yang diminta kontrak. Tanggalnya mengikuti hari kerja dan hari libur Anda.
4. Tinjau rencananya. Pemeriksaan rencana mencantumkan yang perlu diperhatikan: hasil kerja tanpa tugas atau tanpa langkah penerimaan, tanggal setelah akhir kontrak atau lebih lambat dari tonggaknya, pembayaran yang tidak terikat pada hasil kerja, orang yang pekerjaannya melebihi waktu luang, dan perkiraan yang hanya ukuran standar. Linimasa menampilkan rencana per fase. Ubah judul, peran, jam, hari, atau Menunggu, hapus tugas, atau tekan Uraikan ulang pada sebuah hasil kerja, lalu tekan Perbarui tanggal dan periksa. Pilih satu orang untuk setiap peran di Siapa mengerjakan apa.
5. Tekan Buat rencana proyek. Kaam360 membuat fase, tugas beserta langkahnya sebagai subtugas, tautan di antaranya, tonggak (setiap pembayaran punya satu), risiko, dan tugas berulang untuk rapat dan laporan. Setiap pembayaran proyek menyebut pekerjaan selesai mana yang membuatnya jatuh tempo, jadi Anda tahu kapan menagih.

Setiap tugas menyebut hasil kerja dan pasal kontrak asalnya. Jika rencana tidak bisa memenuhi tanggal kontrak, Kaam360 lebih dulu mempersingkat pekerjaannya (tidak pernah waktu peninjauan pelanggan), dan catatan di atas menyebut seberapa banyak; tanggal yang masih terlewat tetap ada di Pemeriksaan rencana. Ringkasan tetap tersimpan di kontrak, jadi Anda bisa kembali ke sana nanti. Tidak ada yang dibuat sebelum Anda menekan Buat rencana proyek, dan rencana hanya dapat dibuat sekali, pada proyek yang kosong.

Jika terjadi masalah

• Rencana tidak dapat dibuat otomatis jika proyek sudah memiliki tugas.
• Salah menandai sudah ditandatangani? Kontrak yang sudah ditandatangani tidak bisa kembali ke draf, karena penandatanganan sudah membuat proyek dan jadwal pembayarannya. Gunakan Tandai kedaluwarsa agar kontrak tidak lagi dihitung sebagai berjalan, dan hapus proyek yang dibuat jika tidak ada yang membutuhkannya.