Tri : examiner le nouveau travail avant qu'il entre dans le plan

Avec le Tri, le nouveau travail d'un projet n'entre pas directement dans le plan. Il attend dans une liste où quelqu'un l'examine d'abord et décide : l'accepter, le confier à quelqu'un, le fusionner avec une tâche existante, le refuser avec un motif ou le reporter. Le tri est désactivé pour chaque projet tant que vous ne l'activez pas.

Ce qui va dans le tri

Quand un projet utilise le tri, ces éléments y attendent au lieu de devenir des tâches tout de suite :

• les réponses aux formulaires de tâches du projet (sur le web, par un lien de partage ou dans le portail client) ;
• les e-mails envoyés à l'adresse e-mail vers tâche du projet ;
• les tâches ajoutées depuis Slack ou Microsoft Teams ;
• les tâches que vos clients demandent dans le portail client ;
• les tâches ajoutées par l'API ou un complément ;
• les tâches ajoutées par des personnes de votre organisation qui ne sont pas membres du projet.

Le travail ajouté par les personnes du projet elles-mêmes entre toujours directement dans le plan.

Activer le tri pour un projet

1. Appuyez sur Tri dans le module Gestion de projet du menu.
2. Appuyez sur Projets qui utilisent le tri.
3. Cochez le projet. Seul le responsable du projet, ou quelqu'un qui peut modifier les projets, peut l'activer ou le désactiver.

Décider du sort du nouveau travail

1. Appuyez sur Tri dans le menu. Les chiffres en haut montrent combien d'éléments attendent, l'âge du plus ancien et le temps d'attente moyen.
2. Choisissez un élément dans la liste. Vous voyez ce qui est demandé, par qui et comment c'est arrivé.
3. Modifiez ce qu'il faut : le Projet, la Liste de tâches, Assigner à, la Priorité, les Étiquettes et, sous Accepter dans, le statut de départ de la tâche.
4. Puis choisissez :- Accepter : la tâche est créée avec vos choix et l'élément quitte le tri.- Marquer comme doublon : cherchez la tâche qu'il répète et choisissez-la. Son texte devient un commentaire sur cette tâche, ses fichiers y sont déplacés et la personne qui a demandé suit cette tâche.- Refuser : écrivez le motif. La personne qui a demandé est prévenue : un collègue dans l'application, une personne sans compte par e-mail, un client dans le portail et par e-mail.- Reporter : masquez-le 4 heures, jusqu'à demain ou une semaine. Cochez Afficher les reportés pour les voir.
5. Enregistrer les modifications garde vos choix sans accepter tout de suite.

Suggestions

Pour chaque élément, Kaam360 suggère qui devrait s'en charger (qui a traité un travail semblable, la charge de chacun et ses compétences), le projet, la liste, les étiquettes, la priorité et les tâches qu'il pourrait répéter. Chaque suggestion dit pourquoi. Appuyez sur Utiliser pour en prendre une, puis sur Accepter. Rien ne s'applique tout seul. Si votre organisation a activé l'assistant IA, l'IA fait les suggestions ; sinon elles sont déduites de votre travail passé.

Raccourcis clavier

Sur la page de tri : J et K descendent et montent dans la liste, A accepte, I va à Assigner à, D marque comme doublon, X refuse, H reporte et R demande de nouvelles suggestions. Les raccourcis ne font rien pendant que vous tapez dans un champ.

Règles de tri

Les règles trient le nouveau travail à son arrivée.

1. Sur la page de tri, appuyez sur Règles de tri, puis sur Ajouter une règle.
2. Sous Quand le nouveau travail…, choisissez les conditions : le projet où il arrive, sa provenance, le client du demandeur (un nom ou un domaine e-mail), des mots qu'il contient, ses étiquettes ou sa priorité. Une condition vide correspond à tout.
3. Sous …puis, choisissez ce qui se passe : le confier à une personne ou à la personne la moins occupée d'un poste ; définir la priorité ; ajouter des étiquettes ; le déplacer vers un autre projet ; prévenir quelqu'un ; ou l'accepter immédiatement dans le plan.
4. Appuyez sur Enregistrer. Les règles s'exécutent de haut en bas : utilisez les flèches pour changer l'ordre. Cochez Ne pas exécuter les règles en dessous pour s'arrêter là. Décochez Activé pour mettre une règle en pause.

En cas de problème

• Le nouveau travail devient toujours une tâche tout de suite : vérifiez que le projet est coché sous Projets qui utilisent le tri.
• Vous ne voyez pas les éléments d'un projet : vous voyez les projets dont vous êtes responsable ; les personnes ayant le droit « Trier le travail entrant » voient tous les projets.
• Une règle ne fait rien : chaque condition remplie doit correspondre. Regardez combien de fois elle a correspondu sur la page des règles.