Parler avec votre équipe dans le Chat

Chat est le chat d’équipe de Kaam360 : les échanges du quotidien restent à côté du travail. Ouvrez Chat dans la section Accueil du menu. Le petit nombre à côté compte vos messages non lus.

Discutez depuis n’importe quelle page

• Le bouton rond Chat se trouve sur chaque page, au-dessus de Support. Le nombre rouge indique combien de messages vous n’avez pas lus.
• Appuyez dessus pour voir vos conversations, ou tapez le nom d’un collègue pour lui écrire.
• Chaque conversation s’ouvre dans sa propre petite fenêtre en bas de l’écran, pour continuer à travailler en discutant. Vous pouvez réduire une fenêtre, la fermer ou l’ouvrir dans le chat complet. Les fenêtres ouvertes le restent quand vous changez de page.
• Quand quelqu’un vous envoie un message direct, sa fenêtre s’ouvre toute seule, réduite, jusqu’à ce que vous la regardiez.

Kaam360 Chat pour Windows

Utilisez le Chat dans sa propre fenêtre, comme Teams. Il reste à côté de l’horloge, démarre avec Windows et clignote à chaque nouveau message.

1. Dans Chat, appuyez sur Application de bureau pour Windows (en bas de la liste). Le fichier Kaam360ChatSetup.exe est téléchargé.
2. Ouvrez-le. Windows peut afficher « Windows a protégé votre ordinateur » car l’application est nouvelle : appuyez sur Informations complémentaires, puis Exécuter quand même. Aucun droit d’administrateur n’est nécessaire.
3. Connectez-vous avec votre e-mail et votre mot de passe Kaam360 habituels. Vous restez connecté.

• Fermer la fenêtre laisse Kaam360 Chat à côté de l’horloge. Un clic droit sur son icône propose Démarrer avec Windows, l’adresse de Kaam360 ou Quitter.
• Les liens vers d’autres sites s’ouvrent dans votre navigateur habituel.

Appels

Appelez les personnes d’une conversation avec le son, ou avec le son et la vidéo. Jusqu’à 15 personnes à la fois, via le serveur d’appels de Kaam360.

1. Ouvrez un canal, un message direct ou un groupe, et appuyez sur Appel audio (le téléphone) ou Visioconférence (la caméra) en haut.
2. Les autres entendent la sonnerie sur la page de Kaam360 qu’ils ont ouverte, aussi dans l’application Windows, et appuient sur Rejoindre en audio ou Rejoindre en vidéo, ou Refuser.
3. Pendant un appel, une barre verte au-dessus de la conversation montre qui y participe ; appuyez sur Rejoindre pour entrer plus tard.

• Dans la fenêtre d’appel, les boutons allument et coupent votre micro et votre caméra et partagent votre écran. Plein écran (ou un double-clic sur les images) remplit l’écran ; le petit trait réduit la fenêtre pour continuer à travailler. L’appel reste ouvert pendant que vous naviguez dans Kaam360.
• Quitter l’appel y met fin pour vous ; l’appel se termine quand la dernière personne part. La conversation indique quand il a commencé et combien de temps il a duré.
• La première fois, le navigateur demande à utiliser votre micro et votre caméra : acceptez.
• Les conversations clients n’ont pas d’appels.

Discuter avec les clients

Les clients qui se connectent au portail client peuvent vous écrire depuis son onglet Chat, au sujet d’un de leurs projets ou d’autre chose, et ajouter des fichiers.

• Leurs conversations apparaissent sous Clients dans Chat, avec le nom de la société cliente et de la personne qui l’a commencée. Une étiquette Client signale les messages du client.
• Le responsable du projet et ses membres sont prévenus dans la cloche et peuvent répondre tout de suite. Les personnes qui peuvent gérer le Support voient toutes les conversations clients.
• Répondez comme d’habitude : votre réponse apparaît dans le portail du client en quelques secondes. Les fichiers passent dans les deux sens.

Canaux partagés avec un client

Un canal partagé est comme un groupe de discussion avec un client : plusieurs personnes de votre équipe et plusieurs personnes du client, qui le voient dans leur portail.

1. Appuyez sur + à côté de Clients (Nouveau canal avec un client). Il faut le droit de gérer le Support ou Gérer le chat d’équipe.
2. Donnez-lui un nom et, si vous voulez, dites à quoi il sert.
3. Cherchez le client (seuls les clients ayant des utilisateurs du portail sont trouvés) et cochez les personnes du client à y mettre.
4. Choisissez les Personnes de votre équipe, puis appuyez sur Créer le canal.
5. Plus tard, dans Paramètres du canal, ajoutez d’autres personnes du client avec Ajouter depuis le client, ou retirez quelqu’un. Une personne retirée ne voit plus le canal.

Canaux

1. Appuyez sur + à côté de Canaux (ou Nouveau canal), donnez un nom au canal et, si vous voulez, indiquez à quoi il sert.
2. Cochez Privé si seules les personnes ajoutées doivent le voir. Sinon, tout le monde dans votre organisation peut le trouver dans Parcourir les canaux et le rejoindre.
3. Ajoutez des personnes maintenant ou plus tard, dans Paramètres du canal (la roue dentée en haut du canal).

Messages directs et petits groupes

1. Appuyez sur + à côté de Messages directs (Nouveau message).
2. Choisissez une personne pour un message direct, ou jusqu’à 9 pour un petit groupe. Écrire de nouveau aux mêmes personnes ouvre la même conversation.

Écrire

• Tapez votre message et appuyez sur Entrée pour l’envoyer. Maj+Entrée commence une nouvelle ligne.
• Mentionner (ou tapez @ et le nom) prévient la personne dans la cloche et dans la Boîte de réception.
• Joindre des fichiers ajoute des fichiers (jusqu’à 25 Mo chacun). Les images s’affichent dans la conversation.
• Collez un lien vers une tâche : il s’affiche comme une petite carte avec son statut, son responsable et son échéance, pour les personnes qui peuvent voir la tâche.
• Les *astérisques* mettent le texte en gras et les accents graves l’affichent comme du code.

Fils, réactions et modifications

• Pointez un message et appuyez sur ↩ (Répondre dans un fil) pour répondre dans un fil à droite, et garder le canal clair.
• Appuyez sur ☺ pour ajouter une réaction comme 👍 ou ✅.
• ✎ modifie votre propre message ; 🗑 le supprime. Un message supprimé laisse une courte ligne pour que les fils restent compréhensibles.

Transformer un message en tâche ou en ticket

1. Pointez le message et appuyez sur ⋯ (Plus d’actions).
2. Appuyez sur Créer une tâche. Choisissez le projet (celui de la conversation vient en premier), vérifiez le nom (la première ligne du message) et, si vous voulez, choisissez un responsable et une échéance. Appuyez sur Créer la tâche.
3. Ou appuyez sur Créer un ticket (pour les personnes qui peuvent gérer le Support). La personne qui a écrit le message est le demandeur, et ses fichiers accompagnent le ticket. Vérifiez le titre et la priorité, puis appuyez sur Créer le ticket.

• La description de la tâche cite le message, indique qui l’a écrit et renvoie au chat.
• Une courte réponse dans le fil du message renvoie à la nouvelle tâche ou au nouveau ticket, pour que chacun voie qu’il a été pris en charge. Rien n’est publié dans les conversations clients, car le client les lit.
• Vous ne pouvez ajouter des tâches qu’aux projets sur lesquels vous travaillez.

Canaux de projet

Chaque projet peut avoir son propre canal, avec son responsable et ses membres.

1. Ouvrez le projet et appuyez sur Chat du projet en haut. La première fois, le canal est créé pour vous.
2. Les canaux de projet sont listés sous Projets dans Chat.

• Les personnes qui rejoignent le projet plus tard sont ajoutées la prochaine fois que quelqu’un ouvre le chat du projet. Personne n’est retiré : une personne qui quitte le projet peut quitter le canal.
• Le canal est privé : seules les personnes qui en font partie peuvent le lire.

Retrouver quelque chose

Tapez dans Rechercher des messages en haut de la liste et appuyez sur Entrée. Seules les conversations que vous pouvez ouvrir sont fouillées.

Ranger

• La personne qui a créé un canal, et celles qui ont le droit Gérer le chat d’équipe, peuvent le renommer, retirer des personnes et Archiver le canal. Un canal archivé reste lisible, mais personne ne peut y écrire.
• Les personnes avec Gérer le chat d’équipe peuvent aussi supprimer le message de n’importe qui (inscrit dans le journal d’audit).
• Chacun peut quitter un canal ou un groupe (Quitter le canal).

Un résumé du matin, et l’assistant

• Dans Mon profil, cochez « M’envoyer chaque matin ouvré les messages du chat que je n’ai pas encore lus, mentions d’abord ». Chaque matin ouvré, vous recevez alors un e-mail avec les conversations qui ont des messages non lus, les mentions d’abord, les derniers messages et un lien vers chacune. Rien n’est envoyé quand tout est lu.
• Demander à l'assistant peut lire votre chat : demandez « Qu’ai-je manqué dans le chat ? » ou « Trouve le message sur la facture Uwfoods ». Il ne lit que les conversations que vous pouvez ouvrir vous-même.

Bon à savoir

• Les clients ne voient jamais les canaux, messages directs ou groupes de votre équipe : seulement leurs propres conversations et les canaux partagés où ils ont été ajoutés.
• Les nouveaux messages, modifications et réactions apparaissent tout de suite dans chaque navigateur ouvert et dans l’application Android.
• Les messages sont conservés jusqu’à ce que quelqu’un les supprime.
• Le smiley de la zone de message ajoute un emoji. Un message composé d’un ou deux emoji seulement s’affiche en grand.
• Un point vert sur la photo d’une personne signifie qu’elle a Kaam360 ouvert en ce moment. Une ligne rouge Nouveaux messages montre où vous vous êtes arrêté de lire.