Tâches, tableaux et diagramme de planning

Une tâche est un travail précis avec un responsable et une date.

Ajouter une tâche

1. Ouvrez un projet et appuyez sur Ajouter une tâche.
2. Saisissez un titre court qui commence par un verbe, par exemple « Envoyer l'offre à Acme ».
3. Choisissez qui la réalise et pour quand.
4. Enregistrez.

Voir votre travail de différentes façons

• Liste : toutes les tâches dans un tableau. Idéal pour trier et filtrer.
• Tableau : des colonnes comme À faire, En cours et Terminé. Faites glisser une carte vers la colonne suivante quand vous avancez.
• Diagramme de planning (Gantt) : des barres sur un calendrier, pour voir qui est occupé à quel moment et quelles tâches en attendent d'autres. Une tâche dont l'échéance est passée se prolonge en rouge jusqu'à aujourd'hui, pour voir tout de suite l'ampleur du retard. Les jalons du projet ont leur propre ligne en haut, sous forme de losanges à leur date : violets tant qu'ils sont à venir, verts une fois atteints et rouges quand la date est dépassée.

Tenir tout le monde informé

Ouvrez une tâche pour écrire des commentaires, joindre des fichiers et mentionner un collègue avec @ pour qu'il soit prévenu. Les personnes qui suivent une tâche reçoivent un e-mail lorsqu'elle change.

Replier des colonnes sur le tableau Kanban

Appuyez sur les petites flèches au début de l'en-tête d'une colonne pour la replier en une fine bande, et appuyez de nouveau pour l'ouvrir. Kaam360 mémorise votre choix sur cet ordinateur. Lorsque vous faites glisser une carte vers une autre colonne, elle se met en place en douceur.

Couloirs sur le tableau

Les couloirs découpent le tableau en lignes, pour voir par exemple le travail de chaque personne dans toutes les colonnes.

1. Ouvrez les tâches d'un projet et choisissez Kanban.
2. Sous Couloirs, choisissez Par responsable, Par priorité, Par liste de tâches ou Par type de tâche. Choisissez Pas de couloirs pour revenir à une seule ligne.
3. Appuyez sur le nom d'un couloir pour le replier, et appuyez de nouveau pour l'ouvrir.
4. Faites glisser une carte dans un autre couloir pour la modifier. Dans le couloir d'une autre personne, la tâche reçoit ce responsable ; dans une autre priorité, liste de tâches ou type, elle reçoit celui-ci. Dans Non assigné, ses responsables sont retirés.

Kaam360 mémorise votre choix sur cet ordinateur, et une vue enregistrée créée sur le tableau conserve ses couloirs.

Limites de cartes

Une limite de cartes est le nombre maximal de cartes qu'une colonne devrait contenir, pour que l'équipe termine son travail avant d'en commencer d'autre.

1. Pointez l'en-tête d'une colonne et appuyez sur le bouton jauge (Définir une limite de cartes). Vous devez avoir le droit de modifier le tableau.
2. Saisissez un nombre et appuyez sur Enregistrer. Laissez vide, ou saisissez 0, pour ne fixer aucune limite.

L'en-tête affiche alors par exemple 5 / 4, et la colonne devient orange lorsqu'elle contient plus de cartes que sa limite. Ce n'est qu'un avertissement : on peut encore y déplacer des cartes. La limite appartient au statut, elle s'applique donc sur le tableau de chaque projet. Vous pouvez aussi la définir dans Paramètres, Statuts des tâches, sous Limite de cartes.

Se déplacer dans un long diagramme de plan

Quand un plan couvre plus de dates que l'écran ne peut en montrer, le diagramme défile sur le côté : faites-le glisser à gauche et à droite avec le pavé tactile, avec Maj et la molette de la souris, ou du doigt sur un téléphone. Les dates en haut suivent les barres, et les noms des tâches restent en place. Le diagramme s'ouvre avec aujourd'hui en vue.

1. Pour élargir ou rétrécir les noms des tâches, faites glisser la fine ligne au bord de la colonne des tâches.
2. Au clavier, appuyez sur Tab jusqu'à ce que cette ligne soit sélectionnée, puis utilisez les flèches gauche et droite. Début rend la colonne aussi étroite que possible, Fin aussi large que possible.
3. Double-cliquez sur la ligne, ou appuyez sur Entrée dessus, pour replier la colonne des tâches et laisser toute la largeur aux barres. Faites de même pour la faire revenir.

Kaam360 retient la largeur sur cet ordinateur, pour chaque diagramme de plan : le Gantt du projet, la Chronologie du client dans le portail et les liens de Gantt partagés.