Slack et Microsoft Teams : mises à jour, approbations et actions rapides

Votre équipe échange dans Slack ou Microsoft Teams. Kaam360 peut y publier un message lorsque quelque chose se produit (une tâche confiée à quelqu'un, une approbation en attente, un nouveau ticket, une affaire gagnée, une facture payée) et envoyer à chacun ses propres notifications en messages privés. Les messages comportent des boutons, pour que chacun puisse agir sans ouvrir Kaam360.

Qui peut l'utiliser : les administrateurs connectent l'espace de travail (toute personne dont le rôle a Gérer les intégrations). Chacun peut ensuite relier son propre compte. Cela fait partie de la formule Business.

1. Connecter Slack (administrateurs)

1. Appuyez sur Paramètres, puis sur la carte Slack et Teams.
2. Sur la carte Slack, appuyez sur Ajouter à Slack.
3. Slack s'ouvre. Choisissez votre espace de travail (en haut à droite) et appuyez sur Autoriser.
4. Vous revenez dans Kaam360 et la carte indique Choisir les canaux.

2. Connecter Microsoft Teams (administrateurs)

1. Appuyez sur Paramètres, puis sur Slack et Teams.
2. Sur la carte Microsoft Teams, appuyez sur Télécharger l'application. Vous obtenez un fichier nommé kaam360-teams-app.zip.
3. Ajoutez l'application à Teams : votre administrateur Teams ouvre le centre d'administration Teams, Applications Teams, Gérer les applications, Charger une nouvelle application, et choisit le fichier. (Lorsque c'est autorisé, vous pouvez aussi le faire vous-même dans Teams : Applications, Gérer vos applications, Charger une application.) Ajoutez ensuite l'application à votre équipe.
4. De retour dans Kaam360, appuyez sur Obtenir un code de connexion. Un code comme 1234-5678 apparaît. Il ne fonctionne qu'une fois, pendant 15 minutes.
5. Dans un canal de cette équipe, tapez @Kaam360 connect 1234-5678 (avec votre code). L'application Kaam360 répond qu'elle est connectée, et ce canal reçoit les mises à jour habituelles.

3. Choisir ce qui va où

1. Sur la carte, appuyez sur Ajouter un canal.
2. Choisissez le Canal. Dans Slack, un canal privé n'apparaît qu'après avoir invité l'application : tapez /invite @Kaam360 dans ce canal.
3. Sous Publier ceci ici, cochez ce que ce canal doit recevoir : tâches confiées à quelqu'un, nouvelles tâches, tâches en retard, tâches terminées, approbations en attente, nouveaux tickets de support, échéances des tickets, visiteurs en attente dans la discussion en direct, nouveaux prospects, réponses aux séquences de vente, affaires gagnées ou perdues, nouveaux clients, contrats signés, factures émises ou payées, paiements en ligne.
4. Facultatif : sous Les tâches saisies dans ce canal vont dans, choisissez un projet.
5. Appuyez sur Enregistrer. Appuyez sur l'avion en papier (Envoyer un message de test) pour vérifier qu'il arrive.

Modifiez un canal avec le crayon, arrêtez-le avec la corbeille. Vous pouvez ajouter autant de canaux que vous voulez, par exemple les nouvelles commerciales dans #ventes et les tickets dans #support.

4. Relier votre propre compte (tout le monde)

1. Appuyez sur votre nom en haut à droite, puis sur Slack et Teams.
2. Appuyez sur Relier mon compte Slack (ou Relier mon compte Teams). Un code apparaît.
3. Dans Slack, tapez /kaam360 link 1234-5678 (avec votre code) dans n'importe quel canal. Dans Teams, ouvrez l'application Kaam360, choisissez Chat et envoyez link 1234-5678.
4. L'application répond que vous êtes relié. Appuyez sur Je l'ai envoyé pour le voir dans Kaam360.

Désormais, vos notifications vous arrivent en messages privés : les mêmes que celles que vous recevriez par e-mail (vos tâches, les tâches que vous avez créées ou suivez, les mentions, les approbations qui vous attendent, les épreuves, les messages des workflows), et vos propres rappels de Notes à leur échéance (cochez Mes propres rappels (de Notes et rappels), à leur échéance). Vous ne recevez jamais de message sur quelque chose que vous avez fait vous-même. Sous votre liaison, choisissez les types de messages voulus, ou décochez M'envoyer mes notifications en messages directs. Appuyez sur Enregistrer. M'envoyer un message de test vérifie que cela fonctionne. Délier arrête tout.

5. Utiliser les boutons

• Marquer comme fait : clôture la tâche.
• Me l'attribuer : vous confie le ticket.
• Approuver et Rejeter : décident d'une approbation. Pour refuser, saisissez d'abord la raison dans la case.
• Reporter d'une heure : vous renvoie le même message, en privé, une heure plus tard.
• Ouvrir dans Kaam360 : ouvre la fiche.

Les boutons agissent au nom de la personne qui appuie dessus, avec ses propres droits. Si votre rôle ne le permet pas, l'application l'indique et rien ne change. Une fois qu'un bouton a fonctionné, le message affiche ce qui a été fait (par exemple « Marquée comme faite par Ali Khan ») à la place des boutons, pour que personne ne le fasse deux fois. Les messages et les boutons sont dans la langue que chaque personne a choisie dans Kaam360 ; les messages d'un canal, et les réponses aux personnes sans compte Kaam360, sont dans la langue choisie par la plupart des personnes de votre organisation. Chaque pression figure dans le journal d'activité, sous Slack et Microsoft Teams.

6. Saisir des commandes

• /kaam360 task Call Acme about the invoice ajoute une tâche pour vous. Pour choisir le projet, commencez par son code suivi de deux-points : /kaam360 task WEB: Fix the footer. Sans code, la tâche va dans le projet du canal, dans votre propre choix sous Les tâches que je saisis avec /kaam360 task vont dans, ou dans celui choisi par l'administrateur sous Les tâches saisies avec /kaam360 task vont dans.
• /kaam360 find acme recherche dans Kaam360. Vous ne voyez que ce que vous pouvez voir dans Kaam360, et vous seul voyez la réponse.
• /kaam360 help liste les commandes.

Dans Teams, tapez les mêmes mots à l'application Kaam360 (dans un canal, commencez par @Kaam360). Les résultats de recherche arrivent toujours dans votre conversation privée.

En cas de problème

• Messages récents en bas de la page liste les derniers messages, leur destination et s'ils sont arrivés. Un message en échec en indique la raison ; appuyez sur Réessayer pour le renvoyer.
• Reconnexion nécessaire : Slack n'accepte plus la connexion (par exemple parce que l'application a été retirée). Appuyez sur Reconnecter.
• Déconnecter arrête tous les messages et supprime les liaisons de chacun. Retirer l'application Kaam360 dans Slack fait la même chose tout seul.
• Un espace de travail Slack ou une organisation Microsoft 365 ne peut être connecté qu'à une seule organisation Kaam360.

Les alertes simples via un webhook entrant fonctionnent toujours comme avant. Voir Connecter d'autres programmes : API, webhooks et alertes Slack ou Teams.

Pour que tout le monde puisse transformer un message Slack ou Teams (ou un e-mail) en tâche, voir Demandes depuis Slack, Teams et e-mail.