Configurer Kaam360 pour votre activité

Quand vous ouvrez un nouvel espace de travail, Kaam360 pose quelques questions pour s'adapter à votre façon de travailler. Cela prend environ deux minutes et tout peut être modifié plus tard. Seuls les administrateurs (ou toute personne dont le rôle peut Configurer l'espace de travail) la voient.

Les quatre étapes

1. Votre activité : choisissez le type de travail que vous faites : agence ou studio, services informatiques et logiciels, construction et ingénierie, conseil, services professionnels, ou autre chose.
2. Votre menu : Kaam360 coche les modules qui conviennent habituellement à votre type d'activité (par exemple Achats pour la construction, Support pour les services informatiques, Marketing pour les agences). Décochez ce dont vous n'avez pas besoin. Gestion de projet est toujours là.
3. Votre semaine : choisissez votre fuseau horaire, vos jours ouvrés et le nombre d'heures d'une journée de travail. Les échéances, plans, rappels et e-mails du matin les suivent.
4. Début : choisissez Ajouter des données d'exemple pour faire le tour ou Commencer avec un espace de travail vide, et indiquez s'il faut ajouter les plans tout prêts, statuts et types de tâches de votre type d'activité.

Appuyez sur Terminer la configuration. Kaam360 montre ce qu'il a fait et suggère la suite : créer votre premier projet à partir d'un modèle, inviter votre équipe, ou faire une visite d'une minute. Passer pour l'instant ferme la configuration ; vous pouvez la relancer à tout moment.

Ce que chaque type d'activité active

• Agence ou studio : CRM, Ventes, Finance, Marketing, Signature électronique, Objectifs et Wiki ; les plans de site web et de campagne marketing ; un statut Revue client ; les types de tâches Design et Contenu.
• Services informatiques et logiciels : CRM, Ventes, Finance, Support, Signature électronique, Objectifs et Wiki ; le plan de lancement de produit ; les statuts Tests et Prêt à publier ; les types de tâches Demande de support et Test.
• Construction et ingénierie : CRM, Ventes, Achats, Finance et Signature électronique ; le plan de construction ou de rénovation ; les statuts En attente de matériaux et Inspection ; les types de tâches Inspection et Réserve.
• Conseil : CRM, Ventes, Finance, Signature électronique, Objectifs et Wiki ; les plans de mission de conseil et de recrutement ; un statut Revue client ; les types de tâches Atelier et Rapport.
• Services professionnels : CRM, Ventes, Finance, Support, Signature électronique et Wiki ; les plans d'audit ou de comptes de fin d'exercice et de recrutement ; les statuts En attente du client et Revue par un associé ; les types de tâches Dépôt et Revue.
• Autre chose : tous les modules restent dans le menu et rien de plus n'est ajouté.

Le modifier plus tard

Ouvrez Paramètres, puis Type d'activité et modules. Vous pouvez y :

• choisir un autre type d'activité et appuyer sur Appliquer (cochez Afficher aussi dans le menu les modules qui lui conviennent pour changer aussi le menu) ;
• cocher ou décocher des modules sous Modules dans le menu et appuyer sur Enregistrer le menu. Exclure un module ne fait que ranger le menu pour tout le monde : les pages, les informations qu'elles contiennent et les droits de chacun restent exactement comme ils sont ;
• ajouter ou retirer les données d'exemple ;
• activer ou désactiver les e-mails de conseils de configuration ;
• voir Les premiers pas de votre équipe : la liste Premiers pas de chaque personne et où elle en est.

Appuyez sur Relancer la configuration pour repasser par les quatre étapes.

Données d'exemple

Les données d'exemple remplissent les écrans d'enregistrements réalistes pour votre type d'activité : deux clients avec chacun un contact, une affaire, deux projets avec des tâches et un jalon, et deux factures (un brouillon et une en retard). Tout ce qui est d'exemple porte un nom commençant par Sample ·, pour ne jamais être confondu avec du vrai travail.

• Les clients et contacts d'exemple n'ont ni adresse e-mail ni numéro de téléphone, et les factures d'exemple ont leurs rappels en pause et des numéros comme SAMPLE-001 hors de votre propre numérotation : rien n'est donc jamais envoyé à personne et vos numéros de facture ne sont pas consommés.
• Les données d'exemple ne cochent jamais une étape de la liste Premiers pas.
• Ajoutez-les depuis la liste Premiers pas (Ajouter des données d'exemple) ou depuis Paramètres, puis Type d'activité et modules.

Retirer les données d'exemple

Appuyez sur Retirer les données d'exemple et confirmez. Exactement les enregistrements d'exemple sont supprimés, avec ce qui en dépend (leurs tâches, lignes et notes). Rien de ce que vous avez créé vous-même n'est touché, et les autres organisations ne sont jamais concernées.

Si vous avez ajouté du vrai travail à un enregistrement d'exemple, par exemple votre propre tâche dans un projet d'exemple ou une vraie facture pour un client d'exemple, cet enregistrement d'exemple est conservé (avec votre travail) et Kaam360 vous indique lesquels. Renommez-les ou supprimez-les vous-même quand vous le souhaitez.