Workflows : dessiner vos propres processus

Un workflow est un processus que vous dessinez vous-même : *quand* quelque chose se produit, *si* une condition est remplie, *attendre* si besoin, *puis* laisser Kaam360 faire le travail. Par exemple : quand une affaire est gagnée, créer un projet d'intégration et confier la tâche de lancement au chef de projet. Vous le dessinez sur un canevas, l'essayez avec un enregistrement d'exemple et l'activez. Personne n'a besoin d'écrire du code.

Ouvrir Workflows

1. Dans le menu, sous Administration, choisissez Workflows. (C'est aussi une carte de la page Paramètres.)
2. Il vous faut le droit Créer des workflows pour dessiner et tester des workflows, et Activer et désactiver les workflows pour les activer. Les administrateurs ont les deux. Donnez-les à d'autres rôles dans Rôles et droits.

Partir d'un workflow tout prêt

En haut de la page se trouvent des workflows tout prêts. Cliquez sur l'un d'eux et il s'ouvre, prêt à l'emploi :

• Affaire gagnée → créer un projet d'intégration : crée un projet pour le client, ajoute une tâche de lancement et prévient le responsable de l'affaire.
• Ticket urgent → prévenir le responsable : lorsqu'un ticket de support devient urgent, le manager reçoit une notification et un e-mail.
• Facture en retard de 7 jours → écrire au client et créer une tâche : un rappel aimable au client et une tâche d'appel pour votre équipe.
• Nouveau prospect → le répartir et ajouter une relance : confie chaque nouveau prospect à la personne suivante à tour de rôle et ajoute une tâche de relance pour le lendemain.
• Tâche à rendre demain → rappeler au responsable : un rappel la veille de l'échéance d'une tâche, sauf si elle est déjà terminée.
• Partir de zéro : un canevas vide avec seulement un déclencheur.

Les étapes qui mentionnent « une personne » commencent par vous. Remplacez-vous par la bonne personne avant d'activer le workflow.

Dessiner sur le canevas

La page comporte trois parties : les étapes que vous pouvez ajouter à gauche, le dessin au milieu et les réglages de l'étape sélectionnée à droite.

1. Cliquez sur la première carte (elle indique Quand) et choisissez ce qui déclenche le workflow.
2. Sous chaque carte se trouve un + rond. Cliquez dessus et choisissez ce qui se passe ensuite, ou faites glisser une étape depuis la gauche sur le canevas. Pour relier deux cartes, faites glisser depuis le + d'une carte jusqu'à l'autre carte.
3. Cliquez sur n'importe quelle carte pour la configurer à droite. Des mots comme {title}, {customer} et {dueDate} sont remplis pour chaque enregistrement : ouvrez Mots que vous pouvez utiliser pour tous les voir.
4. Pour retirer une flèche, pointez-la et appuyez sur la petite croix rouge. Pour retirer une étape, sélectionnez-la et appuyez sur Retirer cette étape (ou sur la touche Suppr).
5. Faites glisser les cartes pour les disposer, ou appuyez sur Ranger le dessin. Utilisez les boutons de zoom ou Tout afficher pour vous repérer.
6. Appuyez sur Enregistrer. S'il manque quelque chose (une personne à qui écrire, un projet pour une tâche), un encadré jaune indique quoi, et la carte affiche un signe d'avertissement.

Vous pouvez aussi déplacer une carte sélectionnée avec les flèches du clavier.

Ce qui peut déclencher un workflow (Quand)

• Un enregistrement est créé ou modifié : une tâche, un projet, un prospect, une affaire, un client, un contact, un ticket, une facture, un bon de commande ou une facture fournisseur. Vous pouvez indiquer « uniquement quand ce champ change » (par exemple la priorité) et ajouter des conditions sous Uniquement si (par exemple : la priorité est Urgente).
• Quelque chose se produit : une tâche est terminée, une affaire est gagnée ou perdue, un contrat est signé, une facture est envoyée ou payée, un paiement de projet passe à une autre étape, une dépense est soumise, ou un ticket est résolu.
• Une date est atteinte : une date d'un enregistrement, ou quelques jours avant ou après, par exemple 2 jours avant l'échéance d'une tâche ou 7 jours après l'échéance d'une facture. Kaam360 vérifie les dates toutes les heures pendant la journée. Cochez Une seule fois par enregistrement, même si la date change s'il ne doit jamais agir deux fois sur le même enregistrement.
• Un formulaire est soumis : l'un de vos formulaires de demande de tâche ou d'inscription (ou n'importe lequel).
• Une approbation est décidée : une dépense, un congé, un bon de commande, une approbation propre à un workflow et les autres types, approuvés ou refusés.
• Selon un calendrier : chaque jour, chaque jour ouvré, chaque semaine ou chaque mois, à l'heure de votre choix (dans le fuseau horaire de votre organisation).

Vérifier, attendre et agir

• Si / sinon suit un chemin différent selon l'enregistrement. Ajoutez autant de branches que nécessaire, chacune avec ses conditions ; la première branche qui correspond est suivie, et Sinon est pris lorsqu'aucune ne correspond.
• Attente fait une pause de quelques minutes, heures, jours ou semaines. Attendre qu'un champ change attend par exemple que le statut change, mais au plus jusqu'à un délai : l'exécution continue alors par Il a changé ou Délai dépassé. Les exécutions en attente sont enregistrées : elles se poursuivent donc même après un redémarrage du serveur.
• Les actions sont : Envoyer un e-mail (à un membre de l'équipe, au responsable de l'enregistrement ou au client : les clients le reçoivent avec le design de votre société), Envoyer une notification, Créer une tâche (dans un projet, ou en tant que relance commerciale liée au prospect, au client ou à l'affaire), Créer un enregistrement (un projet, éventuellement à partir d'un modèle de plan, un client ou un prospect), Mettre à jour un champ, Assigner (à une personne, ou à plusieurs à tour de rôle), Demander une approbation (via vos règles d'approbation), Appeler un webhook (l'un de ceux créés sous Intégrations), Ajouter une balise (à une tâche ou un projet) et Ajouter un commentaire (sur une tâche). Démarrer un parcours d'intégration démarre un parcours d'intégration pour le client de l'enregistrement (voir Intégrer les nouveaux clients avec des parcours).

Le tester, puis l'activer

1. Appuyez sur Test, choisissez un enregistrement d'exemple et appuyez sur Lancer le test. Kaam360 parcourt le workflow avec cet enregistrement et montre ce que *ferait* chaque étape, par exemple « Écrirait à Sana Khan ». Rien n'est modifié et personne ne reçoit d'e-mail.
2. Si chaque étape fonctionnerait, appuyez sur Activer. Un workflow ne peut être activé qu'après le test de sa dernière version.
3. Un workflow activé réagit à ce qui se produit à partir de ce moment. Seules les personnes disposant de Activer et désactiver les workflows peuvent modifier un workflow activé : ce qu'elles enregistrent s'applique immédiatement.

Voir ce qu'il a fait

• L'onglet Historique des exécutions d'un workflow liste chaque exécution et chaque test. Ouvrez-en un pour voir chaque étape avec son résultat : fait, rien à faire (et pourquoi), échoué, ou en attente (et jusqu'à quand).
• Sur la page Workflows, Ce que les workflows ont fait récemment affiche les dernières exécutions de tous les workflows.
• Lorsqu'une étape échoue (par exemple parce que le responsable n'a pas le droit de créer des projets), l'exécution s'arrête à cette étape et le propriétaire du workflow reçoit une notification, et un e-mail au plus une fois par heure.

Sécurité

• Un workflow agit avec les droits de son propriétaire. Il ne peut jamais faire plus que ce que cette personne peut faire, et les commentaires et tâches qu'il crée le sont en son nom.
• Un workflow ne se redéclenche jamais lui-même par ses propres modifications. Les modifications faites par des workflows ne déclenchent d'autres workflows que si leur déclencheur indique Réagir aussi aux modifications faites par d'autres workflows, et jamais plus de trois à la suite.
• Pas plus de 100 exécutions par heure pour un workflow, et 300 pour toute l'organisation, pour qu'une erreur ne puisse inonder la boîte de réception de personne.
• Les webhooks ne partent que vers des adresses https publiques, sont signés et sont retentés si le destinataire ne répond pas.
• L'activation, la désactivation, la modification et la suppression d'un workflow sont inscrites dans le Journal d'activité.

Offres

Les workflows sont inclus à partir de l'offre Entreprise, comme l'étaient les règles d'automatisation. Avec les offres Starter et Team, la page Workflows indique comment passer à une offre supérieure, et aucun workflow ne s'exécute (pas même ceux issus de règles d'automatisation). Pendant l'essai gratuit, vous pouvez les utiliser avec les limites de l'offre Business.

| Offre | Workflows activés | Exécutions par mois | |---|---|---| | Business | 50 | 20 000 | | Enterprise | Sans limite | Sans limite |

Le haut de la page Workflows indique votre consommation. Les tests ne comptent pas. Lorsque les exécutions du mois sont épuisées, aucune nouvelle exécution ne démarre avant le mois suivant, et les propriétaires des workflows sont prévenus.

Vos règles d'automatisation ont été déplacées ici

Les règles d'automatisation que vous aviez créées dans Paramètres sont devenues des workflows, un par règle, avec le même nom. Elles font exactement ce qu'elles faisaient, sont activées ou désactivées comme avant, et sont marquées Issu d'une règle d'automatisation. Vous pouvez maintenant les ouvrir sur le canevas et y ajouter des étapes.