Demandes depuis Slack, Teams et e-mail

On demande souvent des choses dans un chat ou par e-mail. Avec les demandes, tout le monde peut transformer un tel message en tâche Kaam360, même sans compte Kaam360. La conversation reste synchronisée : ce que vous envoyez à la personne qui a demandé (le demandeur) apparaît dans son fil Slack ou Teams ou arrive par e-mail, ses réponses reviennent sous forme de commentaires, et elle est prévenue quand la tâche est terminée.

Qui peut le configurer : les administrateurs (toute personne dont le rôle a Gérer les intégrations). Cela fait partie de l'offre Business et reste désactivé tant que vous ne l'activez pas. Slack ou Teams doit d'abord être connecté, voir Slack et Microsoft Teams.

1. L'activer

1. Cliquez sur Paramètres, puis sur Slack et Teams.
2. Trouvez la section Demandes depuis Slack, Teams et e-mail.
3. Cochez Demandes depuis Slack, Demandes depuis Microsoft Teams et Demandes par e-mail, selon vos besoins.
4. Sous Les demandes vont dans, choisissez le projet. Un canal qui a son propre projet (Les tâches saisies dans ce canal vont dans) utilise celui-ci. Si le projet utilise le Tri, les nouvelles demandes y attendent jusqu'à ce que quelqu'un les accepte.
5. Sous Emoji Slack qui crée une demande, saisissez le nom de l'emoji sans deux-points, par exemple ticket.
6. Sous Qui peut faire des demandes dans Slack et Teams, choisissez Tout le monde dans l'espace de travail ou Seulement les personnes qui ont lié leur compte Kaam360.
7. Pour l'e-mail, choisissez l'Adresse e-mail pour les demandes : l'adresse e-mail vers tâche d'un projet. Réglez cette adresse pour qu'elle accepte le courrier de tout le monde, afin que des personnes extérieures à votre équipe puissent y écrire.
8. Cliquez sur Enregistrer. Le changement est inscrit dans le journal d'activité.

2. Faire une demande dans Slack

• Sur n'importe quel message, ouvrez le menu aux trois points et choisissez Create Kaam360 task.
• Ou réagissez à un message avec l'emoji choisi (par exemple :ticket:). Cela fonctionne dans les canaux ajoutés avec Ajouter un canal.
• Ou mentionnez l'application avec des mots : @Kaam360 L'imprimante du 2e étage est bloquée.

La première ligne devient le nom de la tâche. Le message, qui a demandé, un lien vers le message et des liens vers ses fichiers vont dans la description. Le fil reçoit un court message avec la référence de la demande (par exemple R-12). Le même message ne crée jamais deux tâches.

3. Faire une demande dans Microsoft Teams

• Sur n'importe quel message, ouvrez Plus d'actions (les trois points) et choisissez Create Kaam360 task. Vous pouvez ajouter une note pour l'équipe.
• Ou écrivez dans un canal : @Kaam360 et ce dont vous avez besoin.

4. Faire une demande par e-mail

Envoyez un e-mail à l'adresse des demandes. L'objet devient le nom de la tâche. L'expéditeur reçoit une confirmation avec une référence et peut y répondre pour ajouter des précisions.

5. Répondre au demandeur

1. Ouvrez la tâche. Le cadre Demandeur à droite indique qui a demandé et où.
2. Écrivez votre commentaire et cochez Envoyer au demandeur avant de cliquer sur Commentaire. Ou cliquez sur Envoyer au demandeur sous un commentaire déjà écrit.
3. Le commentaire part dans son fil Slack ou Teams, ou par e-mail. Il affiche Envoyé au demandeur.

Les commentaires que vous n'envoyez pas restent dans Kaam360 : le demandeur ne voit jamais les commentaires internes. Ses réponses dans le fil, ou par e-mail, apparaissent comme commentaires marqués Du demandeur, avec son nom. Quand la tâche est terminée (ou rouverte), le demandeur est prévenu. Si l'équipe refuse une demande dans le Tri, il en est aussi informé, avec la raison.

Confidentialité

Un demandeur sans compte ne voit que son propre fil : les commentaires que vous lui envoyez et le moment où la tâche est terminée. Il ne peut pas chercher dans Kaam360 ni voir autre chose. Chaque message est envoyé une seule fois, même si Slack ou Teams livre quelque chose deux fois, et Kaam360 ne relit jamais ses propres messages comme des réponses.

Pour la personne qui gère Slack ou Teams

Les demandes ont besoin de quelques autorisations de plus dans Slack (lire les messages des canaux où se trouve l'application, les réactions et les mentions). Si Slack affiche Reconnexion nécessaire, cliquez sur Reconnecter. Dans Teams, téléchargez de nouveau l'application avec Télécharger l'application et importez le nouveau fichier. L'application doit être dans le canal : dans Slack, tapez /invite @Kaam360.