Écrire des mises à jour de projet et les lire dans le fil Mises à jour

Une mise à jour de projet est une courte note du responsable du projet : comment va le projet, ce qui s'est passé, la suite et ce qui bloque. Les dirigeants lisent les mises à jour de tous les projets au même endroit, le fil Mises à jour, au lieu de demander à chaque responsable.

Écrire une mise à jour

1. Ouvrez le projet et son onglet Mises à jour.
2. Cliquez sur Écrire une mise à jour.
3. Choisissez comment va le projet : Dans les temps, À risque ou Hors trajectoire.
4. Remplissez Ce qui s'est passé, La suite et, si quelque chose bloque, Blocages. Une ou deux lignes suffisent.
5. Ajoutez des fichiers si vous le souhaitez, par exemple une capture d'écran ou un rapport.
6. Cochez Partager avec le client si les clients du projet doivent la voir dans le portail client. Seuls les utilisateurs clients à qui ce projet a été donné la voient.
7. Cliquez sur Publier la mise à jour. Tous ceux qui suivent le projet sont prévenus dans la cloche et la boîte de réception.

Le responsable du projet (son propriétaire) et les personnes qui peuvent modifier les projets peuvent écrire des mises à jour. Vous pouvez modifier ou supprimer votre propre mise à jour ; les personnes ayant le droit Gérer les mises à jour de projet peuvent modifier ou supprimer celle de n'importe qui.

Laisser Kaam360 la rédiger

Dans le formulaire de mise à jour, appuyez sur Rédiger avec l'IA (ou Brouillon à partir du travail du projet quand l'assistant IA est désactivé). Kaam360 remplit l'état, ce qui s'est passé, la suite et les blocages à partir du travail réel du projet depuis la dernière mise à jour. Relisez, modifiez et publiez vous-même. Voir Utiliser l'assistant de projet.

Le rythme et les rappels

Par défaut, les mises à jour sont dues chaque semaine, le vendredi. Les personnes ayant Gérer les mises à jour de projet ouvrent Mises à jour dans le menu et cliquent sur Rythme et rappels pour choisir chaque semaine, toutes les deux semaines, chaque mois ou pas de rythme, le jour où elles sont dues, et si les rappels et le résumé hebdomadaire sont envoyés.

Quand le jour est passé et que personne n'a écrit de mise à jour sur la période, le responsable du projet reçoit un rappel, une fois, dans la cloche et par e-mail. Seuls les projets qui ont déjà des mises à jour reçoivent un rappel, pour que personne ne soit sollicité avant que l'équipe ne commence à les utiliser. Chacun peut désactiver l'e-mail dans Mon profil.

Le fil Mises à jour

Ouvrez Mises à jour dans le menu, sous Gestion de projet. Vous voyez les mises à jour de tous les projets que vous pouvez voir, les plus récentes d'abord, et sur le côté le dernier état de chaque projet et si sa mise à jour est en retard.

• Cliquez sur Hors trajectoire, À risque ou Dans les temps en haut, ou utilisez les filtres, pour réduire la liste par état, responsable ou portefeuille.
• Cliquez sur Suivre à côté d'un projet pour être prévenu de ses mises à jour. Vous suivez déjà les projets dont vous êtes propriétaire ou membre ; cliquez sur Suivi pour arrêter.
• Cliquez sur Résumé de la semaine pour un court résumé des mises à jour de la semaine sur les projets que vous suivez. Si votre organisation a activé l'assistant IA, c'est lui qui l'écrit ; sinon vous obtenez une simple liste.

Le premier jour de chaque semaine, le résumé des mises à jour de la semaine précédente arrive dans votre boîte de réception. Cochez M'envoyer par e-mail le résumé hebdomadaire des mises à jour de projet dans Mon profil pour le recevoir aussi par e-mail.

Où l'état compte

Tant qu'une mise à jour est récente (deux périodes du rythme), son état compte aussi dans le Portefeuille, le Tableau de bord, la Salle de contrôle et la Vue d'ensemble de l'entreprise : un projet que son responsable dit à risque y apparaît aussi à risque, avec le motif « Mise à jour de projet ».