Laissez les projets se mettre à jour seuls avec le pilote automatique de projet

Le Pilote automatique de projet met les projets à jour tout seul : personne n'a à s'en souvenir et rien ne dépend d'un clic sur un statut. Chaque changement figure dans l'historique de la tâche comme fait par Autopilot, avec la raison.

Activer ou désactiver les règles

1. Ouvrez Paramètres, puis Pilote automatique de projet. Il faut le droit Gérer le pilote automatique de projet.
2. Cochez les règles voulues et cliquez sur Enregistrer.

Des statuts qui suivent le travail

• Démarrer un minuteur ou saisir du temps fait passer une tâche Ouverte à En cours : dès qu'une personne démarre un minuteur ou saisit du temps sur une tâche encore ouverte, elle passe au premier statut « en cours ». Activée au départ.
• Fermer la dernière sous-tâche ouverte ferme sa tâche parente : quand la dernière sous-tâche ouverte est fermée, la tâche parente se ferme aussi, et ainsi de suite. Activée au départ.
• Cocher la dernière ligne d'une checklist ferme la tâche : cocher la dernière ligne de la checklist ferme la tâche. Désactivée au départ.
• Une pull request fusionnée peut aussi terminer sa tâche : voir la connexion de code dans Paramètres.

Des dates honnêtes

• Quand la date d'échéance d'une tâche recule, les tâches qui l'attendent reculent du même nombre de jours : quand la date d'échéance d'une tâche recule, les tâches ouvertes qui l'attendent (voir les liens : attend / bloque) reculent du même nombre de jours. Désactivée au départ.
• Le retard est noté dans l'historique des deux : la tâche en retard indique les tâches qu'elle a poussées, et chaque tâche déplacée indique la tâche qui l'a poussée. Une tâche que la personne ne peut pas modifier reste telle quelle.

Le point d'étape quotidien

Si Clôturer ma journée demande pour chaque tâche ouverte : dans les temps, à risque ou bloquée est coché, Clôturer ma journée affiche sous Vos tâches ouvertes : où en sont-elles ? les tâches ouvertes de chaque personne en cours ou à rendre dans la semaine. Pour chacune, elle clique sur Dans les temps, À risque ou Bloqué, et peut ajouter une courte note. La réponse figure dans l'historique de la tâche. Bloqué prévient aussitôt le responsable du projet et les chefs d'équipe de la personne.

Rappels pour les tâches sans nouvelles

Sous Rappeler au responsable d'une tâche sans nouvelles après, choisissez un nombre de jours (0 : pas de rappel). Une fois chaque matin ouvré, le responsable de chaque tâche ouverte sans temps, commentaire, point d'étape ni changement depuis ce délai reçoit un rappel : dans la cloche, par e-mail, et dans Slack ou Teams s'ils sont reliés. Personne n'est relancé en congé. Si le rappel ne donne rien pendant les jours choisis sous Prévenir son chef d'équipe si le rappel ne donne rien après, son chef d'équipe est prévenu (ou le responsable du projet sans chef d'équipe), une fois. Tout ce qui se passe sur la tâche relance le compte. Chaque rappel est conservé avec sa date et son heure.

Brouillon de feuille de temps

Clôturer ma journée liste déjà les tâches que chacun a touchées dans la journée, avec des heures suggérées par le minuteur et le Planificateur du jour. Avec la présence, elle affiche aussi les heures au travail et répartit celles pas encore saisies sur les tâches touchées sans suggestion. Il ne reste qu'à vérifier et cliquer sur Clôturer ma journée. Rien n'est saisi avant.

Le radar des retards

Ouvrez Radar des retards dans le module Gestion de projet, sous Planification. Il liste les tâches de vos projets à rendre dans les 7 prochains jours qui risquent d'être en retard, avec la raison : pas commencée et rien de saisi, en attente d'une tâche en retard, son responsable en congé avant l'échéance, ou plus d'heures restantes que de jours ouvrés. Cliquez sur Décaler de N jour(s) pour lui donner une échéance plus tardive (les tâches qui l'attendent sont aussi décalées), ou ouvrez la tâche pour la confier à quelqu'un d'autre ou la découper. Chaque matin, les responsables de projet sont prévenus dans la cloche quand leurs projets ont des tâches sur le radar.

Le registre des rappels et le score de discipline

Ouvrez Registre des rappels dans le module Gestion de projet, sous Temps. Il conserve chaque rappel envoyé par Kaam360 (tâches sans nouvelles, le message au chef et les rappels pour clôturer la journée) : quand il a été envoyé, ce qu'il disait et quand il a été suivi. Quand quelqu'un dit « personne ne m'a prévenu », les dates sont là. Le Score de discipline va de 0 à 100 par personne : les journées clôturées sur les jours ouvrés, les rappels suivis dans la journée et les heures saisies par rapport aux heures au travail selon la présence. Ceux qui gèrent le pilote automatique ou voient la saisie des temps voient tout le monde ; les autres voient les leurs.