Utiliser l'assistant de projet : rédiger les mises à jour, interroger vos projets, transformer des notes en tâches

L'assistant de projet aide les chefs de projet dans le travail courant : il rédige la mise à jour du projet à partir de ce qui s'est vraiment passé, répond aux questions sur vos projets, transforme des notes en tâches et vous envoie un court point hebdomadaire. Il n'utilise que les projets et tâches que vous pouvez voir, et il ne publie, ne crée et n'envoie rien avant votre confirmation.

Tout fonctionne sans l'assistant IA : vous obtenez alors une version simple et factuelle, faite à partir des mêmes données. Quand un administrateur active l'assistant IA (voir Demander à l'assistant IA), l'IA rédige les brouillons et vous pouvez discuter avec lui de vos projets avec vos propres mots.

Rédiger une mise à jour de projet

1. Ouvrez le projet et son onglet Mises à jour, puis appuyez sur Écrire une mise à jour.
2. Appuyez sur Rédiger avec l'IA (ou Brouillon à partir du travail du projet quand l'assistant IA est désactivé).
3. Le formulaire se remplit : un état suggéré, Ce qui s'est passé (tâches terminées et commencées depuis la dernière mise à jour), La suite (travail et jalons des deux prochaines semaines) et Blocages (tâches en retard, tâches qui attendent un travail inachevé, jalons en retard et problèmes critiques).
4. Pourquoi cet état : indique les signaux derrière l'état suggéré, comme des tâches en retard ou un jalon dépassé. Les personnes qui peuvent voir les coûts du projet voient aussi si le budget devrait être dépassé.
5. Relisez le brouillon, modifiez ce que vous voulez et appuyez sur Publier la mise à jour. Rien n'est publié avant.

Seules les personnes qui peuvent écrire les mises à jour du projet (son chef de projet, ou les personnes qui peuvent modifier les projets) peuvent en rédiger une.

Interroger vos projets

1. Appuyez sur Demander à l'assistant dans le menu de gauche, sous Aide, et restez sur l'onglet Chat. Ou appuyez sur Demander dans la barre du haut.
2. Appuyez sur une suggestion comme Quels projets sont à risque ?, ou tapez votre propre question, par exemple « Qu'est-ce qui est en retard cette semaine sur le projet du site web ? ».
3. La réponse renvoie vers les projets et tâches qu'elle nomme, avec leur santé, leurs échéances et leurs responsables. L'assistant peut aussi préparer une tâche ou la mise à jour de la semaine, que vous confirmez.

Quand l'assistant IA est désactivé, l'onglet Chat propose à la place Quels projets sont à risque ?, Qu'est-ce qui est en retard ?, Qu'est-ce qui est dû cette semaine ? et Qu'est-ce qui est bloqué ? : choisissez Tous mes projets ou un projet et appuyez sur une question. La réponse liste les projets ou tâches, chacun avec un lien, sa santé ou son échéance, son responsable et, pour le travail bloqué, ce qu'il attend.

Transformer des notes en tâches

1. Ouvrez Demander à l'assistant et l'onglet Notes en tâches.
2. Choisissez le projet et collez vos notes, une chose à faire par ligne.
3. Appuyez sur Proposer des tâches. Chaque tâche proposée a un titre, une personne, une échéance et une liste. Sans l'assistant IA, chaque ligne devient une tâche : un nom sur la ligne suggère la personne, et des mots comme « tomorrow » ou « by Friday » suggèrent l'échéance.
4. Décochez les tâches que vous ne voulez pas et modifiez ce qu'il faut.
5. Appuyez sur le bouton qui crée les tâches. Ce n'est qu'alors qu'elles sont créées, avec vos propres droits.

Il vous faut le droit de créer des tâches. Confier une tâche à quelqu'un d'autre demande le droit Attribuer des tâches à d'autres, et seules les personnes du projet peuvent être choisies. Les tâches créées ainsi sont inscrites dans le journal d'audit.

Recevoir un point hebdomadaire

1. Ouvrez Demander à l'assistant et l'onglet Point hebdo.
2. Cochez M'envoyer un point hebdomadaire et choisissez le jour.
3. Cochez Me l'envoyer aussi par e-mail (il est toujours dans la cloche) si vous le voulez aussi par e-mail. Sans cette case, pas d'e-mail.
4. Appuyez sur Enregistrer. Appuyez sur Voir mon point maintenant pour voir ce qu'il dirait aujourd'hui.

Ce jour-là, à partir de huit heures du matin, le point est déposé dans votre cloche de notifications : vos projets à risque, les tâches en retard et le travail dû cette semaine, avec des liens. Il part une seule fois ce jour-là, même quand Kaam360 tourne sur plus d'un serveur. Pour arrêter l'e-mail, utilisez le lien de désabonnement en bas de l'e-mail ; le point reste dans votre cloche.

Bon à savoir

• L'assistant n'utilise que les projets que vous pouvez voir : les vôtres, ceux dont vous faites partie, les projets publics et partagés, ou tous les projets si vous pouvez tous les voir.
• Quand l'assistant IA est activé, les faits nécessaires (titres des tâches, dates, responsables et état) sont envoyés à un service d'IA (Anthropic) pour rédiger le texte. Vérifiez le texte avant de l'utiliser.
• L'état suggéré suit la même règle que le Tableau de bord et le Portefeuille.