Voir tous les projets sur un seul écran : Portefeuille et valeur acquise

La page Portefeuille affiche tous les projets en cours sur un seul écran, les pires en premier, pour que vous voyiez d'un coup d'œil où intervenir. Ouvrez Portefeuille dans le menu, sous Gestion de projet.

Ce que signifie chaque colonne

• Santé : vert (dans les temps), orange (à risque) ou rouge (hors trajectoire), avec les raisons en dessous. C'est la même santé que dans le tableau Santé du projet du tableau de bord, calculée de la même façon.
• Alerte précoce : une petite marque sous l'état quand les projets qui ressemblaient à celui-ci au même stade ont fini en retard. Appuyez dessus pour ouvrir la carte du projet. Voir Recevoir une alerte précoce grâce à vos projets terminés.
• % fait : la part des tâches du projet qui sont clôturées. Le trait fin indique la part du temps prévu déjà écoulée.
• Budget utilisé : ce que le projet a coûté jusqu'ici (heures, dépenses et factures fournisseurs) en part de son budget, ou de la valeur de son contrat lorsqu'il n'a pas de budget. Il passe à l'orange à 80 % et au rouge à 100 %.
• Planning : l'avance ou le retard du travail fait sur le travail prévu à ce jour, en points de pourcentage : Conforme au plan, par exemple 5 pts d'avance ou 5 pts de retard.
• Responsable et Prochain jalon : la personne qui dirige le projet et la prochaine date clé.
• PV, EV, AC, CPI, SPI, Frais généraux et Prévision : cochez Afficher les détails au-dessus du tableau pour voir ces colonnes en plus ; la page retient votre choix. Les chiffres de valeur acquise sont expliqués plus bas.

Vous ne savez pas ce que signifie une colonne ou une carte ? Appuyez sur le petit (i) à côté de son titre pour une courte explication en mots simples ; appuyez de nouveau, ou sur Échap, pour la fermer. Appuyez sur le titre d'une colonne pour trier les projets selon elle, de nouveau pour inverser l'ordre, et une troisième fois pour revenir aux pires en premier. Sur un téléphone, chaque projet s'affiche comme une carte, chaque chiffre sur sa propre ligne.

Les cartes en haut additionnent les projets : combien sont dans les temps, à risque et hors trajectoire, ainsi que la performance des délais et des coûts de tout le portefeuille.

Filtrer et télécharger

1. Saisissez du texte dans la zone de recherche pour trouver un projet par nom, code ou responsable.
2. Choisissez une Santé, un Statut, un Responsable ou un Groupe.
3. Cochez En retard sur le calendrier pour ne voir que les projets dont le travail est en retard sur le plan, Au-delà de 80 % du budget pour voir ceux qui approchent de leur limite, ou Alerte précoce pour ne voir que les projets avec une alerte précoce.
4. Appuyez sur Télécharger (Excel) pour obtenir les projets affichés dans un fichier qui s'ouvre dans Excel.

La valeur acquise en termes simples

La valeur acquise répond à deux questions par des chiffres : sommes-nous dans les temps, et dans le budget ?

• Valeur planifiée (VP) (colonne PV) : ce que vaut le travail prévu jusqu'à aujourd'hui.
• Valeur acquise (VA) (colonne EV) : ce que vaut le travail réellement réalisé.
• Coût réel (CR) (colonne AC) : ce qui a réellement été dépensé jusqu'ici.
• Performance des coûts (CPI) = EV divisé par AC. 1 signifie dans le budget ; en dessous de 1, le travail coûte plus que prévu (0,8 signifie que chaque tranche de 100 dépensée a produit 80 de travail).
• Performance des délais (SPI) = EV divisé par PV. 1 signifie dans les temps ; en dessous de 1, en retard.

Kaam360 les calcule à partir des tâches de premier niveau de chaque projet. Chaque tâche compte selon ses heures estimées (toutes les tâches comptent autant lorsqu'aucune n'a d'estimation). La part prévue d'une tâche augmente jour après jour entre sa date de début et son échéance ; sa part réalisée correspond à son achèvement (une tâche clôturée compte entièrement). Lorsque le projet a une référence (enregistrée dans son onglet Plan), les dates prévues proviennent de la dernière référence : vous mesurez donc par rapport au plan validé par tous. Le montant utilisé est le budget du projet, ou la valeur de son contrat lorsqu'il n'a pas de budget.

La valeur acquise d'un projet

Ouvrez un projet et son onglet Coûts : sous Valeur acquise, vous voyez les mêmes indicateurs pour ce projet dans sa propre devise, ainsi que le Coût final prévu si les dépenses continuent avec la même efficacité.

Qui peut la voir

La page demande le droit Voir le portefeuille (les managers l'ont). Elle affiche les projets que vous pouvez voir dans le tableau de bord. Les colonnes financières (budget utilisé, PV et EV en montant, AC et CPI) demandent aussi Voir les coûts des projets ; sans ce droit, vous ne voyez que les parts de travail et le SPI.

En cas de problème

• Un projet manque : les projets terminés, annulés et archivés ne sont pas affichés, et sans le droit de voir tous les projets, vous ne voyez que les vôtres.
• PV et EV affichent un pourcentage au lieu d'un montant : le projet n'a ni budget ni valeur de contrat, ou vous ne pouvez pas voir les coûts des projets.
• Les chiffres semblent faux : donnez des dates et des heures estimées aux tâches, et enregistrez une référence dans l'onglet Plan lorsque le plan est validé.