Passer de Zoho, Trello, Asana, Jira, HubSpot ou Monday.com à Kaam360

Importer depuis d'autres outils fait venir votre travail depuis le programme que vous utilisiez auparavant, pour que vous puissiez passer à Kaam360 en quelques minutes. Il lit les fichiers que ces programmes exportent, tels quels, et reconnaît tout seul leurs colonnes. Seuls les administrateurs peuvent l'utiliser.

Ce qu'il peut faire venir

• Trello : chaque tableau devient un projet, ses listes deviennent des listes de tâches et ses cartes des tâches, avec les membres, les échéances, les étiquettes, les listes de contrôle et les commentaires. Les cartes archivées sont exclues.
• Asana : projets, sections, tâches et sous-tâches, avec les personnes assignées, les dates et les notes.
• Jira : tickets et sous-tâches, avec leur statut, leur priorité, leur sprint (sous forme de liste de tâches), leurs étiquettes et leurs commentaires.
• Zoho Projects : tâches avec leur liste de tâches, leur responsable, leur statut, leur priorité et leurs dates.
• Monday.com : le tableau devient un projet, les groupes deviennent des listes de tâches, les éléments des tâches et les sous-éléments des sous-tâches.
• Zoho CRM : comptes (en tant que clients), contacts, affaires et prospects.
• HubSpot : entreprises (en tant que clients), contacts et affaires. Un fichier de contacts peut aussi être importé en tant que prospects.
• Excel ou CSV : tout fichier dont la première ligne contient les en-têtes de colonnes, avec des tâches, des clients, des contacts, des prospects ou des affaires.

Exporter vos données depuis l'autre programme

• Trello : ouvrez le tableau, choisissez le menu, puis Imprimer, exporter et partager, puis Exporter au format JSON.
• Asana : ouvrez le projet, choisissez la flèche à côté de son nom, puis Exporter/Imprimer, puis CSV.
• Jira : ouvrez Filtres, puis Afficher tous les tickets, choisissez le projet, puis Exporter et Exporter Excel CSV (tous les champs).
• Zoho Projects : ouvrez les tâches du projet, choisissez le menu en haut à droite, puis Exporter, et choisissez CSV.
• Monday.com : ouvrez le tableau, choisissez les trois points en haut à droite, puis Plus d'actions, puis Exporter le tableau vers Excel.
• Zoho CRM : ouvrez Configuration, puis Administration des données, puis Exporter, et exportez chaque module en CSV.
• HubSpot : ouvrez les contacts, les entreprises ou les transactions, choisissez Exporter et choisissez CSV.

Importer, étape par étape

1. Ouvrez Paramètres et choisissez Importer depuis d'autres outils.
2. Importer : choisissez l'outil d'où vous venez pour voir comment exporter, puis choisissez le fichier. Les fichiers peuvent être en CSV, en Excel (.xlsx) ou le fichier JSON de Trello, jusqu'à 10 Mo et 5 000 lignes.
3. Ce qui a été trouvé : vérifiez ce que Kaam360 a trouvé dans le fichier, par exemple le tableau, ses listes, ses cartes et ses commentaires. Si l'outil ou le contenu du fichier a été mal reconnu, corrigez-le ici.
4. Associer les colonnes : Kaam360 a déjà associé les colonnes pour cet outil. Modifiez celles qui semblent erronées. Une étoile signifie que la colonne est indispensable. Pour les tâches, saisissez le projet à utiliser pour les lignes qui n'en mentionnent aucun. Choisissez si les dates comme 31/12/2026 commencent par le jour ou par le mois.
5. Aperçu : c'est un essai à blanc, rien n'est encore modifié. Vous voyez combien de projets, listes de tâches, tâches, commentaires, clients, contacts, prospects ou affaires seront ajoutés, combien sont Déjà présent et quelles lignes ont un Problème, avec la raison. Le tableau Personnes indique quelles personnes du fichier ont été trouvées dans votre équipe.
6. Appuyez sur Importer. L'import s'exécute en arrière-plan avec une barre de progression. Vous pouvez quitter la page ; il continue et figure sous Imports précédents.

Les personnes

• Aucun compte n'est jamais créé et aucun mot de passe n'est défini. Les personnes du fichier sont rapprochées de votre équipe par leur e-mail.
• De nombreux outils n'exportent que des noms (Trello, Monday.com, Zoho). Si Rapprocher aussi les personnes par leur nom complet est coché, un nom porté par exactement une personne de votre équipe est aussi rapproché.
• Une personne introuvable reste un simple nom : la tâche reste non assignée avec une note comme « Responsable dans Trello : Carl Diaz », et ses commentaires affichent son nom. Ajoutez d'abord les personnes à votre équipe si vous voulez qu'elles soient rapprochées. Voir Inviter votre équipe et choisir les rôles.

Doublons

• Rien de ce que vous avez déjà n'est modifié. Un projet portant le même nom est réutilisé, et une tâche portant le même nom déjà présente dans ce projet est ignorée.
• Les clients portant le même nom, les contacts ayant le même e-mail chez le même client, les prospects ayant le même e-mail et les affaires portant le même nom chez le même client sont aussi ignorés.
• Importer deux fois le même fichier n'ajoute rien la seconde fois.

Annuler un import

1. Ouvrez Importer depuis d'autres outils et trouvez l'import sous Imports précédents.
2. Appuyez sur Annuler cet import, puis sur Annuler.

L'annulation ne retire que ce que cet import a ajouté. Tout ce qui a été utilisé depuis est conservé : par exemple un projet où quelqu'un a ajouté sa propre tâche, une tâche sur laquelle du temps a été saisi, ou un client qui a une facture. Un import peut être annulé pendant 7 jours ; ensuite, ce qu'il a ajouté est considéré comme vos propres enregistrements.