Champs de formule et d'agrégat : laisser Kaam360 faire les calculs

Un champ de formule calcule sa valeur à partir d'autres champs du même enregistrement, comme un tableur : par exemple les heures restantes sur une tâche, les jours avant son échéance, ou le montant d'une affaire taxe comprise. Un champ d'agrégat additionne des enregistrements liés : par exemple les heures de toutes les sous-tâches d'une tâche, ou le nombre de tâches d'un projet. Leurs valeurs ne sont jamais saisies : elles sont recalculées à chaque consultation, et sont donc toujours à jour.

Ajouter un champ de formule

1. Ouvrez Paramètres et choisissez Dispositions des pages, puis le type d'enregistrement en haut (par exemple Tâches ou Projets).
2. Sous Ou créez-en un nouveau, saisissez un Nom et choisissez le type Formule (calculée).
3. Rédigez la Formule. Mettez les noms de champs entre accolades, par exemple {Estimate (h)} - {Logged (h)}. Sous Champs et fonctions utilisables, vous pouvez cliquer sur un champ pour l'ajouter.
4. Lorsque vous quittez la case, Kaam360 indique si la formule peut être utilisée, ou explique le problème (un nom de champ qui n'existe pas, une parenthèse non fermée, une formule qui s'utilise elle-même).
5. Appuyez sur Ajouter le champ, placez-le dans une section et appuyez sur Enregistrer la disposition.

Ce que vous pouvez écrire

• Des nombres avec un point pour les décimales, + - * / et des parenthèses : ({Budget} - {Spent}) / 2
• Des comparaisons = <> < > <= >=, et & pour assembler du texte : {Name} & " (" & {Region} & ")"
• Des dates : {Due date} - today donne le nombre de jours avant l'échéance ; {Start date} + 7 donne une semaine plus tard.
• Des fonctions : ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN, ABS, MIN, MAX, SUM, AVERAGE, IF, IFERROR, AND, OR, NOT, ISBLANK, DAYS, TODAY et CONCAT. Par exemple DAYS({Due date} - today) ou IF({Logged (h)} > {Estimate (h)}, "Over", "OK").
• Un nombre vide compte pour 0 dans une addition ; une date vide donne un résultat vide.

Ajouter un champ d'agrégat

1. Choisissez le type Agrégat (additionne les enregistrements liés). Il est proposé pour les tâches (leurs sous-tâches), les projets (leurs tâches), les clients (leurs affaires, factures et projets) et les affaires (leurs devis).
2. Choisissez comment Totaliser avec : Somme (additionner), Nombre (combien), Le plus petit, Le plus grand ou Moyenne.
3. Choisissez Ce qu'il faut additionner, par exemple « Sous-tâches : Estimation (h) » ou « Tâches du projet : combien ». Vous pouvez aussi additionner vos propres champs numériques et de formule des enregistrements liés.

Où vous les voyez

Les champs de formule et d'agrégat apparaissent sur l'enregistrement comme vos autres champs, marqués d'un ƒ, et en colonnes dans la vue Tableau, où ils peuvent être triés, additionnés et téléchargés. Si une valeur ne peut pas être calculée (par exemple une division par zéro), le champ en indique la raison à la place d'une valeur.

Bon à savoir

• Renommer un champ ne casse pas les formules qui l'utilisent : elles reprennent le nouveau nom.
• Un champ utilisé par une formule ou un agrégat ne peut pas être supprimé tant que cette formule n'a pas été modifiée.
• Un total de factures n'est affiché qu'aux personnes qui peuvent voir les factures.