E-mail vers tâche : transformer des e-mails en tâches

Avec E-mail vers tâche, chaque personne et chaque projet peut avoir une adresse e-mail privée. Envoyez ou transférez un e-mail à cette adresse et il devient une tâche : l'objet devient le nom de la tâche, le texte sa description, et les pièces jointes sont conservées sur la tâche. Les réponses deviennent des commentaires.

Obtenir votre propre adresse

1. Appuyez sur E-mail vers tâche dans le module Gestion de projet du menu.
2. Sous Ma propre adresse, appuyez sur Créer mon adresse, choisissez le projet dans lequel vont vos tâches (et une liste de tâches si vous le souhaitez), puis appuyez sur Enregistrer.
3. Appuyez sur Copier à côté de l'adresse et enregistrez-la dans vos contacts e-mail. Les tâches envoyées à cette adresse vous sont attribuées.

Donner une adresse à un projet

1. Sur la même page, sous Adresses des projets, choisissez un projet et appuyez sur Lui donner une adresse. (Ou ouvrez un projet, appuyez sur les trois points en haut et choisissez E-mail vers tâche.)
2. Choisissez la liste de tâches, la personne à qui vont les nouvelles tâches, et Qui peut envoyer des e-mails : uniquement votre équipe, votre équipe et vos contacts CRM, votre équipe et les adresses que vous listez, ou tout le monde.
3. Sous Également autorisés, listez des adresses supplémentaires ou des domaines entiers (écrits @example.com), un par ligne.
4. Choisissez si les pièces jointes sont conservées et si l'expéditeur reçoit un accusé de réception, puis appuyez sur Enregistrer.

Comment les e-mails sont traités

• L'objet (sans « Re: » ni « Fwd: ») devient le nom de la tâche. Un e-mail transféré conserve le message qu'il transfère.
• L'expéditeur est rapproché d'une personne de votre équipe ou d'un contact de votre CRM. Un membre de l'équipe est indiqué comme créateur de la tâche.
• L'accusé de réception porte le numéro de la tâche. Répondre à cet accusé, ou dans la même conversation e-mail, ajoute un commentaire à la tâche. Une tâche arrivée par e-mail affiche Arrivé par e-mail avec l'adresse à laquelle envoyer les commentaires.
• Le courrier indésirable, les réponses automatiques, les e-mails non distribués et les expéditeurs non autorisés sont écartés. Les envois massifs sont bloqués. Les programmes et les fichiers trop volumineux ne sont pas conservés. Tout est listé sous E-mails récents, avec le motif.
• Quand le projet utilise le Tri, un nouvel e-mail y attend (affiché « Envoyé dans le tri ») jusqu'à ce que quelqu'un l'accepte ; les réponses y sont ajoutées.

Garder l'adresse confidentielle

Si une adresse a été trop largement diffusée, appuyez sur Nouvelle adresse : l'ancienne cesse aussitôt de fonctionner. Retirer supprime complètement l'adresse. Les tâches qu'elle a créées restent.

Pour le propriétaire du serveur : l'activer

E-mail vers tâche lit la même boîte de support que le service d'assistance. Lorsque la page indique que la fonction n'est pas encore activée, ouvrez le panneau Plateforme, allez dans Paramètres du serveur, renseignez la Boîte de support (serveur de messagerie, nom d'utilisateur, mot de passe) et enregistrez. La boîte doit accepter les adresses « plus » (support+nimportequoi@votre-domaine), ce que font la plupart des services de messagerie. Les adresses fonctionnent en quelques minutes.

En cas de problème

• Aucune tâche n'est apparue : regardez sous E-mails récents. « Expéditeur non autorisé » signifie que l'expéditeur ne figure pas dans la liste de l'adresse ; « Indésirable » signifie qu'il ressemblait à une publicité.
• L'adresse n'apparaît pas : la boîte de support n'est pas encore configurée sur le serveur (voir ci-dessus).