Paramètres de signature électronique : valeurs par défaut, copie signée, dossiers et rangement

Ouvrez Signature électronique dans le menu et appuyez sur Paramètres de signature. Il faut le droit de gérer les utilisateurs : c'est donc généralement réservé aux administrateurs. Les modifications s'appliquent à toute votre organisation dès que vous appuyez sur Enregistrer.

Valeurs d'envoi par défaut

• Jours pour terminer : combien de temps une nouvelle demande reste ouverte avant d'expirer. L'expéditeur peut toujours la modifier pour chaque demande.
• Envoyer les rappels automatiquement et Envoyer un rappel tous les (jours).
• Envoyer dans l'ordre par défaut lorsqu'il y a deux signataires ou plus.

Ces valeurs remplissent à chaque fois la page Envoyer pour signature, pour que personne n'ait à les ressaisir.

Quand tout le monde a signé

• Envoyer la copie signée à : Tout le monde (tous les signataires, les personnes qui reçoivent une copie et l'expéditeur), Seulement l'expéditeur ou Personne (les personnes la téléchargent depuis la demande).
• L'envoyer en tant que : une pièce jointe à l'e-mail, ou un lien de téléchargement dans l'e-mail. Un lien est utile pour les fichiers très volumineux, et un signataire à qui un code a été demandé doit le saisir de nouveau.
• Garder le certificat d'achèvement hors du fichier signé : le fichier signé ne contient alors que les pages de votre document, et le certificat arrive dans un second fichier.
• Imprimer le nom du signataire et l'heure à côté de chaque signature.
• Imprimer l'ID du document sur chaque page de la copie signée, dans l'En-tête, gauche, l'En-tête, droite, le Pied de page, gauche ou le Pied de page, droite.

Expérience de signature

Ouvrez l'onglet Expérience de signature pour choisir :

• comment les signataires peuvent signer : Dessinez avec une souris, un doigt ou un stylet, Saisir son nom dans un style manuscrit et Importer une image de sa signature. Les images importées sont désactivées tant que vous ne les activez pas.
• parmi quels Styles d'écriture manuscrite proposés et quelles Couleurs de stylo proposées chacun peut choisir.
• si les signataires ne peuvent pas modifier le nom saisi par l'expéditeur, s'ils peuvent transmettre le document à quelqu'un d'autre (impossible pour un document protégé par un code d'accès), et si les nouvelles demandes permettent aux signataires de laisser un commentaire (l'expéditeur peut le modifier pour chaque demande).
• le texte que les signataires acceptent, sous Ce que les signataires acceptent (mention légale). Laissez vide pour le texte standard, et faites vérifier par un juriste tout ce que vous rédigez.

Dossiers et types de documents

Sous Dossiers et Types de documents, ajoutez les noms qu'utilise votre équipe, puis Renommer ou Supprimer. Un changement de nom s'applique à chaque demande qui utilise ce nom. Supprimer un nom ne supprime jamais de documents ; ils le quittent simplement. Chacun choisit dans ces listes sur la page Envoyer pour signature et peut toujours y saisir un nouveau nom.

Conservation des enregistrements

Sous Conservation des enregistrements, choisissez au bout de combien de jours les demandes terminées (achevées, refusées, reprises ou expirées) sont automatiquement placées dans la corbeille, et au bout de combien de jours dans la corbeille elles sont supprimées définitivement avec leur copie signée. 0 signifie jamais. Les demandes encore en attente de signatures ne sont jamais touchées.