Triaje: revise el trabajo nuevo antes de que entre en el plan

Con el Triaje, el trabajo nuevo de un proyecto no entra directamente en el plan. Espera en una lista donde alguien lo revisa primero y decide: aceptarlo, dárselo a alguien, unirlo a una tarea que ya existe, rechazarlo con un motivo o posponerlo. El triaje está desactivado en todos los proyectos hasta que lo active.

Qué va al triaje

Cuando un proyecto usa el triaje, esto espera allí en lugar de convertirse en tarea al instante:

• respuestas a los formularios de tareas del proyecto (en la web, con un enlace compartido o en el portal de clientes);
• correos enviados a la dirección de correo a tarea del proyecto;
• tareas añadidas desde Slack o Microsoft Teams;
• tareas que sus clientes piden en el portal de clientes;
• tareas añadidas con la API o un complemento;
• tareas añadidas por personas de su organización que no son miembros del proyecto.

El trabajo que añaden las propias personas del proyecto sigue entrando directamente en el plan.

Activar el triaje en un proyecto

1. Pulse Triaje en el módulo Gestión de proyectos del menú.
2. Pulse Proyectos con triaje.
3. Marque el proyecto. Solo el responsable del proyecto, o alguien que pueda editar proyectos, puede activarlo o desactivarlo.

Decidir qué pasa con el trabajo nuevo

1. Pulse Triaje en el menú. Las cifras de arriba muestran cuántos elementos esperan, la antigüedad del más antiguo y cuánto esperaron de media.
2. Elija un elemento de la lista. Verá qué se pidió, quién lo pidió y cómo llegó.
3. Cambie lo necesario: Proyecto, Lista de tareas, Asignar a, Prioridad, Etiquetas y, en Aceptar en, el estado en que empieza la tarea.
4. Después elija:- Aceptar: se crea la tarea con sus elecciones y el elemento sale del triaje.- Marcar como duplicado: busque la tarea que repite y elíjala. Su texto pasa a ser un comentario allí, sus archivos se mueven allí y quien lo pidió sigue esa tarea.- Rechazar: escriba el motivo. Se avisa a quien lo pidió: a un compañero en la aplicación, a alguien sin cuenta por correo y a un cliente en el portal y por correo.- Posponer: ocúltelo 4 horas, hasta mañana o una semana. Marque Mostrar pospuestos para verlos.
5. Guardar cambios conserva sus elecciones sin aceptar todavía.

Sugerencias

Para cada elemento, Kaam360 sugiere quién debería hacerlo (quién hizo trabajo parecido, cuán ocupadas están las personas y sus habilidades), el proyecto, la lista, las etiquetas, la prioridad y las tareas que podría repetir. Cada sugerencia dice por qué. Pulse Usar para tomarla y luego Aceptar. Nada se aplica solo. Si su organización tiene activado el asistente de IA, la IA hace las sugerencias; si no, se deducen de su trabajo anterior.

Atajos de teclado

En la página de triaje: J y K bajan y suben por la lista, A acepta, I va a Asignar a, D marca como duplicado, X rechaza, H pospone y R pide sugerencias nuevas. Los atajos no hacen nada mientras escribe en un campo.

Reglas de triaje

Las reglas ordenan el trabajo nuevo al llegar.

1. En la página de triaje, pulse Reglas de triaje y luego Añadir una regla.
2. En Cuando el trabajo nuevo…, elija las condiciones: el proyecto al que llega, de dónde viene, el cliente del solicitante (un nombre o un dominio de correo), palabras que contiene, sus etiquetas o su prioridad. Una condición vacía coincide con todo.
3. En …entonces, elija qué pasa: dárselo a una persona o a la persona menos ocupada de un puesto; poner la prioridad; añadir etiquetas; moverlo a otro proyecto; avisar a alguien; o aceptarlo en el plan al instante.
4. Pulse Guardar. Las reglas se ejecutan de arriba abajo: use las flechas para cambiar el orden. Marque No ejecutar las reglas que hay debajo para parar ahí. Desmarque Encendido para pausar una regla.

Si algo falla

• El trabajo nuevo sigue convirtiéndose en tarea al instante: compruebe que el proyecto está marcado en Proyectos con triaje.
• No ve los elementos de un proyecto: ve los proyectos de los que es responsable; las personas con el permiso «Hacer triaje del trabajo entrante» ven todos.
• Una regla no hace nada: deben cumplirse todas las condiciones que rellenó. Mire cuántas veces coincidió en la página de reglas.