Compartir un solo registro con una persona, un equipo o un rol

A veces una persona necesita un registro que su rol no le muestra: una ingeniera que debe seguir una oportunidad, o un compañero que sustituye a alguien de vacaciones. En lugar de cambiar su rol, comparta solo ese registro.

Compartir un registro

Necesita el permiso Compartir registros sueltos (los responsables lo tienen) y poder cambiar el registro o ser su propietario. Los administradores pueden compartirlo todo.

1. Abra el proyecto (su pestaña Usuarios), el cliente, la oportunidad, el ticket de soporte o la página wiki.
2. En el cuadro Compartido con, pulse Compartir.
3. Elija con quién: una persona, un equipo o un rol.
4. Elija Puede ver o Puede cambiar. Una página wiki siempre se comparte para leer; su espacio decide quién escribe en ella.
5. Si quiere, elija una fecha de fin en Hasta y escriba una nota breve.
6. Pulse Compartir. Se avisa a la persona y queda anotado en el Registro de actividad.

Para retirar un permiso compartido, pulse la cruz que hay a su lado. También dejan de valer solos en su fecha de fin.

Qué ve la otra persona

• El registro aparece en sus listas, búsqueda, informes, paneles y la API, allí donde su rol normalmente lo oculta (por ejemplo una oportunidad de un embudo que su rol no puede ver, o un proyecto privado).
• Todo lo que se comparte con ella aparece en Compartido conmigo en el menú, con quién lo compartió y hasta cuándo.
• Si su rol no abre ese tipo de registro en absoluto (una ingeniera sin CRM, por ejemplo), Compartido conmigo abre el registro en una vista compartida sencilla con sus campos principales y, con Puede cambiar, puede cambiarlos ahí con Cambiar.
• Sus Permisos de campos siguen aplicándose: un campo oculto para su rol sigue oculto.

Reglas para compartir

Una regla comparte muchos registros a la vez, por ejemplo "las oportunidades del embudo Enterprise del equipo de Lahore son visibles para el equipo de Karachi".

1. Abra Ajustes y elija Reglas para compartir (necesita Gestionar roles y permisos).
2. Pulse Nueva regla, póngale un nombre y elija Oportunidades o Proyectos.
3. Para oportunidades elija el embudo (o Cualquier embudo); elija de quién son los registros en Propiedad de, y quién puede verlos en Visible para.
4. Elija Puede ver o Puede cambiar y pulse Guardar.

La lista de reglas muestra cuántos registros cubre cada regla en este momento. Desactive una regla para pararla sin borrarla.